Im Geschäftsführervertrag vereinbaren GmbH und Geschäftsführer die spezifischen Details der Aufgaben, Rechte und Pflichten, die von beiden Seiten zu beachten sind und auch über das GmbH-Gesetz weit hinausgehen gehen können. Der Geschäftsführervertrag erlaubt es somit, den rechtlichen Rahmen der vertraglichen Beziehung zwischen GmbH und Geschäftsführer individuell auszugestalten und besondere Aspekte auf beiden Seiten zu berücksichtigen. Dazu gehören unter anderem die Branche, Unternehmensgröße, Anzahl der Geschäftsführer und die Gesellschafterstruktur.

Ein wesentlicher Teil des Geschäftsführervertrages betrifft den Umfang und etwaige Beschränkungen der Geschäftsführungsbefugnis, das Geschäftsführergehalt, die Tantiemevereinbarung sowie die Bestandteile einer betrieblichen Altersvorsorge. Weitere relevante Aspekte betreffen den Beginn und die Dauer des Vertrages sowie die Voraussetzungen und Fristen einer Kündigung. Beim angestellten Fremdgeschäftsführer enthält der Geschäftsführervertrag regelmäßig auch Regelungen zu Themen wie Urlaub, Gehaltsfortzahlung im Krankheitsfall und nach dem Tod sowie Erweiterungen oder Befreiungen vom Wettbewerbsverbot.

Obwohl das GmbH-Gesetz keinen schriftlichen Geschäftsführervertrag vorschreibt, ist die Schriftform ausnahmslos zu empfehlen, um Unklarheiten und potenzielle Konflikte zu vermeiden. Ein gut gestalteter Geschäftsführervertrag ist ein wesentliches Instrument, um eine klar definierte Zusammenarbeit zwischen GmbH und dem Geschäftsführer oder der Geschäftsführerin sicherzustellen. In diesem Artikel schauen wir uns anhand diverser Muster und Beispiele an, wie ein solider Geschäftsführervertrag aufgebaut sein sollte.

Inhalt:

1. Verhältnis zwischen Gesellschaftsvertrag und Geschäftsführervertrag
2. Zuständigkeit für Abschluss, Änderung und Beendigung des Vertrages
3. Rechtsnatur und Form des Geschäftsführervertrages
4. Aufbau und wesentlicher Inhalt des Vertrages
5. Richtige Bezeichnung der Vertragsparteien
6. Aufgaben, Rechte und Pflichten des Geschäftsführers
7. Beschränkungen der Geschäftsführungsbefugnis
8. Beginn, Dauer und Beendigung des Vertrages
9. Bestandteile und Höhe des Geschäftsführergehalts
10. Tantiemevereinbarung und Bonusregelungen
11. Vergütungsfortzahlung im Krankheitsfall und dem Tod
12. Urlaubsregelung und Abgeltung
13. Reisekostenersatz und sonstige Leistungen
14. Dienstwagen und private Nutzung
15. Betriebliche Altersvorsorge
16. Erfindungen der Geschäftsführer
17. Nebentätigkeiten des Geschäftsführers
18. Wettbewerbsverbot und Karenzentschädigung
19. Sonstige Bestimmungen im Geschäftsführervertrag
20. Häufige Fehler beim Geschäftsführervertrag
21. Sozialversicherungspflicht und Statusfeststellung
22. Muster und Vorlagen zum Geschäftsführervertrag
23. Anwaltliche Beratung zum Geschäftsführervertrag

1. Verhältnis zwischen Gesellschaftsvertrag und Geschäftsführervertrag

Das Verhältnis zwischen dem Gesellschaftsvertrag der GmbH und dem Geschäftsführervertrag ist bisweilen komplex und kann zu einer Reihe von schwierigen Rechtsfragen führen. Beide Dokumente sind zentral für die Geschäftsführer der GmbH, die eine Doppelstellung innerhalb der GmbH haben.

Der Gesellschaftsvertrag der GmbH, oft auch Satzung genannt, erfüllt eine Doppelfunktion: Zum einen enthält er die vertragliche Vereinbarung der Gesellschafter zur Gründung der GmbH. Zum anderen regelt der Gesellschaftsvertrag die Beziehungen zwischen der GmbH und den Gesellschaftern sowie die Beziehungen der Gesellschafter untereinander. Ferner legen die Gesellschafter im Gesellschaftsvertrag die Struktur der Gesellschaft fest, wobei eine GmbH zumindest einen Geschäftsführer haben muss, der das Handlungs- und Vertretungsorgan bildet, das die Gesellschaft im Rechtsverkehr nach außen vertritt.

Das Amt des Geschäftsführers mit allen damit verbundenen gesellschaftsrechtlichen Pflichten und Rechten wird bereits durch die Bestellung zum Geschäftsführer begründet. Dieses organschaftliche Verhältnis zwischen GmbH und Geschäftsführer wird durch den schuldrechtlichen Geschäftsführeranstellungsvertrag ergänzt. Für die Bestellung der Geschäftsführer ist grundsätzlich die Gesellschafterversammlung zuständig, wobei prinzipiell die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen entscheidet. Durch die Bestellung der Geschäftsführer entsteht neben der Gesellschafterversammlung das zweite zentrale Organ der GmbH, das sowohl die Leitung des Unternehmens übernimmt als auch die rechtliche Vertretung nach außen gewährleistet.

Der Geschäftsführervertrag hingegen ist ein schuldrechtlicher Vertrag zwischen der GmbH (vertreten durch ihre Gesellschafterversammlung) und dem Geschäftsführer. Er regelt die spezifischen Bedingungen der Geschäftsführung, insbesondere Aufgaben und Pflichten der Geschäftsführer, Beschränkungen der Geschäftsführungsbefugnis, Vergütung, Gewinnbeteiligung in Form einer Tantieme oder Bestandteile einer betrieblichen Altersvorsorge.

