Unternehmen und selbständige Freiberufler können Bewirtungskosten in bestimmten Fällen im Rahmen der Gewinnermittlung als Betriebsausgaben absetzen. Ob und in welcher Höhe der Abzug zulässig ist, hängt vom Anlaß und den bewirteten Personen ab. In voller Höhe sind die Kosten bei einer rein betrieblich veranlassten Bewirtung angestellter Mitarbeiter abziehbar. Bei geschäftlichem Anlass (insbesondere die Bewirtung von Lieferanten, Kunden oder Kollegen) sind die Kosten nur beschränkt mit einer Quote von 70% als Betriebsausgaben abziehbar. Die Unterscheidung ist auch deshalb wichtig, da für erstere die besonderen Aufzeichnungspflichten nicht gelten.

Inhalt:

  1. Was sind Bewirtungskosten
  2. Geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten (beschränkt abziehbar)
  3. Unbegrenzter Abzug von Bewirtungskosten
  4. Aufmerksamkeiten
  5. Produkt- oder Warenverkostung
  6. Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten
  7. Bewirtung im Privathaushalt
  8. Vorsteuerabzug bei Bewirtungskosten

1. Was sind Bewirtungskosten

Es handelt sich um eine Bewirtung, wenn Personen mit Speisen, Getränken oder sonstigen Genußmitteln unentgeltlich verköstigt werden und dieser Zweck eindeutig im Vordergrund steht (BFH, Urteil vom 18.09.2007, I R 75/06). Beim Besuch von Gaststätten ist dies im allgemeinen zu bejahen, da hiermit ein angenehmer und mithin dem Geschäftsablauf regelmäßig förderlicher Rahmen geschaffen wird (BFH, Urteil vom 16.2.1990, III R 21/86). Werden neben der Bewirtung noch andere Leistungen (z.B. Varieté, Striptease) geboten und steht der insgesamt geforderte Preis in einem offensichtlichen Mißverhältnis zum Wert der verzehrten Speisen und/oder Getränke, muss das verneint werden.

Unter Bewirtungskosten versteht man dann die Aufwendungen, die für den Verzehr der Speisen, Getränke und sonstigen Genussmittel anfallen. Übliche Begleitkosten einer Bewirtung teilen das Schicksal der Hauptkosten. Dazu zählen vor allem Trinkgelder und Garderobe. Darüber hinaus anfallende Kosten für die Miete der Räume, die Unterbringung von Gästen (Hotel) bzw. Unterhaltung während (DJ, Band, Show) oder nach der Bewirtung (Besuch Theater, Oper, Oktoberfest, Fußball) sind gesondert zu betrachten.

In den folgenden Fällen liegt kein Fall der Bewirtung vor:

  • Gewährung von Aufmerksamkeiten in geringem Umfang (z.B. Wasser, Kaffee, Tee, Gebäck) anlässlich einer betrieblichen oder geschäftlichen Besprechung. Das Darreichen alkoholischer Getränke fällt nicht unter den Begriff von Aufmerksamkeiten.
  • Produkt- oder Warenverkostung im Herstellungsbetrieb, beim Kunden, beim (Zwischen-)Händler, bei einer Messe. Hier steht der unmittelbare Zusammenhang mit dem Verkauf der Produkte oder Waren im Vordergrund.

2. Geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten

Beschränkt abziehbar sind geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten externer Personen auf Einladung des Unternehmens oder des selbständigen Unternehmers bzw. Freiberuflers.

Eine geschäftlich veranlasste Bewirtung ist gegeben, wenn diese zur Pflege einer bestehenden Geschäftsbeziehung (z.B. Auftraggeber, Mandanten, Kunden, Lieferanten) oder zur Anbahnung bzw. Akquise einer neuen Geschäftsbeziehung erfolgt (R 4.10 Abs. 6 EStR).

Derartige geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten dürfen gem. § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG mit einer Quote von 70% als Betriebsausgaben abgezogen werden. Vor der Erfassung der beschränkt abziehbaren Bewirtungskosten sind jedoch folgende Kosten auszuscheiden:

  • Nicht abziehbare, privat veranlasste Bewirtungskosten (z.B. Kosten der Ehefrau).
  • Unangemessene Bewirtungskosten (Prüfung der Angemessenheit).
  • Bewirtungskosten, deren Höhe und betriebliche Veranlassung nicht nachgewiesen werden kann,
  • Bewirtungskosten, die wegen Verletzung der besonderen Aufzeichnungspflichten gem. § 4 Abs. 7 EStG nicht abziehbar sind,
  • Kosten, die ihrer Art nach keine Bewirtungskosten sind (vgl. oben).

