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Die GmbH ist zusammen mit dem Einzelunternehmen und der Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) die beliebteste und in der Praixs häufigste Rechtsform in Deutschland, um ein Unternehmen zu gründen. Während sich das Einzelunternehmen und die GbR durch ihre geringen Gründungskosten und einfache Handhabung auszeichnen, sind die rechtliche Verselbständigung und die gesetzliche Haftungsbeschränkung der GmbH meist die entscheidenden Kriterien für diese Rechtsform. Die gesetzliche Grundlage für die GmbH bildet das GmbH-Gesetz, das in seiner ursprünglichen Form aus dem Jahre 1892 stammt und insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen eine Rechtsform mit hoher Flexibilität und einer Haftungsbeschränkung zur Verfügung stellte. Die letzte umfassende Reform des GmbH-Rechts in Deutschland ist zum 01.11.2008 in Kraft getreten und brachte etliche Neuerungen mit sich, insbesondere die neue Rechtsformvariante “Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) als sog. Mini-GmbH.

Die GmbH – Gesellschaft mit beschränkter Haftung – gehört zu den Kapitalgesellschaften, deren Gesellschafter bzw. Aktionäre auf Basis eines Gesellschaftsvertrages einen gemeinsamen und meist wirtschaftlichen Zweck verfolgen. Eine GmbH ist kraft ihrer Rechtsform und Eintragung im Handelsregister immer Handelsgesellschaft und besitzt eine eigene Rechtspersönlichkeit mit eigenen Rechten und Pflichten. Als solche kann die GmbH Eigentum erwerben, vor Gericht klagen und verklagt werden. Für die Verbindlichkeiten der Gesellschaftet haftet grundsätzlich nur das eigene Gesellschaftsvermögen, so daß die Haftung der Gesellschafter grundsätzlich auf die eingebrachten Stammeinlagen und das erwirtschaftete Gesellschaftsvermögen beschränkt ist (= Haftungsbeschränkung). Diese Haftungsbeschränkung ist einer der großen Vorteile der GmbH, womit die  regelmäßig höheren Kosten bei der Gründung, Organisation und Verwaltung kompensiert werden.

Die Gründung einer GmbH erfolgt regelmäßig in mehreren Schritten, beginnend mit dem Entwurf einer Satzung bis zur Eintragung im Handelsregister und steuerlichen Erfassung beim Finanzamt. Für die hierfür zuständigen Notare läuft die Gründung einer GmbH nach einem mehr oder weniger standardisiertem Verfahren ab, das die Vorgaben des GmbH-Gesetzes befolgt und ein Haftungsrisiko der Gesellschafter bzw. des Geschäftsführers vor, während oder nach der Gründung vermeidet. Basis für die Gründung einer GmbH ist der erste Entwurf einer Satzung (= Gesellschaftsvertrag der GmbH), in der in erster Linie die Beziehungen zwischen der Gesellschaft und den Gesellschaftern sowie die Organisation der GmbH geregelt werden. In dieser Phase ist es empfehlenswert, die Firmierung und den Unternehmensgegenstand mit der zuständigen IHK abzusprechen, um eine schnelle Eintragung der GmbH im Handelsregister sicherzustellen. Sobald sich der/die Gesellschafter über den Inhalt des Gesellschaftsvertrages, den/die Geschäftsführer und deren Geschäftsführergehalt einig sind, folgt die notarielle Beurkundung der Satzung und die erste Bestellung der Geschäftsführer. Anschließend werden die Gesellschafter aufgefordert, das im Gesellschaftsvertrag festgelegte Stammkapital zu erbringen, i.d.R. durch Einzahlung der übernommenen Stammeinlagen auf das Geschäftskonto der GmbH, mindestens die Hälfte des gesetzlichen Stammkapitals in Höhe von 25.000,00 Euro. Sobald dies geschehen und dem Notar entsprechend nachgewiesen ist, kann dieser die Anmeldung der Gesellschaft zur Eintragung ins Handelsregister vornehmen. Sofern die zuständige IHK keine Bedenken gegen die Firmierung und den Unternehmensgegenstand erhebt, wird eine GmbH innerhalb weniger Tage im Handelsregister eingetragen. Im Falle einer Sachgründung kann es auch etwas länger dauern, weil dann noch weitere Prüfungen seitens des Registergerichts notwendig sind. Mit der Eintragung der GmbH ins Handelsregister ist auch die gesetzliche Haftungsbeschränkung wirksam. Ab diesem Zeitpunkt können die Geschäftsführer mit ruhigem Gewissen die Geschäfte für die GmbH aufnehmen und die Gewerbeanmeldung erledigen. Wenige Tage danach meldet sich auch schon das Finanzamt und fordert den/die Geschäftsführer auf, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung der GmbH auszufüllen. Dieser ist auch Voraussetzung für die Erteilung der Steuernummer.