Obwohl der Geschäftsführervertrag deutlich spezifischer und detaillierter als der Gesellschaftsvertrag sein kann, ist er rechtlich gesehen nachrangig. Das bedeutet, dass im Falle eines Widerspruchs zwischen den beiden Verträgen die Bestimmungen des Gesellschaftsvertrages Vorrang haben. Es ist daher wichtig, dass der Geschäftsführervertrag sorgfältig abgefasst wird, um Widersprüche zum Gesellschaftsvertrag zu vermeiden.

2. Zuständigkeit für Abschluss, Änderung und Beendigung des Vertrages

Die Entscheidung über den Abschluss, die inhaltliche Gestaltung, Änderung oder Beendigung des Geschäftsführervertrages liegt grundsätzlich bei der Gesellschafterversammlung, wobei der betroffene geschäftsführende Gesellschafter bei der Abstimmung in der Gesellschafterversammlung nicht ausgeschlossen ist. Die Gesellschafter können diese Zuständigkeit aber auch prinzipiell auf ein anderes Organ (Aufsichtsrat, Beirat) oder im Einzelfall einem oder mehreren Gesellschaftern übertragen. Sie können sogar einen bereits vorhandenen Geschäftsführer damit beauftragen, den Geschäftsführervertrag zu verhandeln und abzuschließen.

3. Rechtsnatur und Form des Geschäftsführervertrages

Der Geschäftsführervertrag ist regelmäßig ein Dienstvertrag i.S.d. §§ 611 ff. BGB, der auf die Erbringung der Geschäftsführung in der GmbH als Geschäftsbesorgung i.S.d. §§ 675, 611 BGB gerichtet ist.

Auf den Geschäftsführervertrag finden zunächst die zivilrechtlichen Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuchs zum Dienstvertrag Anwendung, jedoch nicht die für einen Arbeitsvertrag. Dennoch sind insbesondere beim Fremdgeschäftsführer und beim Gesellschafter-Geschäftsführer ohne beherrschenden Einfluss zahlreiche Schutzvorschriften des Arbeitsrechts zu beachten.   

Grundsätzlich ist für den Geschäftsführervertrag keine bestimmte Form vorgesehen. Dennoch ist die Schriftform in jedem Fall dringend empfehlenswert. Für den Fremdgeschäftsführer ergibt sich dies aus der notwendigen Transparenz hinsichtlich der Rechte und Pflichten. Für den beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer ist die Schriftform schon aus steuerrechtlichen Gründen unvermeidbar, um das Risiko der verdeckten Gewinnausschüttung zu vermeiden. 

4. Aufbau und wesentlicher Inhalt des Vertrages

Der Aufbau und die inhaltliche Gestaltung des Geschäftsführervertrages sind entscheidend davon abhängig, ob es sich um einen

• Fremdgeschäftsführer ohne Beteiligung am Stammkapital der GmbH,
• geschäftsführenden Gesellschafter ohne beherrschenden Einfluss oder einen
• beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer

handelt.

Zu folgenden Bereichen sollte der Geschäftsführervertrag in jedem Fall einzelne Regelungen enthalten:

• Aufgaben und Pflichten des Geschäftsführers;
• Beschränkungen der Geschäftsführungsbefugnis;
• Beginn, Dauer und Beendigung des Geschäftsführervertrages;
• Vergütung des Geschäftsführers (Geschäftsführergehalt); 
• Tantiemevereinbarung und/oder Bonusregelungen;
• Vergütungsfortzahlung im Krankheitsfall und nach dem Tod;
• Erholungsurlaub und Regelungen zur Urlaubsabgeltung;
• Reisekosten und Aufwendungsersatz;
• Dienstwagen und Erlaubnis zur privaten Nutzung;
• Betriebliche Altersversorgung des Geschäftsführers;
• Erfindungen des Geschäftsführers;
• Nebentätigkeiten und Wettbewerbsverbot.

5. Richtige Bezeichnung der Vertragsparteien

Die korrekte Bezeichnung der Vertragsparteien ist ein grundlegender Aspekt jedes Vertrages.

Die GmbH ist eine juristische Person mit eigener Rechts- und Handlungsfähigkeit, wobei sie durch ihre jeweiligen Organe vertreten wird. Die korrekte Firmierung der GmbH ist aus dem Handelsregister zu entnehmen. Neben dem Firmennamen ist der Rechtsformzusatz sowie die vollständige Geschäftsanschrift anzugeben. Für den Abschluss und die Änderung des Geschäftsführervertrages ist grundsätzlich die Gesellschafterversammlung zuständig.

Der Geschäftsführer ist immer eine natürliche Person, die mit ihrem vollständige Vor- und Nachnamen zu bezeichnen ist, wie er im Personalausweis verzeichnet ist. In der Regel ist es auch empfehlenswert, zusätzliche Angaben zur Identifizierung wie die vollständige Anschrift und das Geburtsdatum anzugeben. Bei Minderjährigen ist es wichtig, die gesetzlichen Vertreter, üblicherweise die Eltern, mit aufzuführen.

6. Aufgaben und Pflichten des Geschäftsführers

Die Aufgaben und Pflichten der Geschäftsführer einer GmbH sind komplex und vielschichtig, geprägt durch ein dichtes Netz diverser Rechtsquellen. Diese spannen einen weiten Bogen von speziellen Gesetzen über allgemeine rechtliche Rahmenbedingungen bis hin zu vertraglichen Vereinbarungen. Sie alle formen und definieren die konkreten Aufgaben und Pflichten, denen Geschäftsführer einer GmbH nachkommen müssen.

Ein umfangreicher Katalog gesetzlich festgelegter Aufgaben und Pflichten ergibt sich aus dem GmbH-Gesetz (GmbHG), dem Handelsgesetzbuch (HGB), den Vorschriften des Steuerrechts und Sozialversicherungsrecht und der Insolvenzordnung (InsO). Von besonderer Bedeutung ist § 35 Abs. 1 GmbHG, der die gerichtliche und außergerichtliche Vertretung der Gesellschaft sowie die kaufmännische und technische Leitung des Unternehmens als Kernaufgaben der Geschäftsführer festlegt.

