Bei der Gründung einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) fallen diverse Gründungskosten an, die nach dem Willen der Gründungsgesellschafter regelmäßig von der Gesellschaft zu tragen sind. Je nach Einzelfall können bei der Errichtung einer Kapitalgesellschaft durchaus beachtliche Gründungskosten entstehen, insbesondere bei Einschaltung eines zusätzlichen Rechtsanwalts oder im Zusammenhang mit der Bewertung von Grundstücken oder Unternehmen im Falle einer Sachgründung. Um Verzögerungen bei der Eintragung der Gesellschaft im Handelsregister zu vermeiden, sind bei der hierfür notwendigen Regelung im Gesellschaftsvertrag ein paar Dinge zu beachten.

Inhalt:

  1. Rechtsgrundlage GNotKG
  2. Gründungskosten im Einzelnen
  3. Regelung im Gesellschaftsvertrag zur Übernahme der Gründungskosten
  4. Paket zur Gründung einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt)

Gründungskosten bei Errichtung einer Kapitalgesellschaft

Es bedarf einer besonderen Regelung im Gesellschaftsvertrag, wenn die mit der Gründung verbundenen Kosten zu Lasten des Stammkapitals von der Gesellschaft übernommen werden sollen. Bei der inhaltlichen Gestaltung einer solchen Regelung sind jedoch ein paar Formalien und Schranken zu beachten, damit bei der Eintragung der Gesellschaft im Handelsregister keine Verzögerungen entstehen.

1. Rechtsgrundlage GNotKG

Die mit der Errichtung einer GmbH/UG haftungsbeschränkt zusammenhängenden gesetzlichen Gründungskosten werden im Gerichts- und Notarkostengesetz (abgekürzt GNotKG) geregelt, das am 01.08.2013 in Kraft getreten ist. Im Aufbau ist es den Vergütungsgesetzen bzw. -verordnungen der Rechtsanwälte und Steuerberater ähnlich. Es gibt

  • zwei getrennte Bereiche für Gerichts- und Notargebühren,
  • ergänzt durch ein Kostenverzeichnis mit 5-stelligen Nummern (ebenfalls aufgeteilt in zwei Teile für Gerichts- und Notargebühren) und
  • Gebührentabelle B.

Die Höhe der Notargebühren für die jeweiligen Tätigkeiten des Notars ergibt sich gem. § 3 GNotKG aus dem Zusammenwirken des Paragraphenteils des GNotKG, dem Geschäftswert und der dazugehörigen Gebührentabelle B. Die Höhe der Gründungskosten bei Errichtung einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) ist in erster Linie von der Zahl der Gründungsgesellschafter und von der Höhe des Stammkapitals abhängig. Im Falle einer Gründung einer UG (haftungsbeschränkt) unter Heranziehung des Musterprotokolls gibt es besondere Gebührenregelungen, auf die ich nachfolgend nicht eingehe.

2. Gründungskosten im Einzelnen

a) Beurkundungsverfahren

Im Falle einer Bargründung einer GmbH mit zwei Gründungsgesellschaftern und einem Stammkapital von EUR 25.000,00 beurkundet der Notar wie folgt:

In beiden Fällen beträgt der Geschäftswert mindestens EUR 30.000,00, so dass in der Kostenrechnung des Notars der Betrag von EUR 30.000,00 erscheint und nicht EUR 25.000,00.

Gem. KNr 21100 (vgl. Teil 2 Notargebühren, Hauptabschnitt 1) erhält der Notar im Beurkundunsverfahren Gebühren mit einem Satz von 2,0. Im Zusammenwirken mit der Gebührentabelle B und einem Geschäftswert von EUR 60.000,00 (= 2 x EUR 30.000,00) berechnet er eine Gebühr von EUR 384,00. Im Falle einer Ein-Mann-Gesellschaft reduziert sich der Gebührensatz für die Beurkundung der Satzung auf 1,0 (KNr 21200), so dass der Notar in der Summe einen Betrag in Höhe von EUR 375,00 (= EUR 125,00 + 250,00) berechnet.

b) Einreichen der Gesellschafterliste

Für die Einreichung der Gesellschafterliste beim Registergericht berechnet der Notar gem. § 112 GNotKG eine Vollzugsgebühr (KNr. 22110) mit einem Satz von 0,5, bei einem Geschäftswert von EUR 60.000,00 also EUR 96,00.

c) Handelsregisteranmeldung

Für die Anmeldung der Eintragung ins Handelsregister erhält der Notar gem. §§ 119 Abs. 1, 92 Abs. 2, 105, 106 GNotKG eine Gebühr nach KNr. 24102 mit einem Satz von 0,5. Basierend auf einem Geschäftswert in Höhe von mindestens EUR 30.000,00 ergibt dies lt. Gebührentabelle B eine Gebühr in Höhe von EUR 62,50.

Für die Handelsregisteranmeldung muss der Notar sog. XML-Daten erzeugen. Für die Erzeugung strukturierter Daten (XML) wird gem. §§ 119 Abs. 1, 92 Abs. 2, 105, 106 GNotKG  eine Gebühr nach KNr. 22114 mit einem Satz von 0,3 berechnet. Basierend auf einem Geschäftswert in Höhe von mindestens EUR 30.000,00 ergibt dies lt. Gebührentabelle B eine weitere Gebühr in Höhe von EUR 37,50.