Nur die verbleibenden geschäftlich veranlassten Bewirtungskosten sind mit einer Quote von 70% abziehbar.

Nachweis der Höhe und der geschäftlichen Veranlassung durch Bewirtungsbeleg

Der Nachweis zur Höhe der Bewirtungskosten und zur geschäftlichen Veranlassung erfordert gem. § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG besondere Angaben auf einem Bewirtungsbeleg:

  • Ort und Tag der Bewirtung,
  • Anlass und Teilnehmer der Bewirtung (wobei hier möglichst konkrete Angaben erforderlich sind, um die geschäftliche Veranlassung zweifelsfrei plausibel zu machen),
  • Höhe der Aufwendungen (in den meisten Fällen genügt die Restaurantrechnung).

Bei der Bewirtung in einem Hotel, Restaurant oder Café ist die Erstellung eines ordnungsgemäßen Bewirtungsbelegs i.d.R. kein Problem. Spätestens auf Nachfrage wird ein solcher Bewirtungsbeleg mit allen Feldern für die notwendigen Angaben ausgegeben. Die Ausstellung eines vollständigen Bewirtungsbelegs außerhalb von Hotels, Restaurants oder Cafés ist jedoch auch nicht viel schwieriger, wenn man sich einmal eine entsprechende Vorlage vorbereitetet hat (Muster eines Bewirtungsbelegs).

Besondere Aufzeichnungspflichten bei geschäftlich veranlassten Bewirtungskosten

Darüber hinaus müssen Bewirtungskosten gem. § 4 Abs. 7 EStG einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Mehrere Rechnungen dürfen nicht zusammengefasst werden. Im Rahmen der Buchführung ist ein gesondertes Konto für Bewirtungskosten zu bilden. Bei der Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschußrechnung müssen die Bewirtungskosten getrennt von den übrigen Aufwendungen erfasst werden. Die Bewirtungsbelege sind getrennt von den übrigen Belegen auzubewahren. In der Praxis heftet man die Bewirtungsbelege getrennt von den übrigen Belegen ab und fertigt eine extra Aufstellung über die angefallenen Bewirtungskosten an.

3. Unbegrenzter Abzug von Bewirtungskosten

Bei der Bewirtung von angestellten Mitarbeitern anlässlich betrieblicher oder beruflicher Veranstaltungen sind die Bewirtungskosten entgegen der Regelung in § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehbar (R 21 Abs. 7 EStR). Die Anforderungen an die besonderen Aufzeichnungspflichten gem. § 4 Abs. 7 EStG gelten nicht. Hierzu gehören z. B. eine betriebsinterne Unterrichtung oder Fortbildung, eine Weihnachtsfeier oder andere betriebliche Feiern.

Etwas schwieriger zu beurteilen sind die Fälle, in denen neben Mitarbeitern auch fremde Dritte (Kollegen, Geschäftspartner oder freie Mitarbeiter) bewirtet werden. In diesen Fällen sind die Bewirtungskosten aufzuteilen und

  • zu 100% abzuziehen, soweit sie auf die angestellten Mitarbeiter und den Unternehmer selbst entfallen,
  • zu 70% abzuziehen, soweit sie auf unternehmensfremde Personen entfallen.

Ein guter Maßstab ist die Aufteilung nach Anzahl der Teilnehmer.

4. Aufmerksamkeiten

Aufmerksamkeiten sind keine Bewirtungskosten, so dass diese in vollem Umfang als Betriebsausgaben abziehbar sind (R 4.10 Abs. 5 Nr. 1 EStR) .

Zu den Aufmerksamkeiten gehört die Darreichung von Speisen und Getränken in geringem Umfang als übliche Geste der Höflichkeit (i.d.R. Kaffee, Tee, Erfrischungsgetränke, Gebäck, Süßigkeiten). Entscheidend ist der Umfang der Speisen und Getränke, nicht der Preis. Während es sich beim Weißwurstfrühstück mit Brezn, Senf und Weißbier zweifellos um eine Bewirtung handelt, ist das Glas Champagner anlässlich der Unterzeichnung eines Vertrages eher den Aufmerksamkeiten zuzuordnen. Ungeachtet dessen werden Ausgaben für alkoholische Getränke in der Rechtsprechung auch gerne als Bewirtungskosten behandelt (FG Münster, Urteil vom 28.11.2014, 14 K 2477/12).