Als gesetzliche Vertreter der GmbH tragen Geschäftsführer die Verantwortung für die Erfüllung sämtlicher Pflichten der GmbH, die sich insbesondere aus dem Steuerrecht oder Sozialversicherungsrecht ergeben. Die kaufmännische und technische Leitung beinhaltet die Planung, Steuerung und Überwachung der Geschäftsprozesse, um einen legalen, effizienten und gewinnorientierten Betriebsablauf zu gewährleisten.

Aufgaben und Pflichten

1. Der Geschäftsführer vertritt die GmbH unter Beachtung der gesetzlichen und gesellschaftsvertraglichen Regelungen, besonderer Anweisungen der Gesellschafter, dieses Anstellungsvertrages und einer etwaigen Geschäftsordnung in ihrer jeweiligen Fassung gerichtlich und außergerichtlich.
2. Der Geschäftsführer hat sein Amt mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns zu führen. An einen bestimmten Arbeitsort oder eine bestimmte Arbeitszeit ist er nicht gebunden.
3. Die Gesellschafter können jederzeit weitere Geschäftsführer bestellen und/oder dem Geschäftsführer weitere Zuständigkeiten zuzuweisen. Eine Geschäftsverteilung unter den Geschäftsführern wird gegebenenfalls durch eine Geschäftsordnung bestimmt.

Die Geschäftsordnung für die Geschäftsführung in der GmbH ist ein Regelwerk, das insbesondere die Zusammenarbeit zwischen mehreren Geschäftsführern untereinander und im Verhältnis zu den Gesellschaftern festlegt.

7. Beschränkungen der Geschäftsführungsbefugnis

Die Geschäftsführungsbefugnis der Geschäftsführer ist ein zentraler Aspekt im Rahmen der Unternehmensführung. Sie ist von der Leitungs- und Vertretungsmacht abzugrenzen und definiert im Innenverhältnis, ob und inwieweit die Geschäftsführer bei Erledigung ihrer Aufgaben und Pflichten ohne besondere Zustimmung der Gesellschafter entscheiden können.

Im Verhältnis zwischen Gesellschaft und Geschäftsführern ist es daher wichtig, die genauen Grenzen der Geschäftsführungsbefugnis durch klare Regelungen im Gesellschaftsvertrag, im Geschäftsführeranstellungsvertrag und/oder in einer Geschäftsordnung zu bestimmen.

Beschränkungen der Geschäftsführungsbefugnis sind in der Praxis eher die Regel als die Ausnahme, wirken sich aber nicht automatisch auf die Vertretungsmacht aus. Daher kann ein Geschäftsführer die GmbH nach außen unbeschränkt vertreten, obwohl der Geschäftsführervertrag oder eine Geschäftsordnung vielfältige Beschränkungen der Geschäftsführungsbefugnis enthält.

Aufgaben und Pflichten

1. …
2. …
3. …
4. Die Befugnis zur Geschäftsführung umfasst das Recht zur Vornahme aller Geschäfte im Rahmen des gewöhnlichen Geschäftsbetriebs der Gesellschaft. Für alle Geschäfte, die über den gewöhnlichen Geschäftsbetrieb der Gesellschaft hinausgehen, bedarf der Geschäftsführer der vorherigen Zustimmung der Gesellschafterversammlung. Einzelheiten legen die Gesellschafter in einer Geschäftsordnung für die Geschäftsführung fest, die in ihrer jeweils aktuellen Fassung gültig ist. Die aktuell geltende Geschäftsordnung ist diesem Vertrag als Anlage 1 beigefügt.
5. Der Geschäftsführer vertritt die Gesellschaft gemeinsam mit einem anderen Geschäftsführer oder gemeinsam mit einem Prokuristen.

Die rechtlichen Grundlagen der Geschäftsführungsbefugnis ergeben sich primär aus dem GmbH-Gesetz und vertraglichen Regelungen im Gesellschaftsvertrag. Beschränkungen der Geschäftsführungsbefugnis werden in der Praxis häufig in einer Geschäftsordnung für die Geschäftsführung definiert, auf die in einem Geschäftsführeranstellungsvertrag jeweils verwiesen wird.

8. Beginn, Dauer und Beendigung

Das Wirksamwerden des Geschäftsführervertrages muss nicht zwangsläufig mit der formellen Bestellung des Geschäftsführers einhergehen. Es gibt Fälle, in denen ein verspäteter Beginn des Vertrages gewünscht und/oder sinnvoll ist.

Die Dauer des Geschäftsführervertrages kann auf verschiedene Weise geregelt werden. Es ist durchaus üblich, dass der Vertrag auf unbestimmte Zeit geschlossen wird. Andererseits kann es Situationen geben, in denen eine Befristung des Vertrages sinnvoll ist, beispielsweise bei spezifischen Projekten oder Zielen, die der Geschäftsführer erreichen soll. Ebenso ist eine Mischform denkbar, in der ein Geschäftsführervertrag zunächst für eine bestimmte Dauer ohne Möglichkeit einer ordentlichen Kündigung abgeschlossen wird, nach deren Ablauf er sich entweder in einen unbefristeten Vertrag umwandelt oder automatisch um eine weitere festgelegte Dauer verlängert. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, die Laufzeit des Vertrages zu gestalten, um den spezifischen Bedürfnissen der Gesellschaft und des Geschäftsführers gerecht zu werden.

Die Beendigung des Geschäftsführervertrages kann ebenso auf unterschiedlichste Weisen erfolgen. Eine Möglichkeit ist die ordentliche Kündigung, bei der eine der Vertragsparteien den Vertrag unter Einhaltung der vereinbarten Kündigungsfrist beendet. Eine außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund ist ebenfalls möglich und kann durch den Vertrag auch nicht ausgeschlossen werden. Schließlich kann der Vertrag auch durch das Erreichen der vereinbarten Laufzeit enden, sofern er befristet war. Unabhängig vom gewählten Mechanismus ist es entscheidend, die jeweiligen Bedingungen klar und eindeutig im Vertrag zu regeln, um spätere Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden.

