Die nachfolgenden Erläuterungen zur Zahlungserinnerung und Mahnung (jeweils mit Vorlage) sollen kleinen Unternehmen beim Umgang mit säumigen Kunden helfen. Der richtige Einsatz von Zahlungserinnerung und Mahnung gehört zu einem effektiven Forderungsmanagement. In den meisten Fällen hilft schon eine freundliche Zahlungserinnerung mit nochmaliger Übersendung einer Kopie der Rechnung. Bleibt die offene Rechnung weiterhin unbezahlt, folgt eine weitere Zahlungsaufforderung in Form einer Mahnung. Vor der Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens ist die letzte Mahnung ein effektives Instrument, um eine außergerichtliche Lösung zu finden.

Inhalt:

  1. Zahlungserinnerung und Mahnung
  2. Schuldnerverzug
  3. Eindeutige Zahlungsaufforderung
  4. Die Zahlungserinnerung mit Muster
  5. Erste Mahnung mit Muster
  6. Letzte Mahnung mit Muster
  7. Weitere Muster und Vorlagen zur Mahnung

1. Zahlungserinnerung und Mahnung schreiben

Unternehmen und selbständige Freiberufler haben es früher oder später mit Kunden, Patienten oder Mandanten zu tun, bei denen eine Rechnung offen bleibt. Das kann vorkommen. Im ungünstigeren Fall sind es Kunden, Patienten oder Mandanten, die eine Rechnung nicht bezahlen können oder wollen. Junge unerfahrene Unternehmer oder Freiberufler müssen im Umgang mit säumigen Kunden noch ihre Erfahrungen sammeln. In jedem Fall ist es wichtig, immer sachlich zu bleiben. In den meisten Fällen hilft schon eine freundliche Zahlungserinnerung mit nochmaliger Übersendung der offenen Rechnung. Jeder kann mal etwas vergessen und daher sollte man diese immer freundlich, aber im Sinne einer eindeutigen Zahlungsaufforderung bestimmt formulieren.

2. Schuldnerverzug auch ohne Mahnung

Ist die Leistung des Schuldners nicht durch Gesetz oder durch vertragliche Vereinbarung eindeutig nach dem Kalender bestimmt (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB), kommt der Schuldner grundsätzlich erst durch eine wirksame Mahnung in Verzug. Der Verzug des Schuldners beginnt in diesem Fall gem. § 286 Abs. 1 BGB erst mit dem wirksamen Zugang der Mahnung.

Ein Schuldnerverzug tritt ohne Mahnung nur dann ein, wenn für die Leistung des Schuldners

  • durch Gesetz oder
  • durch vertragliche Vereinbarung

eine Zeit eindeutig nach dem Kalender bestimmt ist (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Die Leistung des Schuldners muss unmittelbar oder mittelbar durch einen bestimmten Kalendertag bestimmt sein. Nicht ausreichend sind Angaben wie

  • „im September“,
  • „Ende der 23. Kalenderwoche“,
  • „binnen 10 Tage nach Bestellung“,
  • „3 Monate nach Baubeginn“.

Eindeutig nach dem Kalender bestimmt sind folgende Zahlungsangaben:

  • „bis zum 15.08.2008“,
  • „bis zum letzten Arbeitstag im Monat August 2008“.

Enthält die Rechnung eine eindeutige Zahlungsangabe in dieser Form, kommt der Schuldner auch ohne Mahnung in Verzug.

3. Eindeutige Zahlungsaufforderung

Die in der Zahlungserinnerung/Mahnung enthaltene Zahlungsaufforderung muss zwar eindeutig sein, bedarf im Übrigen jedoch zu ihrer Wirksamkeit weder einer Nachfrist noch der Androhung von Konsequenzen. Es ist ausreichend, wenn der Gläubiger klar und ernsthaft erklärt, dass er die geschuldete Leistung fordert. Auch die Form und Bezeichnung des Schreibens als Zahlungserinnerung oder Mahnung ist irrelevant.

Folgende Formulierungen haben daher in einer Zahlungserinnerung und Mahnung nichts zu suchen, weil sie Zweifel an der Ernsthaftigkeit der Zahlungsaufforderung wecken:

  • „Der Bezahlung der Rechnung xy wird gern entgegengesehen.“
  • „Erklären Sie sich bereit, die Rechnung xy zu bezahlen“.
  • „Die Forderung xy ist seit …… fällig.“
  • „Ich wäre dankbar, wenn die Rechnung xy bis zum …. bezahlt wird.“

Stehen mehrere Forderungen offen, muss aus der Zahlungsaufforderung deutlich zu erkennen sein, auf welche Forderung sich diese bezieht. In jedem Fall sollte die Zahlungserinnerung oder das Mahnschreiben zumindest die Daten enthalten, die zur eindeutigen Identifikation der entsprechenden Leistung notwendig sind:

  • Betreff: Bezeichnung als Mahnung und Angaben zur offenen Rechnung (KuNr, Rechnungs-Nr, Rechnungs-Datum).
  • Danksagung für den Kauf oder den Auftrag (entfällt im Mahnschreiben, wenn bereits eine Zahlungserinnerung erfolgt ist).
  • Bezeichnung der gelieferten Waren oder der ausgeführten Dienstleistung.
  • Eindeutige Zahlungsaufforderung mit Angabe der offenen Rechnung.
  • Angabe der Zahlungsfrist, innerhalb derer Sie die Zahlung erwarten.