Die besonderen Aufzeichnungspflichten für Bewirtungskosten gem. § 4 Abs. 7 EStG gelten für Aufmerksamkeiten nicht.

5. Produkt- oder Warenverkostung

Steht bei der Bewirtung die Verkostung von Produkten oder Waren und deren anschließender Verkauf im Vordergrund, handelt es sich nicht um Bewirtungskosten i.S.d. § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG. Vielmehr liegen Werbekosten vor, die gem. R 4.10 Abs. 5 Nr. 2 EStR zu 100 % abzugsfähig sind. Das gleiche gilt für sog. Kundschaftstrinken.

6. Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten

Steuerlich nicht abziehbar sind Bewirtungskosten, die ausschließlich oder überwiegend aus privatem Anlass entstanden sind und somit der privaten Lebensführung zuzuordnen sind (§ 12 Nr. 1 EStG). Das gilt auch für bei der privaten Mitveranlassung, z. B. die Bewirtungskosten anlässlich einer Geburtstagsfeier (R 12.1 EStR). Eine geringfügige private Mitveranlassung ist dagegen unschädlich, z. B. ein „Stormbraining“ bei einem Geschäftsessen mit einem Freund. Bewirtungskosten für ein Essen in der Wohnung des Unternehmers gehören regelmäßig nicht zu den Betriebsausgaben, sondern zu den Kosten der privaten Lebensführung ( § 12 Nr. 1 EStG).

Unangemessene Bewirtungskosten dürfen gem. § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG ebenfalls nicht abgezogen werden, selbst wenn ihnen eine geschäftliche oder betriebliche Veranlassung zugrundeliegt. Es gibt jedoch keine absolute Obergrenze. Vielmehr handelt es sich um eine relative Betrachtung im Vergleich zum Unternehmen und Unternehmensgewinn. Die Prüfung der Angemessenheit richtet sich nach der allgemeinen Verkehrsauffassung, wobei Umsatz und Gewinn des Unternehmens eine wichtige Rolle spielen. Man kann jedoch davon ausgehen, dass Bewirtungskosten bis zu einer Obergrenze von 100 Euro pro Person in jedem Fall als angemessen gelten.

7. Bewirtung im Privathaushalt

Bei privat veranlassten Bewirtungskosten handelt es sich um Kosten der privaten Lebensführung (§ 12 EStG), die grundsätzlich nicht als Betriebsausgaben abziehbar sind. Der Ort der Bewirtung ist ein wichtiges Indiz dafür, ob bei der Bewirtung eine private (Mit-)Veranlassung gegeben hat. Die Bewirtung fremder Personen im eigenen Privathaushalt wird von der Finanzverwaltung gem. R 4.10 Abs. 6 Satz 8 EStR grundsätzlich der privaten Lebensführung zugeordnet. Nur in Ausnahmefällen wird ein Abzug der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben anerkannt, wobei die Hürden hier sehr hoch sind. Das Unternehmen oder der Unternehmer ist hier nachweispflichtig, dass private Gründe für die Bewirtung keine Rolle gespielt haben und nur geschäftliche Gründe für die Bewirtung im eigenen Haushalt ausschlaggebend waren.

8. Vorsteuerabzug bei Bewirtungskosten

Lange war umstritten, ob der Vorsteuerabzug aus geschäftlich veranlassten Bewirtungskosten ebenfalls beschränkt ist. Inzwischen herrscht Klarheit darüber, dass der Vorsteuerabzug auch bei geschäftlich veranlassten Bewirtungskosten in vollem Umfang zulässig ist. Die Vorsteuer aus den angemessenen Bewirtungskosten dürfen zu 100% geltend gemacht werden (§ 15 Abs. 1a Satz 2 UStG). Dies gilt selbst dann, wenn die Bewirtungskosten nicht einzeln und getrennt aufgezeichnet wurden. Der Vorsteuerabzug aus unangemessenen Bewirtungskosten ist jedoch weiterhin unzulässig.

Zur weiteren Vertiefung:

Überarbeitet am 15.01.2020

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