Beginn, Dauer und Beendigung des Vertrages

1. Dieser Vertrag beginnt am …. Er ist unbefristet.
2. Beide Parteien können den Vertrag mit einer Frist von … Monaten zum Ende eines Monats (alternativ: zum Ende eines Quartals oder Jahres) kündigen.
3. Das Anstellungsverhältnis endet, ohne dass es einer Kündigung bedarf, mit Ablauf des Monats, in welchem der Geschäftsführer das gesetzliche Rentenalter (derzeit 67) erreicht.
4. Die Kündigung bedarf der Schriftform. Die Abberufung des Geschäftsführers gilt zugleich als ordentliche Kündigung dieses Dienstvertrages, sofern keine außerordentliche Kündigung vorgenommen wird. In diesem Fall genügt der Zugang des Protokolls der Gesellschafterversammlung beim Geschäftsführer.

Allerdings kann die Abberufung des Geschäftsführers durch die Gesellschafterversammlung jederzeit und unabhängig von der Beendigung des Vertrages erfolgen. Der Vertrag bleibt dann zwar grundsätzlich bestehen, es sei denn, es gibt eine anders lautende vertragliche Regelung (wie im vorstehenden Beispiel).

9. Vergütung (Geschäftsführergehalt)

Die Vergütung eines Geschäftsführers, auch als Geschäftsführergehalt bezeichnet, ist eine wesentliche Komponente des Geschäftsführervertrages. Sie dient nicht nur als Gegenleistung für die Unternehmensleitung und Vertretung der Gesellschaft, sondern stellt auch einen wichtigen Posten im Rahmen der Betriebsausgaben der GmbH dar. In der Praxis besteht diese Vergütung üblicherweise aus mehreren Bestandteilen.

Ein fixes Grundgehalt bildet dabei das Fundament der Gesamtvergütung und wird häufig durch variable Bestandteile wie eine gewinnabhängige Tantieme und weitere Sonderleistungen und Zuschüsse ergänzt. Dazu gehören insbesondere das Urlaubsgeld und die Weihnachtsgratifikation (Weihnachtsgeld oder 14. Gehalt).

Im Sinne einer Gesamtvergütung kann neben dem Grundgehalt und der Tantieme auch die Bereitstellung eines Dienstwagens mit der Erlaubnis zur Privatnutzung sowie andere Sonderleistungen vereinbart werden. Ein besonders relevanter Aspekt in der heutigen Zeit ist die betriebliche Altersvorsorge. Sie spielt eine zunehmende Rolle, insbesondere da die Versorgungslücke bei Geschäftsführern einer GmbH im Ruhestand oft größer ist als bei herkömmlichen Angestellten.

Vergütung

1. Der Geschäftsführer erhält für seine Tätigkeit ein festes Jahresbruttogrundgehalt in Höhe von EUR … (in Worten Euro …).
2. Das Grundgehalt wird nach Abzug der gesetzlichen Abgaben in zwölf gleichen monatlichen Teilbeträgen jeweils zum Ende des Kalendermonats fällig und auf ein vom Geschäftsführer benanntes Konto überwiesen.
3. Außerdem trägt die Gesellschaft die gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitgeberanteile zur gesetzlichen Sozialversicherung. Dies umfasst die Beiträge zur Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung.
4. Sofern der Geschäftsführer bei einer privaten Kranken- und Pflegeversicherung versichert ist, zahlt die Gesellschaft einen Zuschuss in Höhe des Betrages, den sie als Arbeitgeberanteil zur gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung tragen müsste, höchstens jedoch die Hälfte des aufzuwendenden Gesamtbeitrags zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung.
5. Das Jahresbruttogrundgehalt wird mindestens einmal jährlich unter Berücksichtigung der wirtschaftlichen Entwicklung der GmbH und der persönlichen Leistungen des Geschäftsführers überprüft und an die gegebenen Umstände angepasst. Die Anpassung erfolgt jeweils zum 1. Januar des folgenden Kalenderjahres, erstmals zum 1. Januar …

Sozialversicherungspflicht und verdeckte Gewinnausschüttung

In dem Kontext zum Geschäftsführergehalt ist darauf zu achten, dass in Deutschland für alle gegen Arbeitsentgelt beschäftigte Personen in einem Unternehmen grundsätzlich eine gesetzliche Zwangsversicherung besteht, die sich auf die folgenden Bereiche erstreckt:

• Krankenversicherung (§ 5 Abs. 1 Nr. 1 SGB V);
• Pflegeversicherung (§ 20 Abs. 1 S. 2 Nr. 1 SGB XI);
• Rentenversicherung (§ 1 S. 1 Nr. 1 SGB VI);
• Arbeitslosenversicherung (§ 25 Abs. 1 S. 1 SGB III);
• Beiträge zur betriebliche Unfallversicherung.

Die Beiträge werden von der GmbH und vom Geschäftsführer nahezu zu gleichen Teilen erbracht, wobei diese als Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile bezeichnet werden. Die Beiträge zur betrieblichen Unfallversicherung trägt die GmbH alleine.

Die gesetzliche Sozialversicherungspflicht betrifft auch die Geschäftsführer einer GmbH, es sei denn, sie sind wie selbständige Unternehmer zu behandeln. Die Abgrenzung zwischen abhängiger Beschäftigung und selbständiger Tätigkeit obliegt der Gesellschaft, aber bei fehlerhafter Beurteilung haftet sie für die nicht entrichteten Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeiträge.

Insbesondere beim alleinigen oder beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer gehört das Geschäftsführergehalt zu den wesentlichen Betriebsausgaben der GmbH und bedarf daher einer besonderen Aufmerksamkeit des geschäftsführenden Gesellschafters sowie der beratenden Rechtsanwälte und Steuerberater. Diesbezügliche Mängel, Lücken oder Fehler im Geschäftsführeranstellungsvertrag können zu immensen Risiken für beide Vertragsparteien führen. Ein schriftlicher Geschäftsführervertrag und eine vertragsgemäße Durchführung sind unabdingbar, um die steuerliche Abzugsfähigkeit des Geschäftsführergehalts als Betriebsausgaben zu gewährleisten.

