Während geschäftliche Bewirtungskosten gem. § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG nur zu 70% als Betriebsausgaben gewinnmindernd abgezogen werden dürfen, sind betrieblich veranlasste Bewirtungskosten in vollem Umfang abziehbar. Es ist also zu unterscheiden zwischen Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass und betrieblich veranlassten Bewirtungskosten, wobei betrieblich veranlasste Bewirtungskosten gesetzlich nicht geregelt werden. Die Unterscheidung zwischen Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass und betrieblich veranlassten Bewirtungskosten ist auch deshalb wichtig, da für letztere die besonderen Aufzeichnungspflichten gem. § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG nicht gelten. Da bei der Bewirtung fremder Personen stets auch die Lebensführung des Steuerpflichtigen selbst berührt wird, ist stets zu prüfen, ob die angefallenen Bewirtungskosten tatsächlichen einen geschäftlichen oder betriebliche Veranlassung haben oder zu den nicht abziehbaren Kosten der privaten Lebensführung i.S.d. § 12 Nr. 1 EStG gehören.

Eine Bewirtung i.S.d. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG liegt vor, wenn Personen mit Speisen und/oder Getränken verköstigt werden und dieser Zweck eindeutig im Vordergrund steht. Unter Bewirtungskosten versteht man dann die Aufwendungen, die für den Verzehr der Speisen, Getränke und sonstigen Genussmittel anfallen. In den folgenden Fällen liegt jedoch keine Bewirtung mehr vor:

• Gewährung von Aufmerksamkeiten in geringem Umfang (z.B. Kaffee, Tee, Gebäck) anlässlich einer betrieblichen Besprechung,
• Produkt- oder Warenverkostung im Herstellungsbetrieb, beim Kunden, beim (Zwischen-)Händler, bei einer Messe, da hier der unmittelbare Zusammenhang mit dem Verkauf der Produkte oder Waren im Vordergrund steht.

Regelmäßige Begleitkosten einer Bewirtung teilen das Schicksal der Hauptkosten. Dazu zählen vor allem Trinkgelder und Garderobe. Darüber hinaus anfallende Kosten für die Räume (Miete), Unterbringung von Gästen (Hotel) und Unterhaltung während (DJ, Band, Show) oder nach der Bewirtung (Besuch Theater, Oper, Oktoberfest, Fußball) sind gesondert zu betrachten.

Steuerlich abziehbar sind nur solche Bewirtungskosten, die eine geschäftliche oder betriebliche Veranlassung haben. Nicht abziehbar sind dagegen solche Bewirtungskosten, die ausschließlich oder überwiegend aus privatem Anlass entstanden sind (§ 12 Nr. 1 EStG). Auch eine private (Mit-)Veranlassung führt gem. R 12.1 EStR dazu, dass diese insgesamt nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden dürfen, z. B. Bewirtungskosten anlässlich Ihrer Geburtstagsfeier. Nur eine geringfügige private Mitveranlassung ist unschädlich, z. B. ein “Stormbraining” bei einem Geschäftsessen mit einem Freund. Bewirtungskosten für eine Verköstigung in der Wohnung des Stpfl. gehören regelmäßig nicht zu den Betriebsausgaben, sondern zu den Kosten der privaten Lebensführung ( § 12 Nr. 1 EStG ).

Unangemessene Bewirtungskosten dürfen gem. § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG nicht abgezogen werden, selbst wenn ihnen eine geschäftliche oder betriebliche Veranlassung zugrundeliegt. Es gibt jedoch keine absolute Obergrenze, vielmehr handelt es sich um eine relative Betrachtung im Vergleich zum Unternehmen und Unternehmensgewinn.
Die Prüfung der Angemessenheit der Bewirtungskosten richtet sich nach der allgemeinen Verkehrsauffassung, wobei Umsatz und Gewinn des Unternehmens eine wichtige Rolle spielen. Man kann jedoch davon ausgehen, dass bis zu einer Obergrenze von 100 Euro pro Person Bewirtungskosten in jedem Fall als angemessen gelten.

Wie bereits erläutert, führt eine private Mitveranlassung von Bewirtungskosten dazu, dass diese insgesamt nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden dürfen. Der Ort der Bewirtung ist ein wichtiges Indiz dafür, ob es bei der Bewirtung eine private (Mit-)Veranlassung gegeben hat. Die Bewirtung fremder Personen im eigenen Privathaushalt wird von der Finanzverwaltung gem. R 4.10 Abs. 6 Satz 8 EStR grundsätzlich als privat eingestuft. Nur in Ausnahmefällen wird ein Betriebsausgabenabzug anerkannt, wobei die Hürden hier sehr hoch sind. Der Unternehmer oder das Unternehmen ist hier nachweispflichtig, dass private Gründe für die Bewirtung keine Rolle gespielt haben und nur geschäftliche Gründe zu der Bewirtung im eigenen Haushalt verantwortlich sind.

Eine Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass erfolgt regelmäßig zur Pflege oder Anbahnung bzw. Akquise neuer Geschäftsbeziehungen. Solche Bewirtungskosten dürfen gem. § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG nur zu 70% als Betriebsausgaben abgezogen werden. Nach R 4.10 Abs. 6 EStR handelt es sich um eine Bewirtung aus geschäftlichem Anlass

• wenn Personen bewirtet werden, zu denen bereits Geschäftsbeziehungen bestehen oder zu denen solche aufgebaut werden sollen oder
• wenn im Unternehmen Besucher im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit bewirtet werden.

