Dank der Kleinunternehmerregelung gem. § 19 UStG können Unternehmer mit einem jährlichen Umsatz unter bestimmten Grenzen von der Berechnung der Umsatzsteuer gegenüber ihren Kunden und der aufwändigen Umsatzsteuererklärung absehen. Dies ist besonders für kleinere Unternehmen und selbstständige Freiberufler interessant, deren Umsätze nicht die gesetzlich festgelegten Grenzen überschreiten. Im Gegenzug sind diese Kleinunternehmer dann aber vom Vorsteuerabzug aus Rechnungen anderer Unternehmer ausgeschlossen, was ein wichtiger Aspekt ist, den man bei der Entscheidung für oder gegen die Anwendung der Kleinunternehmerregelung berücksichtigen sollte.

In diesem Artikel werden die rechtlichen Grundlagen, Voraussetzungen und Rechtsfolgen aus der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gem. § 19 UStG ausführlich erläutert. Sie erfahren, wie Sie die Kleinunternehmerregelung beantragen, welche Steuern für Kleinunternehmer relevant sind und welche Besonderheiten Sie bei der Buchhaltung als Kleinunternehmer beachten müssen. Ergänzend gehe ich auch auf Fragen ein, die im Zusammenhang mit der Kleinunternehmerregelung häufig gestellt werden.

Inhalt:

1. Regelbesteuerung versus Kleinunternehmerregelung
2. Kleinunternehmerregelung ab 01.01.2020: Eine Einführung
3. Voraussetzungen für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung
4. Rechtsfolgen bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung
5. Ausnahmen bei der Nichterhebung der Umsatzsteuer
6. Erstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung als Kleinunternehmer
7. Vorteile der Kleinunternehmerregelung: Die Umsatzsteuerbefreiung
8. Nachteile der Kleinunternehmerregelung: Ausschluß des Vorsteuerabzugs
9. Wechsel von Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung
10. Verzicht auf Anwendung der Kleinunternehmerregelung (Option)
11. Wechsel von der Regelbesteuerung zur Kleinunternehmerregelung
12. Berichtigung des Vorsteuerabzugs beim Wechsel der Besteuerungsart
13. Aufzeichnungspflichten für Kleinunternehmer: Was Sie wissen müssen
14. Die Umsatzsteuererklärung der Kleinunternehmer: Ein kurzer Leitfaden
15. Anwendung der Kleinunternehmerregelung ab 01.01.2020
16. Muster und Vorlagen für Kleinunternehmer: Rechnungen, Anträge und mehr

1. Regelbesteuerung gegenüber der Kleinunternehmerregelung

Das Umsatzsteuergesetz (UStG) bietet zwei verschiedene Besteuerungsarten für Unternehmer, die entgeltliche Lieferungen und sonstige Leistungen erbringen: Die Regelbesteuerung gemäß § 2 UStG und die der Kleinunternehmerregelung gem. § 19 UStG.

Im Rahmen der Regelbesteuerung können Unternehmer nach § 2 UStG zwischen zwei Formen wählen:

• Die Besteuerung nach vereinbarten Entgelten (§ 16 UStG), auch bekannt als Soll-Besteuerung.
• Auf Antrag die Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten (§ 20 UStG), bekannt als Ist-Besteuerung.

Es ergibt sich folgende Übersicht:

Besteuerungsarten:
1) Regelbesteuerung der Unternehmer		2) Kleinunternehmer-regelung (§ 19 UStG)
a) Besteuerung nach vereinbarten Entgelten (§ 16 UStG)	b) Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten (§ 20 UStG)
= Soll-Besteuerung	= Ist-Besteuerung

1.1. Umsatzsteuer, Vorsteuer, Umsatzsteuervoranmeldung

Umsatzsteuer ist eine Steuer, die Unternehmer zusätzlich zum Nettopreis der Waren oder Dienstleistungen ihren Kunden in Rechnung stellen. Vorsteuer hingegen ist die Steuer, die Unternehmer für Waren oder Dienstleistungen von anderen Unternehmern zahlen.

Unternehmer melden die Umsatzsteuerzahllast, die sich aus der Differenz von Umsatzsteuer und Vorsteuer ergibt, in der Regel monatlich oder vierteljährlich mittels Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt an.