Zusätzlich ist das Geschäftsführergehalt des beherrschenden oder alleinigen Gesellschafter-Geschäftsführers so zu gestalten, dass im Falle einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt folgende Fragen unstreitig mit „Ja“ beantwortet werden können:

• Gibt es eine wirksame und klare schriftliche Vereinbarung zwischen GmbH und Geschäftsführer?
• Ist die Gesamtvergütung des Geschäftsführers im externen und internen Vergleich angemessen?
• Ist ein Verstoß gegen das Rückwirkungsverbot ausgeschlossen?
• Haben die Vertragsparteien auf eine vertragsgemäße Durchführung geachtet?

10. Tantiemevereinbarung und Bonusregelungen

Die Tantieme der GmbH-Geschäftsführer ist neben dem Grundgehalt und den Sonderleistungen ein enorm wichtiger Bestandteil des Geschäftsführergehalts. Bei der Tantieme handelt es sich um eine gewinnabhängige Vergütung mit dem Ziel, den Geschäftsführer der GmbH angemessen am wirtschaftlichen Erfolg der Gesellschaft zu beteiligen. Die Berechnung der Tantieme wird im Rahmen einer Tantiemevereinbarung in der Regel im Geschäftsführervertrag festgelegt. Zu Einzelheiten über die Tantieme der Geschäftsführer einer GmbH verweise ich auf diesen gesonderten Artikel.

11. Vergütungsfortzahlung im Krankheitsfall und nach dem Tod

Arbeitnehmer haben gem. § 3 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) im Krankheitsfall einen Anspruch auf Lohnfortzahlung für die Dauer von 6 Wochen. Allerdings ist die Vorschrift auf Geschäftsführer einer GmbH nach überwiegender Meinung nicht anwendbar. Dies bedeutet, dass sich Geschäftsführer im Krankheitsfall nur auf § 616 BGB berufen können, der den Vergütungsanspruch auf eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit begrenzt, also maximal 6 Wochen.

Gehaltsfortzahlung im Krankheitsfall oder nach dem Tod

1. Der Geschäftsführer ist verpflichtet, der Gesellschaft jede Arbeitsverhinderung, sei es aus gesundheitlichen oder sonstigen Gründen, und ihre voraussichtliche Dauer unverzüglich anzuzeigen. Auf Verlangen sind die Gründe der Arbeitsverhinderung mitzuteilen. Im Falle der Erkrankung ist der Geschäftsführer verpflichtet, spätestens am … Kalendertag seiner Abwesenheit eine ärztliche Bescheinigung über die Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer der Gesellschaft vorzulegen.
2. Im Falle der Erkrankung oder sonstigen unverschuldeten Dienstverhinderung erhält der Geschäftsführer für die Dauer von … Wochen/Monaten seine vertragsgemäßen Bezüge gem. … (Grundgehalt) fortgezahlt, allerdings längstens bis zur Beendigung des Anstellungsvertrages.
3. Anrechnung von Leistungen Dritter
4. Der Geschäftsführer tritt hiermit etwaige eigene Schadensersatzansprüche gegenüber Dritten insoweit an die Gesellschaft ab, als er durch einen Dritten verletzt wurde und die Gesellschaft infolgedessen eine Vergütungsfortzahlung im Krankheitsfall leistet. Der Geschäftsführer ist verpflichtet, der Gesellschaft die zur Erhebung der Ansprüche erforderlichen Auskünfte zu erteilen.
5. Beim Tod des Geschäftsführers während der Dauer des Dienstvertrages erhält seine Witwe das Grundgehalt gem. … für einen Zeitraum von … Monaten weiter gezahlt, beginnend mit dem Ablauf des Sterbemonats. Für den Fall, dass die nicht geschiedene Ehefrau des Geschäftsführers ebenfalls stirbt oder schon verstorben ist, erfolgt die Vergütungsfortzahlung nach dem Tod an die unterhaltsberechtigten Kinder, längstens jedoch bis zu einem vom Ableben des Geschäftsführers unabhängigen Ende des Anstellungsvertrages. Absatz 3 gilt entsprechend.
6. Die Ansprüche des Geschäftsführers auf eine Tantieme gem. …. bleiben bei einer Erkrankung oder sonstigen unverschuldeten Dienstverhinderung bis zu … Monaten unberührt. Ist der Geschäftsführer in einem Geschäftsjahr zusammengerechnet länger als … Monate verhindert, wird die Tantieme des Geschäftsführers für jeden weiteren begonnenen Monat der Erkrankung oder sonstigen unverschuldeten Dienstverhinderung um 1/12 gekürzt.

In der Praxis ist es durchaus üblich, die Gehaltsfortzahlung im Krankheitsfall über die 6 Wochen hinaus zu vereinbaren. Die Zeiträume variieren zwischen 3 und 12 Monaten, abhängig von der Größe der Gesellschaft.

12. Erholungsurlaub und Urlaubsabgeltung

Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) findet auf Geschäftsführer einer GmbH keine Anwendung. Dies bedeutet jedoch nicht, dass Geschäftsführer keinen Anspruch auf einen angemessenen Erholungsurlaub haben. Üblicherweise wird der Urlaubsanspruch in Tagen bemessen. Kann der Urlaub in einem Kalenderjahr nicht vollständig genommen, verfällt er ohne eine anderslautende Regelung im Anstellungsvertrag.

