chinesisch-essenBewirtungskosten eines Unternehmers bei Einladung von Geschäftspartnern und anderen Personen sind in Höhe von 70% als Betriebsausgaben abziehbar, soweit sie durch den Betrieb veranlasst und angemessen sind. Aufwendungen für die Bewirtung von Arbeitnehmern sind dagegen in voller Höhe abziehbar. Die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer ist in beiden Fällen zu 100% als Vorsteuer abziehbar. Das alles gilt jedoch nur, wenn gewisse formelle Anforderungen erfüllt werden, was in der Praxis leider sehr häufig übersehen wird. Das Finanzamt freut sich bei der Betriebsprüfung.

Was sind Bewirtungskosten?

Zu den Bewirtungskosten im Steuerrecht zählen die Ausgaben für Speisen und Getränke und für sonstige zum sofortigen Verzehr bestimmte Genussmittel, z.B. der Espresso oder Schnaps nach dem Essen. Auch Trinkgelder, Ausgaben für Garderobe oder Toilette zählen zu den Bewirtungskosten im weiteren Sinne. Ebenso Kosten für Musik, Saalmiete oder Unterhaltung.

Bewirtungskosten zählen zu den beschränkt abziehbaren Betriebsausgaben, sprich diese Aufwendungen sind im Rahmen einer Einnahmen-Überschußrechnung oder Gewinn- und Verlustrechnung nur zu 70 % abziehbar, wenn es sich um die Bewirtung betriebsexterner Personen aus „geschäftlichem“ Anlass handelt (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 i.V.m. § 9 Abs. 5 EStG). Handelt es sich dagegen um die Bewirtung von im Unternehmen beschäftigten Arbeitnehmern, sind die Kosten zu 100 % abziehbar.

Voraussetzung ist jedoch in allen Fällen, dass die Bewirtungskosten angemessen sind und deren betriebliche Veranlassung nachgewiesen wird. Während die Angemessenheitsprüfung nur in besonderen Ausnahmefällen zu Streitigkeiten mit dem Finanzamt führt, ist das bei der Prüfung der formellen Nachweispflicht viel öfter zu beobachten. Obwohl die Restaurants – manchmal auch erst auf Anfrage – eine Rechnung mit allen erforderlichen Angaben zum Nachweis der betrieblichen Veranlassung aushändigen, werden diese in – zu – vielen Fällen nicht ausgefüllt.

Ein betrieblicher oder geschäftlicher Anlass besteht immer dann, wenn es sich um die Bewirtung von Personen handelt, mit denen Geschäftsbeziehungen bestehen oder entstehen sollen. Die Nachweispflicht bezieht sich auf folgende Angaben zur Bewirtung:

  • Ort der Bewirtung,
  • Tag der Bewirtung,
  • Namen der Teilnehmer,
  • Anlass der Bewirtung,
  • Höhe der Aufwendungen.

Ort und Tag der Bewirtung sollten klar sein, weil hier nur Ort und Tag aus der Rechnung zu übernehmen sind. Aufzuzeichnen sind alle Namen der Teilnehmer, also auch der eigene Name.

Die Angaben zum Anlass der Bewirtung müssen den Zusammenhang mit einem geschäftlichen Vorgang oder einer Geschäftsbeziehung klar erkennen lassen. Folgende Angaben sind hierfür nicht ausreichend und werden im Rahmen einer Betriebsprüfung regelmäßig beanstandet mit der Folge, dass diese Kosten nicht als Betriebsausgaben anerkannt werden.

  • Besprechung,
  • Akquisition
  • Kundenpflege,
  • Mandantenbesprechung.

Bei Handwerkern sollte zumindest ein Objekt oder Projekt eingetragen werden. Rechtsanwälte, Steuerberater oder andere Freiberufler tragen zumindest ein Thema ein, über das während des Essen gesprochen wurde, bespielsweise „Einkommensteuererklärung 2009“, „Jahresabschluss 2008“ oder „Finanzierungsdarlehen für ….“.

Die Rechnung muss auf den Namen des bewirtenden Unternehmers ausgestellt sein, es sei denn es handelt sich um eine Kleinbetragsrechnung. Die Bewirtungskosten sind einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen.

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