Der oder die Geschäftsführer ist das Organ, durch das die GmbH nach außen vertreten wird. Grundsätzlich sind die Geschäftsführer einer GmbH uneingeschränkt zur Geschäftsführung berechtigt, aber auch verpflichtet. Ausgenommen sind nur solche Angelegenheiten, die durch Regelungen im GmbH-Gesetz explizit auf die Gesellschafterversammlung übertragen werden (vgl. § 46 GmbHG). Der Aufgaben- und Pflichtenbereich der GmbH-Geschäftsführer umfasst die gesamte kaufmännische und technische Geschäftsleitung bis hin zur Vertretung der Gesellschaft nach außen. Grundsätzlich ist diese Geschäftsführungsbefugnis uneingeschränkt, d.h. die Geschäftsführer entscheiden eigenständig, wie der im Gesellschaftsvertrag bestimmte Gesellschaftszweck am effektivsten zu erreichen ist. Die Geschäftsführungsbefugnis kann jedoch in verschiedene Richtungen beschränkt werden, beispielsweise auf ein bestimmtes Aufgabengebiet oder durch Genehmigungsvorbehalte. Solche Beschränkungen der Geschäftsführungsbefugnis können einerseits in der Satzung der GmbH geregelt werden, aber auch in einer Geschäftsordnung für die Geschäftsführer, was in der Praxis deutlich komfortabler ist.

Von der Bestellung zum Geschäftsführer und dem entsprechenden Amt ist das schuldrechtliche Dienstverhältnis zwischen Gesellschaft und Geschäftsführer zu unterscheiden, wobei letzteres in einem sog. Geschäftsführeranstellungsvertrag (Muster Geschäftsführervertrag) geregelt wird. Während das Amt des Geschäftsführers mit den entsprechenden Aufgaben, Rechten und Pflichten in erster Linie durch GmbH-Gesetz und Satzung definiert werden, regelt der Geschäftsführervertrag die schuldrechtlichen Beziehungen zwischen GmbH und Geschäftsführer, insbesondere das Geschäftsführergehalt. Neben einigen anderen Kritierien ist der Geschäftsführervertrag und die darin enthaltenen Regelungen bestimmend für die Frage der Sozialversicherungspflicht der Geschäftsführer bzw. die Befreiung hiervor.

Eine GmbH ist immer Handelsgesellschaft und daher buchführungs- und bilanzierungspflichtig gem. den Bestimmungen des HGB. Ausgangsbasis der Buchführung ist die Eröffnungsbilanz, nach der auch das Finanzamt im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung fragt.

Bei der Besteuerung der GmbH gilt das Trennungsprinzip, d.h. die entsprechenden Steuern – Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer – betreffen die GmbH direkt. Eine GmbH mit Geschäftsleitung oder Sitz im Inland ist unbeschränkt körperschaftsteuerpflichtig gem. § 1 KStG. Bemessungsgrundlage für die Körperschaftsteuer ist das zu versteuernde Einkommen der GmbH gem. § 7 Abs. 1 KStG, das sich zunächst nach den allgemeinen Vorschriften des EStG berechnet, wobei die besonderen Regelungen des KStG zu beachten sind, insbesondere die Regeln zur Verdeckten Gewinnausschütung. Ausgangsbasis ist der Gewinn der GmbH, der durch Bestandsvergleich gem. § 5 EStG zu berechnen ist, wobei zunächst die Handelsbilanz nach den Vorschriften des HGB maßgeblich ist. Der Körperschaftsteuersatz auf nicht ausgeschüttete Gewinne wurde durch die Unternehmensteuerreform 2008 von 25% auf 15% gesenkt. Seit Inkrafttreten der Unternehmensteuerreform 2008 zum 01.01.2008 gehört die Gewerbesteuer gem. § 4 Abs. 5b EStG bei der Ermittlung des zu versteuernden Einkommens nicht mehr zu den abzugsfähigen Betriebsausgaben. Im Gegenzug wurde die Steuermesszahl bei der Ermittlung des Steuermessbetrags von früher 5% auf jetzt 3,5% abgesenkt. Wie jedes andere Unternehmen ist auch die GmbH grundsätzlich verpflichtet, seinen Kunden Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen, per Umsatzsteuer-Voranmeldung beim Finanzamt anzumelden und – nach entsprechendem Abzug der Vorsteuer – an das Finanzamt abzuführen.

Die sog. Mini-GmbH – korrekt bezeichnet als Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) – ist durch das Gesetz zur Modernisierung des GmbH- Rechts und zur Bekämpfung von Missbräuchen der Rechtsform der GmbH (MoMiG) zum 01.11.2008 neu geschaffen worden. Ziel des Gesetzgebers war die Schaffung einer Rechtsform mit Haftungsbeschränkung und geringeren Anforderungen an die Höhe des erforderlichen Stammkapitals für Existenzgründer mit wenig verfügbarem Kapital.