13. Reisekostenersatz und Aufwendungsersatz

Die Erstattung der Reisekosten des Geschäftsführers und sonstiger Aufwendungsersatz sind wichtige Bestandteile eines Geschäftsführervertrages. Sie regeln die Bedingungen, unter denen betrieblich veranlassten Reisekosten der Geschäftsführer von der GmbH erstattet werden. In der Praxis kann es sinnvoll sein, Pauschalbeträge für bestimmte Ausgaben festzulegen, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

Reisekosten sind jene Kosten, die dem Geschäftsführer im Rahmen von betrieblich veranlassten Geschäftsreisen entstehen. Dazu gehören insbesondere Transportkosten (z. B. Flüge, Bahnfahrten, Mietwagen), Kosten der Unterkunft (Hotel), Verpflegungsmehraufwendungen und sonstige mit der Reise verbundene Kosten (z. B. Parken, Visa-Gebühren). Im Geschäftsführervertrag sollte klar festgelegt werden, nach welchen Kriterien und in welchem Umfang die betrieblich veranlassten Reisekosten erstattet werden. Hierbei kann auf steuerrechtliche Vorgaben sowie interne Unternehmensrichtlinien Bezug genommen werden.

Aufwendungsersatz betrifft die Erstattung von Auslagen, die dem Geschäftsführer im Rahmen seiner Tätigkeit für die GmbH entstehen. Dazu gehören unter anderem Büromaterial, Fachliteratur oder Mitgliedsbeiträge in Berufsverbänden. Auch hier ist eine klare Regelung im Vertrag notwendig, die festlegt, welche Ausgaben erstattet werden, wie der Nachweis zu erfolgen hat und in welchem zeitlichen Rahmen die Erstattung erfolgt.

Reisekosten und Aufwendungsersatz

1. Der Geschäftsführer führt Dienstreisen nach seiner Wahl mit einem Dienstwagen, öffentlichen Verkehrsmitteln oder anderen angemessenen Verkehrsmitteln durch.
2. Bei Geschäftsreisen im Interesse der GmbH werden dem Geschäftsführer die angemessenen Reisekosten (Fahrtkosten, Übernachtung, Verpflegungsmehraufwand) und sonstigen notwendigen Aufwendungen (Bewirtungskosten, Aufmerksamkeiten, Geschenke) in Höhe der tatsächlich entstandenen und durch entsprechende Belege nachgewiesenen Kosten erstattet, sofern nicht nach den steuerlichen Vorschriften zulässige Pauschalbeträge abgerechnet und erstattet werden.
3. Die GmbH stellt dem Geschäftsführer eine Firmenkreditkarte zur Verfügung, die für dienstlich veranlasste Reisekosten und sonstige Auslagen benutzt werden kann.

Ist der Geschäftsführer zugleich Gesellschafter, ist darauf zu achten, dass die betriebliche Veranlassung der Reise dokumentiert und der Nachweis der jeweiligen Kosten belegt werden kann. Anderenfalls besteht das Risiko, dass eine verdeckte Gewinnausschüttung i. S. des § 8 Abs. 3 Satz 2 angenommen wird. Vor allem bei Reisen an typische Urlaubsorte in Begleitung der Ehefrau ist besondere Sorgfalt gefragt, um die betriebliche Veranlassung der Reise zu belegen. Dies kann geschehen durch Tagungsprogramme, Teilnahmebestätigungen bei besonderen Veranstaltungen, vorbereitende Korrespondenz zu Treffen mit Geschäftspartnern.

14. Dienstwagen und private Nutzung

Die Überlassung eines Dienstwagens mit der Erlaubnis zur Privatnutzung gehört heute sicherlich zur Standardausstattung eines Geschäftsführers. Der Dienstwagen ist aufgrund der steuerlichen Vorteile auch eine durchaus attraktive Komponente des Geschäftsführergehalts. Empfehlenswert ist eine gesonderte Dienstwagenvereinbarung (Muster einer Dienstwagenvereinbarung). Darin regeln die Vertragspartner die Einzelheiten zum Umfang der privaten Nutzung und andere wichtige Gesichtspunkte der Fahrzeugnutzung.

Dienstwagen

1. Die Gesellschaft stellt dem Geschäftsführer einen Dienstwagen der gehobenen Mittelklasse (bis zu einem maximalen Listenpreis von EUR …) zur Verfügung. Das Fahrzeug darf auch zu privaten Zwecken genutzt werden. Die Auswahl des Herstellers und des Fahrzeugtyps liegt im alleinigen Ermessen der Gesellschafterversammlung. Alle Kosten für den laufenden Betrieb, die Wartung und den Unterhalt des Dienstwagens werden von der Gesellschaft getragen.
2. Der Wert der privaten Nutzung des Dienstwagens gilt als zusätzliche Vergütung des Geschäftsführers und stellt einen geldwerten Vorteil dar, der gemäß den geltenden steuerlichen Bestimmungen vom Geschäftsführer zu versteuern ist.
3. Die Parteien legen die genauen Bedingungen der Nutzung des Dienstwagens in einer gesonderten Dienstwagenvereinbarung fest.
4. Im Falle der Beendigung dieses Anstellungsvertrages oder einer Freistellung des Geschäftsführers ist der Dienstwagen unverzüglich an die Gesellschaft zurückzugeben. Jeglicher Anspruch auf finanziellen Ausgleich des geldwerten Vorteils ist ebenso ausgeschlossen wie die Geltendmachung eines Zurückbehaltungsrechts.

Die Nutzung eines Fahrzeugs der GmbH durch einen Gesellschafter-Geschäftsführer ist nur dann betrieblich veranlasst, wenn die Parteien eine fremdübliche Überlassungs- oder Nutzungsvereinbarung abgeschlossen haben. Fehlt eine solche oder erfolgt die private Nutzung des Fahrzeugs vertragswidrig, ist diese durch das Gesellschaftsverhältnis zumindest mit veranlasst. In diesen Fällen geht die Finanzverwaltung und die Rechtsprechung sowohl bei einem beherrschenden als auch bei einem nicht beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer von einer verdeckten Gewinnausschüttung aus (BMF-Schreiben vom 03.04.2012 zur privaten Kfz-Nutzung durch den Gesellschafter-Geschäftsführer einer Kapitalgesellschaft). In derartigen Fällen bestimmt sich die Höhe der verdeckten Gewinnausschüttung nach dem gemeinen Wert der Dienstwagennutzung unter Einbeziehung eines angemessenen Gewinnaufschlags, der in einer Bandbreite von 5 % bis 10 % der Fahrzeugkosten liegt (BFH, Beschluss vom 16.09.2009, Az. I B 70/09).

