Richtig Rechnungen schreiben

Zum Thema Rechnungen habe ich nachfolgend eine Anleitung erstellt, die sich zunächst vor allem an Existenzgründer und junge Unternehmer richet, die ihre erste Rechnung schreiben. Es wird erläutert, in welcher Form Rechnungen erstellt werden und welche Angaben darin zu machen sind. Ergänzend gibt es Verweise zu einigen Musterrechnungen und Rechnungsvorlagen.

Inhalt:

Einführung in die gesetzlichen Grundlagen
Rechnung oder Gutschrift
Mindestinhalt einer Rechnung
Erleichterungen bei Kleinbetragsrechnungen
Besonderheiten beim Kleinunternehmer
Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung
Aufbewahrungspflichten
Rechnungsmuster und Vorlagen

1. Einführung in die gesetzlichen Grundlagen

Mit dem Steueränderunsgesetz 2003 hat der Gesetzgeber im Rahmen der Umsatzsteuer wichtige Änderungen beschlossen, die großen Einfluss auf die Gestaltung und den Inhalt der Rechnungen in Deutschland hatten. Dies geschah in Umsetzung sog. Rechnungsrichtlinie der EU (Richtlinie 2001/115/EG vom 20.12.2001). Damit wurden die gesetzlichen Anforderungen an den Mindestinhalt einer Rechnung erstmals zum 1.1.2004 deutlich verschärft. Seit 1.7.2004 sind die Regelungen für alle Unternehmer verbindlich. Zentrale Vorschrift ist der § 14 UStG, ergänzt durch die Regelungen in §§ 14a, 14b und 14c UStG. Hiernach ist der Vorsteuerabzug gem. § 15 UStG nur aus einer ordnungsgemäßen Rechnung im Sinne der §§ 14, 14a UStG zulässig. Zweifelsfragen hat die Finanzverwaltung in einem umfangreichen BMF-Schreiben vom 29.01.2004 (BStBl. I 2004, 258 pdf) beantwortet.

2. Rechnung oder Gutschrift

Eine Rechnung ist gem. § 14 Abs. 1 UStG i.V.m. § 31 Abs. 1 UStDV ein einzelnes Dokument oder eine Mehrzahl von Dokumenten, mit denen über eine Warenlieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Überlicherweise wird das Dokument als Rechnung bezeichnet. Mit der Übersendung fordert der Unternehmer als Aussteller den Rechnungsempfänger auf, die Gegenleistung (meist die Bezahlung der Waren oder sonstigen Leistungen) sofort oder innerhalb der angegebenen Zahlungsfrist vorzunehmen. Auch Kassenbons oder Quittungen können eine Rechnung darstellen, wenn sie den Anforderungen des § 14 Abs. 4 UStG genügen.

Sofern dies zwischen den Beteiligten im Vorhinein vereinbart wurde, kann auch der Leistungsempfänger über die Warenlieferung oder die sonstige Leistung abrechnen. Man spricht dann von einer Gutschrift. Die Gutschrift wird erst mit Übermittlung an den leistenden Unternehmer wirksam und bleibt dies, so lange der leistende Unternehmer dem übermittelten Dokument nicht widerspricht (§ 14 Abs. 2 UStG).

Rechnungen werden üblicherweise in Papierform ausgestellt und per Brief oder Standard-Fax an den Rechnungsempfänger übermittelt. Es ist aber auch eine Übermittlung auf elektronischem Weg möglich, sofern der Rechnungsempfänger dem zugestimmt hat. Wird diese auf elektronischem Weg übermittelt, muss die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sind.

3. Mindestinhalt einer Rechnung

Der Mindestinhalt einer Rechnung ergibt sich in erster Linie aus den Regelungen in § 14 Abs. 4, 14a UStG. Hiernach müssen Rechnungen zumindest folgende Angaben enthalten:

Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers.
Angabe der erteilten Steuernummer oder der vom Bundeszentralamt für Steuern erteilten Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UStIdNr.).
Ausstellungsdatum.
Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer).
Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung.
Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung.
Nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist.
Anzuwendender Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
In den Fällen des § 14b Abs. 1 S. 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.
In den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten (= Gutschrift) die Angabe „Gutschrift„.