4. Zahlungserinnerung schreiben (mit Vorlage)

Wenn Sie zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung schreiben wollen, sollten darin folgende Angaben enthalten sein:

  • Betreff: Bezeichnung als Zahlungserinnerung und Angaben zur offenen Rechnung (KuNr, Rechnungs-Nr, Rechnungs-Datum)
  • Danksagung für den Kauf oder den Auftrag,
  • Bezeichnung der gelieferten Ware oder der ausgeführten Dienstleistung,
  • Freundliche Erinnerung mit eindeutiger Zahlungsaufforderung.

Je nach Kunde kann man bereits in der Zahlungserinnerung eine Zahlungsfrist setzen. Ist diese dann abgelaufen, folgt die 1. Mahnung.

Vorlage für Zahlungserinnerung:

Leider ist meine/unsere Rechnung vom ( … ) mit der Rechnungsnummer  ( … )  noch nicht ausgeglichen. Vielleicht haben Sie diese versehentlich übersehen oder nicht erhalten. Daher lege ich/wir diesem Schreiben nochmals eine Kopie der Rechnung bei und bitten Sie, den fälligen Gesamtbetrag in Höhe von ( … ) EUR innerhalb der nächsten 7 Tage bis zum ( ….) auf mein/unser Konto bei der ( Bank, BLZ, Kto.Nr.) zu überweisen.“

Muster einer Zahlungserinnerung

5. Erste Mahnung schreiben (mit Vorlage)

Sollte die freundliche Zahlungserinnerung erfolglos bleiben, ist das weitere Vorgehen gegen den säumigen Kunden von folgenden Faktoren abhängig:

  • Höhe der Rechnung;
  • Dauer und Qualität der Vertragsbeziehung zum Kunden;
  • Qualität und Relevanz des Kunden, Patienten oder Mandanten;
  • Dringlichkeit der offenen Rechnung bzw. Forderung.

In der Regel folgt auf die Zahlungserinnerung die 1. Mahnung. Rechtlich besteht zur Zahlungserinnerung jedoch kein Unterschied. Allenfalls der Wortlaut ist etwas bestimmter. Wie bei der Zahlungserinnerung handelt es sich auch bei der Mahnung um eine an den Schuldner gerichtete eindeutige Zahlungsaufforderung.

Vorlage für 1. Mahnung

Am 14.10.2019 haben Sie pünktlich und ordnungsgemäß die von Ihnen bestellte Schokolade erhalten. Mit der Zahlungserinnerung vom 31.10.2019 haben wir Sie bereits zur Bezahlung der Rechnung vom 15.10.2019 (Rechnungsnummer 2019-198) aufgefordert, verbunden mit einer Zahlungsfrist bis zum 15.11.2019. Leider konnten wir trotz Zahlungserinnerung auch zu diesem Zeitpunkt keinen Zahlungseingang von Ihnen feststellen. Wir fordern Sie daher hiermit nochmals auf, die genannte Rechnung bis zum 30.11.2019 durch Überweisung auf unser angegebenes Konto zu begleichen. 

Muster einer 1. Mahnung

6. Letzte Mahnung schreiben (mit Vorlage)

Verweigert der säumige Kunde trotz Zahlungserinnerung und Mahnung die Bezahlung einer offenen Rechnung, muss man irgendwann die Konsequenzen ziehen. Die Einschaltung eines Inkasso-Unternehmens oder Rechtsanwalts bzw. die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens stehen als nächste Stufen zur Verfügung. Zuvor ist allerdings eine letzte Mahnung mit einer abschließenden Zahlungsfrist angeraten.

Vorlage für eine letzte Mahnung: 

In den vergangenen Wochen haben wir Sie bereits mehrmals um Bezahlung der Rechnung vom 12.10.2019 mit der Rechnungsnummer 2019-198 gebeten. Zuletzt haben wir Sie mit unserer Mahnung vom ……. zur Zahlung des offenen Rechnungsbetrages bis zum …… aufgefordert. Leider konnten wir trotz mehrmaliger Zahlungsaufforderung auch zu diesem Zeitpunkt keinen Zahlungseingang von Ihnen feststellen. Wir fordern Sie daher mit dieser Mahnung letztmalig auf, die vorliegende Rechnung bis zum 15.12.2019 durch Überweisung auf unser angegebenes Konto zu begleichen. Sollte auch bis zu diesem Zeitpunkt keine Zahlung von Ihnen erfolgen, werden wir die Angelegenheit unserem Rechtsanwalt zur Einleitung gerichtlicher Maßnahmen übergeben. Die dadurch entstehenden Kosten gehen zu Ihren Lasten, weil Sie sich bereits seit ……. in Verzug befinden.

Muster einer letzten Mahnung

7. Weitere Vorlagen zur Zahlungserinnerung und Mahnung

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