Es ist darauf zu achten, dass ein Verbot der privaten Nutzung des Dienstwagens allein nicht ausreicht, um den Anscheinsbeweis einer privaten Mitbenutzung durch den Gesellschafter-Geschäftsführer zu entkräften. Dies gilt erst recht, wenn auf den Gesellschafter-Geschäftsführer kein eigenes Privatfahrzeug zugelassen ist, das er jederzeit nutzen kann.

15. Betriebliche Altersversorgung

Eine betriebliche Altersvorsorge (BAV) stellt für den Geschäftsführer einer GmbH einen wichtigen Bestandteil seiner Gesamtvergütung und eine wesentliche Komponente seiner Alterssicherung dar. Aufgrund des überdurchschnittlichen Geschäftsführergehalts ist die Versorgungslücke der Geschäftsführer im Alter in der Regel relativ groß. Daher müssen sowohl die GmbH als auch der Geschäftsführer einige Aspekte bei der Planung und Umsetzung der betrieblichen Altersvorsorge berücksichtigen.

Die BAV beinhaltet die Zusage von Leistungen der Alters-, Invaliditäts- und Hinterbliebenenversorgung gegenüber dem Geschäftsführer und seinen Hinterbliebenen anlässlich dessen Dienstverhältnis bei der GmbH. Sie wird an erster Stelle durch das Gesetz zur Verbesserung der betrieblichen Altersversorgung (BetrAVG) geregelt, auch als Betriebsrentengesetz benannt. Das Betriebsrentengesetz findet allerdings nur beim Fremdgeschäftsführer und geschäftsführenden Gesellschafter ohne beherrschenden Einfluss Anwendbarkeit, nicht dagegen beim alleinigen oder beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer (§ 17 Abs. 1 Satz 2 BetrAV).

Die GmbH ist in der Entscheidung über die betriebliche Altersvorsorge grundsätzlich frei, da sie hierzu nicht verpflichtet ist. Gleiches gilt auch hinsichtlich der Höhe einer Versorgungszusage, die generell über mehrere Wege möglich ist.

In der Regel erfolgt die Versorgungszusage gegenüber dem Geschäftsführer einer GmbH auf Basis einer individuellen vertraglichen Vereinbarung, welche grundsätzlich keiner besonderen Form bedarf. Steuerlich wird eine Versorgungszusage und die daraus folgenden Betriebsausgaben der GmbH nur dann anerkannt, wenn die wesentlichen Vertragsbestandteile klar und schriftlich vereinbart werden.

16. Erfindungen der Geschäftsführer

In Deutschland gelten spezielle Regelungen für Erfindungen, die ein Arbeitnehmer im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit macht. Solche Erfindungen werden als „Diensterfindungen“ bezeichnet und unterliegen den Regelungen des Arbeitnehmererfindungsgesetzes (ArbNErfG).

Beim Geschäftsführer einer GmbH ist es nicht selten, dass er/sie im Rahmen ihrer Tätigkeit neue Produkte, Technologien oder Prozesse entwickelt oder verbessert. Allerdings ist das ArbNErfG auf Geschäftsführer nicht anwendbar. Daher vereinbaren die Parteien in der Praxis häufig eine entsprechende Anwendung im Geschäftsführervertrag, insbesondere zur Meldung, Inanspruchnahme und zur Vergütung des Geschäftsführers.

Erfindungen des Geschäftsführers

Für Diensterfindungen und technische Verbesserungsvorschläge, die der Geschäftsführer während der Dauer dieses Anstellungsvertrages macht, gelten die Vorschriften des Gesetzes über Arbeitnehmererfindungen in der jeweils gültigen Fassung entsprechend.

Es ist jedoch immer im Einzelfall zu prüfen, ob eine individuelle Regelung zu Erfindungen des Geschäftsführers einer entsprechenden Anwendung des ArbNErfG vorzuziehen ist. In keinem Fall sollte eine klare Regelung zu Erfindungen des Geschäftsführers im Geschäftsführervertrag fehlen. Anderenfalls streiten die Parteien spätestens beim Ausscheiden des Geschäftsführers aus der GmbH häufig darüber, wem die Erfindung rechtlich gehört.

17. Nebentätigkeiten des Geschäftsführers

Geschäftsführer einer GmbH tragen eine hohe Verantwortung für die Leitung und den Erfolg der Gesellschaft und unterliegen einer Treuepflicht, die jeglichen Wettbewerb untersagt. Im Gegenzug erhalten Geschäftsführer regelmäßig eine weit überdurchschnittliche Vergütung für ihre Dienste. Es ist Geschäftsführern jedoch nicht untersagt, bezahlte oder ehrenamtliche Nebentätigkeiten auszuüben. Daher sollte im Geschäftsführervertrag eine Regelung enthalten sein, inwieweit bezahlte oder ehrenamtliche Nebentätigkeiten erlaubt, genehmigungspflichtig oder grundsätzlich verboten sind. Eine Ausnahme bildet der Vertrag des alleinigen Gesellschafter-Geschäftsführers, da hier keine Gefahr eines Interessenkonflikts besteht.

Nebentätigkeiten des Geschäftsführers

1. Der Geschäftsführer ist verpflichtet, seine ganze Arbeitskraft und Arbeitszeit der Gesellschaft zur Verfügung zu stellen. An bestimmte Arbeitszeiten ist es jedoch nicht gebunden.
2. Für die Übernahme einer entgeltlichen oder ehrenamtlichen Nebentätigkeit, einschließlich Mandate im Beirat oder Aufsichtsrat anderer Unternehmen oder ähnliche Ämter, ist die vorherige schriftliche Zustimmung der Gesellschafterversammlung erforderlich.
3. Die Erteilung oder Nichterteilung einer solchen Zustimmung steht im freien Ermessen der Gesellschafterversammlung.
4. Die zur Übernahme eines Amtes im Sinne des Absatzes 2 von der Gesellschaft erteilte Zustimmung kann jederzeit mit einer angemessenen Übergangsfrist schriftlich widerrufen werden.
5. Ausnahmen: ….