Zusatzangaben in Sonderfällen

Führt der Unternehmer eine innergemeinschaftliche Lieferung aus, ist er gem. § 14a Abs. 3 UStG zur Ausstellung einer Rechnung bis zum 15. Tag des darauffolgenden Monats verpflichtet. Darin sind die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers anzugeben.

Führt der Unternehmer eine Leistung im Sinne des § 13b Abs. 2 aus, für die der Leistungsempfänger nach § 13b Abs. 5 die Steuer schuldet, ist zusätzlich ein Hinweis auf die „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ anzugeben.

Für den Leistungsempfänger ist eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen erforderlichen Angaben deshalb von Bedeutung, da die Ausübung des Vorsteuerabzugs von einer nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellten Rechnung abhängig ist.

Entspricht die übermittelte Rechnung nicht den gesetzlichen Anforderungen, ist der Rechnungsempfänger zur Zurückbehaltung des Rechnungsbetrages berechtigt. In diesem Fall hat der Rechnungsempfänger einen Anspruch auf Berichtigung bzw. Ergänzung fehlender Angaben, die nach § 31 Abs. 5 UStDV ohne weiteres möglich ist.

4. Erleichterungen bei Kleinbetragsrechnungen

Bei einer Rechnung über sog. Kleinbeträge i.S.d. § 33 UStDV (Kleinbetragsrechnung) werden gewisse Erleichterungen gewährt, was den Mindestinhalt der Rechnung angeht (Muster einer Kleinbetragsrechnung). Hiernach ist es ausreichend, wenn die Rechnung folgende Angaben enthält:

Vollständiger Namen und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers.
Ausstellungsdatum.
Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung.
Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Die Angabe des Entgelts und des konkreten Steuersatzes ist also ausreichend. Die Umsatzsteuer muss in der Kleinbetragsrechnung betragsmäßig nicht gesondert ausgewiesen werden. Auch die Angabe einer Steuernummer und fortlaufenden Rechnungsnummer ist hier nicht erforderlich.

Die Vorschriften für die Kleinbetragsrechnung gelten nicht für die Rechnung über Leistungen nach § 3c und 6a UStG sowie in Fällen im Baugewerbe, in denen der Leistungsempfänger Steuerschuldner ist (§ 13b UStG).

5. Besonderheiten beim Kleinunternehmer

Kleinunternehmer können auf Basis der Kleinunternehmerregelung gem. § 19 UStG auf die Erhebung von Umsatzsteuer verzichten. In der Rechnung eines Kleinunternehmers (Muster Kleinunternehmerrechnung) wird daher weder ein anzuwendender Steuersatz noch eine Umsatzsteuer betragsmäßig ausgewiesen. Stattdessen ist jedoch ein Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung gem. § 19 UStG erforderlich.

6. Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung

Ist der Leistungsempfänger ein Unternehmer oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts, so ist der leistende Unternehmer zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet.

Unternehmer der Baubranche, die eine Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Gebäude und Grundstück erbringen, sind darüber hinaus verpflichtet, auch privaten Auftraggebern innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 Nr. 1 UStG). Diese Rechnung muss zusätzlich einen Hinweis auf die 2-jährige Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers beinhalten (§ 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG).

7. Aufbewahrungspflichten

Unternehmer müssen gem. § 14b Abs. 1 UStG eine Kopie aller ausgestellten und erhaltenen Rechnungen aufbewahren. Das Gleiche gilt für Gutschriften und Rechnungen, die von einem Dritten im Namen und für Rechnung des Unternehmers ausgestellt wurden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre und beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist (§ 14b Abs. 1 UStG). Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Rechnungen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 S. 3 AO). Zulässige Aufbewahrungsorte ergeben sich aus § 14b Abs. 2 UStG. Der Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht stellt eine Ordnungswidrigkeit dar und kann mit einem Bußgeld geahndet werden (§ 26a Abs. 1 Nr. UStG).

8. Muster und Vorlagen zu Rechnungen

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