Vor der Erfassung der beschränkt abziehbaren Bewirtungskosten sind jedoch zunächst folgende Kosten auszuscheiden:

• Privat veranlasste Bewirtungskosten, die nicht abziehbar sind (z.B. Kosten der Ehefrau),
• Bewirtungskosten, die als unangemessen anzusehen sind (Angemessenheit),
• Bewirtungskosten, deren Höhe und betriebliche Veranlassung nicht nachgewiesen werden kann,
• Bewirtungskosten, die wegen Verletzung der besonderen Aufzeichnungspflichten gem. § 4 Abs. 7 EStG nicht abziehbar sind,
• Kosten, die ihrer Art nach keine Bewirtungskosten sind (vgl. oben).

Nur die verbleibenden Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass sind zu 70% abziehbar.

Der Nachweis zur Höhe und zur betrieblichen Veranlassung der Bewirtungskosten erfordert gem. § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG besondere Angaben:

• Ort der Bewirtung,
• Tag der Bewirtung,
• Anlass der Bewirtung, wobei hier möglichst konkrete Angaben erforderlich sind, um die betriebliche Veranlassung zweifelsfrei plausibel zu machen,
• Höhe der Aufwendungen (in den meisten Fällen genügt die Restaurantrechnung),
• Teilnehmer der Bewirtung.

Darüber hinaus müssen Bewirtungskosten gem. § 4 Abs. 7 EStG einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Einzel bedeutet, dass mehrere Rechnunge nicht zusammengefasst werden dürfen. Getrennt von den übrigen Aufwendungen bedeutet, dass im Rahmen der Buchführung ein gesondertes Konto für Bewirtungskosten zu bilden ist. Bei der Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschußrechnung müssen Sie die Bewirtungskosten getrennt von den übrigen Aufwendungen erfasst und aufbewahrt werden. In der Praxis heftet man die Bewirtungsbelege getrennt von den übrigen Belegen ab und fertigt eine extra Aufstellung über die angefallenen Bewirtungskosten an.

In ganz bestimmten Fällen können Bewirtungskosten entgegen der Regelung in § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG unbegrenzt als Betriebsausgaben abgezogen werden. Auch die Anforderungen an die besonderen Aufzeichnungspflichten entfallen in diesen Fällen.

Handelt es sich um eine betriebliche bzw. betriebsinterne Bewirtung von Mitarbeitern des Unternehmens, gilt die Abzugsbeschränkung auf 70% nicht. In diesen Fällen können die Bewirtungskosten R 21 Abs. 7 EStR zu 100 % abgezogen werden, z. B. eine betriebsinterne Unterrichtung oder Fortbildung, eine Weihnachtsfeier oder andere betriebliche Feiern.Etwas schwieriger sind die Fälle, in denen neben Mitarbeitern des Unternehmens auch fremde Dritte (Kollegen, Geschäftspartner oder freie Mitarbeiter) bewirtet werden. In diesen Fällen sind die Bewirtungskosten aufzuteilen und

• zu 100% abzuziehen, soweit sie auf Arbeitnehmer und Sie selbst entfallen,
• zu 70% abzuziehen, soweit sie auf unternehmensfremde Personen entfallen.

Ein guter Maßstab ist die Aufteilung nach Anzahl der Teilnehmer.

Bei Aufmerksamkeiten handelt es sich gem. R 4.10 Abs. 5 Nr. 1 EStR nicht um Bewirtungskosten. Aufmerksamkeiten liegen vor, wenn es sich um Speisen und Getränke in geringem Umfang (idR Kaffee, Tee, Erfrischungsgetränke, Gebäck, Süßigkeiten) als übliche Geste der Höflichkeit handelt. Entscheidend ist der Umfang der Speisen und Getränke, nicht der Preis.

Steht bei der Bewirtung die Produkt- oder Warenverkostung mit einem anschließenden potentiellen Kauf der Produkte oder Waren durch den Kunden im Vordergrund, handelt es sich nicht um Bewirtungskosten iSd. § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG. In diesen Fällen handelt es sich vielmehr um Werbekosten, die gem. R 4.10 Abs. 5 Nr. 2 EStR zu 100 % abzugsfähig sind. Das gleiche gilt für sog. Kundschaftstrinken.

Lange Zeit war umstritten, ob der Vorsteuerabzug aus den Bewirtungskosten ebenfalls beschränkt ist. Inzwischen herrscht Klarheit darüber, der Vorsteuerabzug bei Bewirtungskosten in vollem Umfang zulässig ist, unabhängig davon, ob es sich um betriebliche oder geschäftliche Bewirtungskosten handelt. Nach § 15 Abs. 1a Satz 2 UStG darf die Vorsteuer aus den angemessenen Bewirtungskosten zu 100% geltend gemacht werden, selbst dann, wenn die Bewirtungskosten nicht einzeln und getrennt aufgezeichnet wurde. Aus den unangemessenen Bewirtungskosten darf jedoch keine Vorsteuer geltend gemacht werden.