18. Wettbewerbsverbot und Karenzentschädigung

Das Wettbewerbsverbot des Geschäftsführers einer GmbH ist ein zentrales Element des gesellschaftsrechtlichen Rahmens in Deutschland. Es dient dem Schutz der Gesellschaft und soll sicherstellen, dass der Geschäftsführer seine Energie und sein Wissen ausschließlich in den Dienst des Unternehmens stellt, ohne eigene Interessen voranzutreiben, die dem Wohl der Gesellschaft schaden könnten.

Den Geschäftsführer einer GmbH trifft schon aufgrund seiner organschaftlichen Stellung eine umfassende Treuepflicht, die ihm zumindest bei bestehendem Dienstverhältnis jeglichen Wettbewerb mit der Gesellschaft verbietet. Der Geschäftsführer ist verpflichtet, alle sich bietenden Geschäftschancen zugunsten der Gesellschaft zu nutzen. In sachlicher Hinsicht endet das Wettbewerbsverbot des Geschäftsführers jedoch dort, wo es den gesellschaftsvertraglich definierten Unternehmensgegenstand der Gesellschaft nicht mehr betrifft.

Eine vertragliche Vereinbarung zwischen Gesellschaft und Geschäftsführer zu Umfang und Dauer des Wettbewerbsverbots sind immer zu empfehlenswert, um potenzielle Störungen des Vertragsverhältnisses zu vermeiden. Es ist möglich, das bestehende Wettbewerbsverbot des Geschäftsführers (teilweise) aufzuheben, aber auch gegenständlich und zeitlich zu erweitern und zu verschärfen.

19. Sonstige Bestimmungen im Geschäftsführervertrag

20. Häufige Fehler beim Geschäftsführervertrag

21. Sozialversicherungspflicht und Statusfeststellung

Die abhängige Beschäftigung eines Mitarbeiters in einem Unternehmen führt grundsätzlich zur Versicherungspflicht dieser Person in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung (Sozialversicherungspflicht). Selbständige Unternehmer zählen dagegen generell nicht zum Kreis der versicherungspflichtigen Personen. Allerdings gibt es diesbezüglich einige Sonderregelungen für bestimmte Berufsgruppen und arbeitnehmerähnliche Selbständige.

Ob es sich um eine abhängige Beschäftigung oder einen selbständigen Unternehmer handelt, ist anhand diverser Kriterien zu entscheiden, die in § 7 Abs. 1 SGB IV genannt werden. Allein die organschaftliche Stellung der Geschäftsführer einer GmbH oder die kapitalmäßige Beteiligung am Stammkapital sind jedenfalls nicht geeignet, von dem Status eines selbständigen Unternehmers auszugehen.

Vielmehr ist für jeden Einzelfall anhand der vertraglichen Grundlagen zu prüfen, ob ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis vorliegt oder ein solches auszuschließen ist. Hierbei spielen die jeweiligen Regelungen im Gesellschaftsvertrag der GmbH eine wesentliche Rolle, wobei die vertraglichen Bestimmungen gegenüber den gesetzlichen Regelungen vorrangig zu beachten sind (Vertragsfreiheit).

Das Bundessozialgericht (BSG) hat im Jahre 2012 erstmals klare Grundsätze zur Sozialversicherungspflicht der GmbH-Geschäftsführer geschaffen, wobei wie folgt zu unterscheiden ist:

• Fremdgeschäftsführer ohne kapitalmäßige Beteiligung am Stammkapital;
• Mitarbeitender Gesellschafter ohne amtliche Bestellung zum Geschäftsführer;
• Gesellschafter-Geschäftsführer der GmbH.

Der Fremdgeschäftsführer ohne kapitalmäßige Beteiligung am Stammkapital der GmbH ist regelmäßig abhängig beschäftigt und damit sozialversicherungspflichtig.

Beim mitarbeitenden Gesellschafter der GmbH kommt es darauf an, ob dieser aufgrund der unmittelbaren oder mittelbaren Beteiligung am Stammkapital der GmbH oder anderer satzungsmäßiger Sonderrechte eine beherrschende Stellung in der Gesellschaft besitzt. Eine bloße Sperrminorität genügt hier nicht.

Beim Gesellschafter-Geschäftsführer kommt es im Wesentlichen darauf an, ob dieser auf Basis der Beteiligung am Stammkapital der GmbH oder aufgrund anderer Sonderrechte in der Lage ist, die Entscheidungen der Gesellschafterversammlung maßgebend zu beeinflussen oder zumindest zu verhindern (Sperrminorität). Das BSG hat in mehreren Urteilen klare Grundsätze zur Beurteilung der Sozialversicherungspflicht der Gesellschafter-Geschäftsführer entwickelt, die ich in diesem Artikel ausführlich erläutert habe.

Die inhaltliche Ausgestaltung des Geschäftsführervertrages hat für die Einschätzung der Sozialversicherungspflicht des Geschäftsführers mittlerweile nur noch geringe Relevanz. Dagegen sind die Regelungen im Gesellschaftsvertrag entscheidend. Mit einer klugen Gestaltung des Gesellschaftsvertrages können sogar für jeden Gesellschafter individuelle Ergebnisse im Hinblick auf das Sozialversicherungsrecht erzielt werden.

22. Muster und Vorlagen zum Geschäftsführervertrag

Allgemeines Muster zum GmbH-Geschäftsführervertrag
Muster und Vorlagen zur Gründung einer GmbH
Muster und Vorlagen für Geschäftsführer zur erfolgreichen Geschäftsführung

23. Anwaltliche Beratung zum Geschäftsführervertrag

Zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren, falls Sie Ihren Geschäftsführervertrag ebenfalls auf ein neues Level bringen wollen, sei es als geschäftsführender Gesellschafter oder Fremdgeschäftsführer ohne Anteile am Stammkapital der GmbH.