Im Zusammenhang mit der Überwachung der ordungsgemäßen Einzahlung des Stammkapitals erhält der Notar gem. §§ 113 Abs. 1 GNotKG i.V.m. Nr. 22200 eine zusätzliche Betreuungsgebühr mit einem Satz von 0,5. Für diese Betreuung im Rahmen der Handelsregisteranmeldung wird eine Gebühr nach KNr. 22200 mit einem Satz von 0,5 berechnet. Basierend auf einem Geschäftswert in Höhe von mindestens EUR 30.000,00 ergibt dies lt. Gebührentabelle B eine weitere Gebühr in Höhe von EUR 62,50.

d) Dokumentenpauschalen und Entgelte für Porto und Telekommunikation

Hinzukommen jeweils Dokumentenpauschalen sowie Auslagenpauschalen für Porto und Telekommunikation sowie die gesetzliche Umsatzsteuer mit einem aktuellen Umsatzsteuersatz von 19%.

e) Gerichtskosten für Eintragung im Handelsregister

Für die Eintragung der Gesellschaft ins Handelsregister erhebt das Registergericht nach der HRegGebV eine Pauschalgebühr in Höhe von EUR 150,00.

3. Regelung im Gesellschaftsvertrag zur Übernahme der Gründungskosten

a) Zwingende Regelung im Gesellschaftsvertrag

Es ist allgemein anerkannt, dass die Gründungsgesellschafter im Gesellschaftsvertrag regeln können, dass die Gründungskosten zu Lasten des Stammkapitals auf die Gesellschaft abgewälzt werden können. Hierzu bedarf es jedoch einer individuellen Regelung im Gesellschaftsvertrag, die gewissen inhaltlichen Anforderungen und Beschränkungen unterliegt (BGH, Beschluss vom 20.02.1989, II ZB 10/88). Fehlt eine solche gesonderte Regelung – sei es absichtlich oder unbeabsichtigt – müssen die Gründungsgesellschafter sämtliche Gründungskosten selbst tragen. Eine spätere Erstattung der Gründungskosten an die Gründungsgesellschafter wäre gegenüber der GmbH unwirksam (§ 26 Abs. 2 AktG analog). Steuerrechtlich würde es sich um eine verdeckte Gewinnausschüttung mit den entsprechenden Konsequenzen handeln (BFH, Urteil vom 11.10.1989, I R 12/87; BFH, Urteil vom 11.02.1997, I R 42/96), ganz zu schweigen von den strafrechtlichen Risiken für die Geschäftsführer wegen falscher bzw. unvollständiger Angaben im Rahmen der Gründung der Gesellschaft.

b) Gesamtbetrag der zu übernehmenden Gründungskosten

In der Praxis werden die Gründungsgesellschafter regelmäßig vereinbaren, dass die Gründungskosten von der Gesellschaft übernommen werden. Für eine wirksame Regelung im Gesellschaftsvertrag ist zumindest ein Gesamtbetrag der zu übernehmenden Gründungskosten ziffernmäßig anzugeben. Auf diese Weise ist es einem Dritten möglich, die Vorbelastung des Stammkapitals der Gesellschaft ohne weiteres zu erkennen. Ferner ist es empfehlenswert, die einzelnen Positionen der Gründungskosten näher zu bezeichnen, beispielsweise als „notwendige Kosten der Gründung (Gebühren, Kosten und Steuern) sowie Entgelte für beigezogene Dritte (Anwälte, Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater)“.

c) Prüfung der Angemessenheit

Ob der Gesamtbetrag der zu übernehmenden Gründungskosten betragsmäßig nach oben gedeckelt ist oder in einem angemessenen Verhältnis zum Stammkapital stehen muss, ist weiterhin unklar. In der Praxis akzeptieren die Registergerichte jedenfalls eine Regelung, wonach die Gründungskosten „bis zu einem Gesamtbetrag von 10% des Stammkapitals“ von der Gesellschaft übernommen wird.  Eine Überschreitung dieser Grenze ist per se nicht unzulässig, aber ggf. mit einer Prüfung der Angemessenheit durch das Registergericht verbunden. Eine solche Prüfung kann jedoch zu Verzögerungen bei der Eintragung im Handelsregister führen. Zur Vertiefung verweise ich auf den Beschluss des OLG Hamburg vom 18.03.2011 (11 W 19/11) sowie auf den Beschluss des OLG Celle vom 22.10.2014 (9 W 124/14). Interessant ist auch der Beschluss des KG vom 31.07.2015 (22 W 67/14), wonach bei einer UG haftungsbeschränkt mit einem Stammkapital von EUR 1.000,00 Gründungskosten bis zu EUR 1.000,00 zulässig sind.

Muster einer Regelung im Gesellschaftsvertrag

Unter Berücksichtigung der vorstehenden Ausführungen erscheint folgende Regelung zur Übernahme der Gründungskosten durch die Gesellschaft als praktikabel:

„Die Gesellschaft trägt die mit der Gründung verbundenen Kosten (notwendige Gebühren und Gründungskosten seitens Notar und Gericht sowie Entgelte für beigezogene Rechtsanwälte und/oder Steuerberater) bis zu einem Gesamtbetrag von ………. (maximal 10% des Stammkapitals). Darüber hinausgehende Gründungskosten werden von den Gesellschaftern im Verhältnis der Nennbeträge ihrer Geschäftsanteile getragen.“

Soweit schon bekannt, können einzelne Gründungskosten auch in dem Gesellschaftsvertrag näher beziffert werden (z.B. die Kosten für den beigezogenen Rechtsanwalt Udo Schwerd in Höhe von EUR 375,00).

4. Paket zur Gründung einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt)

An dieser Stelle möchte ich noch auch mein Servicepaket zur Gründung einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) (mit einem Pauschalbetrag von EUR 375,00) hinweisen. Dieses richtet sich in erster Linie an Existenzgründer, die ihre Geschäftsidee gerne im Rahmen einer Kapitalgesellschaft realisieren wollen. Auch für den Wechsel zurück in die gesetzliche Sozialversicherung ist die GmbH (bzw. UG haftungsbeschränkt) durchaus geeignet.

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