Seit 01.01.2009 besteht für Arbeitgeber in bestimmten Branchen eine gesetzliche Pflicht zur Sofortmeldung bei Einstellung eines Arbeitnehmers.
Arbeitgeber mussten sozialversicherungspflichtige Beschäftigte schon immer bei der zuständigen Krankenkasse anmelden. Diese Regelung wurde jedoch mit Wirkung ab 01.01.2009 erweitert. Seitdem besteht in bestimmten Branchen eine Pflicht zur Sofortmeldung sozialversicherungspflichtiger Arbeitnehmer, wobei die Datenübermittlung auf elektronischem Weg an die Datenstelle der Deutschen Rentenversicherung zu erfolgen hat.
Inhalt:
- Betroffene Branchen
- Wann ist die Sofortmeldung erforderlich?
- Wie muss die Sofortmeldung erfolgen?
- An wen wird die Sofortmeldung übermittelt?
- Welche Angaben muss die Sofortmeldung enthalten?
- Ersetzt die Sofortmeldung die normale Anmeldung?
1. Betroffene Branchen
Unternehmen in folgenden Branchen sind von der gesetzlichen Pflicht zur Sofortmeldung sozialversicherungspflichter Arbeitnehmer betroffen:
- Baugewerbe;
- Gaststätten und Beherbergungsgewerbe;
- Gewerbe der Personenbeförderung;
- Spedition, Transportunternehmen und verbundene Unternehmen der Logistik;
- Schausteller;
- Forstwirtschaft;
- Gebäudereinigung;
- Aufbau und Abbau von Messen und Ausstellungen;
- Fleischwirtschaft.
In Verbindung mit der Sofortmeldung müssen die Beschäftigten in den genannten Branchen ihre Identität durch einen Personalausweis, Pass, Passersatz oder Ausweisersatz nachweisen können.
2. Wann ist die Sofortmeldung erforderlich?
Die Sofortmeldung muss spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung erfolgen. Verantwortlich hierfür ist der Arbeitgeber oder ein von ihm beauftragter Rechtsanwalt bzw. Steuerberater oder ein Service-Rechenzentrum mittels elektronischer Übertragung der Daten.
Beispiel:
Der Inhaber des Restaurants „Zum goldenen Kalb“ stellt am 01.02.2009 den Koch Leckermann ein. Spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung am 01.02.2009 muss der Inhaber der Gaststätte für den Koch Leckermann eine Sofortmeldung an die Datenstelle der Deutschen Rentenversicherung übermitteln. Handelt es sich bei dem Arbeitgeber um eine GmbH, trifft die Pflicht den Geschäftsführer der GmbH.
3. Wie muss die Sofortmeldung erfolgen?
Die Sofortmeldung erfolgt durch elektronische Übermittlung der wesentlichen Daten des Mitarbeiters an die Datenstelle der Deutschen Rentenversicherung. Hierfür wurde extra ein neuer Meldegrund „20“ eingeführt.
Wie die normale Anmeldung von Beschäftigten kann auch die Sofortmeldung aus einem Lohnabrechnungsprogramm heraus durchgeführt werden.
Es besteht aber auch die Möglichkeit zur Übermittlung mittels der Ausfüllhilfe „sv.net“. Die Eingabemaske führt durch die entsprechenden Felder, die auszufüllen sind. Eine wertvolle praktische Hilfe ist der Button rechts unten: „Sofortmeldung prüfen“.
4. An wen sind die Daten zu übermitteln?
Die für die Sofortmeldung notwendigen Daten des Beschäftigten sind unmittelbar und in elektronischer Form an die Datenstelle der Deutschen Rentenversicherung (DSRV) zu übermitteln. Eine schriftliche Anzeige per Brief, Telefax oder E-Mail ist nicht zulässig und auch nicht wirksam.
5. Welche Angaben muss die Sofortmeldung enthalten?
Die Sofortmeldung an die Datenstelle der Deutschen Rentenversicherung muss mindestens folgende Angaben enthalten:
- Betriebsnummer des Arbeitgebers;
- Familien- und Vorname des Beschäftigten;
- Sozialversicherungsnummer des Beschäftigten;
- Beginn der Beschäftigung.
Da zwingend eine Betriebsnummer notwendig ist, muss diese zuvor beantragt werden.
Ist die Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers noch nicht bekannt, müssen stattdessen die folgenden für die Vergabe der Sozialversicherungsnummer erforderlichen Daten übermittelt werden:
- Tag und Ort der Geburt;
- Anschrift;
- Ggf. die Europäische Versicherungsnummer.
Nimmt der angemeldete Arbeitnehmer die Beschäftigung wider Erwarten nicht auf, ist die Sofortmeldung zu stornieren. Daneben ist eine unverzügliche Korrektur erforderlich, wenn eine der Angaben fehlerhaft gewesen ist.
6. Ist die normale Anmeldung von Beschäftigten notwendig?
Die Sofortmeldung ist neben der normalen Anmeldung von Beschäftigten vorgesehen. Die Sofortmeldung ersetzt die „normale“ Anmeldung mit Abgabegrund „10“ nicht.
Die normale Anmeldung muss der Arbeitgeber spätestens sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung (zusätzlich) abgeben. Weichen die Daten aus der Anmeldung von denen der Sofortmeldung ab, erhält der Arbeitgeber von der Deutschen Rentenversicherung eine Information auf elektronischem Weg.