Umsatzsteuer ist die Steuer, die Unternehmer i.S.d. § 2 UStG ihren Kunden zusätzlich zum Nettopreis der Waren oder Dienstleistungen in Rechnung stellen. Vorsteuer ist demgegenüber die Steuer, die Unternehmer für empfangene Waren oder Dienstleistungen zusätzlich zum Nettopreis zahlen.

Aus der Differenz von erhaltener Umsatzsteuer und gezahlter Vorsteuer ergibt sich die Umsatzsteuerzahllast, die Unternehmer in der Regel monatlich oder vierteljährlich mittels Umsatzsteuervoranmeldung anzeigen und an das Finanzamt abführen.

Beispiel für eine Umsatzsteuervoranmeldung:

Umsätze zu 19% im Voranmeldungszeitraum:		1.000,00 Euro
19% Umsatzsteuer:	=	190,00 Euro
Abzüglich bezahlte Vorsteuer an andere Unternehmer:	./.	90,00 Euro
Umsatzsteuerzahllast an das Finanzamt:	=	100,00 Euro

1.2. Wechsel zwischen Regelbesteuerung und Kleinunternehmerregelung

Unternehmer können grundsätzlich zwischen der Regelbesteuerung und der Kleinunternehmerregelung wechseln. Dabei ist darauf zu achten, dass steuerpflichtige Umsätze korrekt erfasst und nicht doppelt oder gar nicht besteuert werden.

Für die Entstehung der Umsatzsteuer ist grundsätzlich der Zeitpunkt der Leistungserbringung maßgeblich. Beim Vorsteuerabzug kommt es auf den Zeitpunkt des Leistungsbezugs an. In beiden Fällen ist die Besteuerungsart des Kalenderjahres entscheidend, in dem die Leistung ausgeführt bzw. bezogen wurde.

2. Einführung zur Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung gem. § 19 UStG bietet eine spezielle Besteuerung für Unternehmer mit geringen Jahresumsätzen. Ziel dieser Regelung ist es, die Finanzverwaltung zu entlasten, indem bestimmte Unternehmer von der Pflicht zur regelmäßigen Ermittlung, Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer befreit werden.

2.1 Wer ist ein Kleinunternehmer?

Ein Kleinunternehmer ist gem. § 2 UStG ein Unternehmer mit Sitz in Deutschland, der die in § 19 Abs. 1 UStG definierten Umsatzgrenzen nicht überschreitet. Es handelt sich dabei nicht um eine spezielle Rechtsform. Insbesondere Existenzgründer und Unternehmer, die vorwiegend an private Endkunden verkaufen und geringe Investitionen bzw. kein nennenswertes Anlagevermögen haben, können von der Kleinunternehmerregelung profitieren.

2.2 Rechtsfolgen der Kleinunternehmerregelung

Aus der Anwendung der Kleinunternehmerregelung ergeben sich in der Praxis vor allem folgende Rechtsfolgen:

• In Rechnungen von Kleinunternehmern wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.
• Kleinunternehmer haben kein Recht zum Vorsteuerabzug aus Rechnungen anderer Unternehmer.
• Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuervoranmeldungen an das Finanzamt übermitteln.

2.3. Wahlmöglichkeit und Bindung an Kleinunternehmerregelung

Die Anwendung der Kleinunternehmerregelung ist nicht zwingend. Gemäß § 19 Abs. 2 UStG besteht die die Möglichkeit (Option), auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung zu verzichten. Diese Entscheidung trifft der Unternehmer in der Regel zu Beginn der Selbständigkeit im Rahmen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung. Es ist wichtig, die Vorteile und Nachteile sowie die finanziellen Konsequenzen dieser Entscheidung zu kennen, da eine einmal getroffene Entscheidung für fünf Jahre bindend ist.

3. Voraussetzungen für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung

Die Voraussetzungen für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung sind in § 19 Abs. 1 UStG definiert. Hiernach ist die Anwendung der Kleinunternehmerregelung auf Unternehmer i.S.d. § 2 UStG beschränkt, die ihren Sitz in Deutschland (oder in den in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebieten) haben, ein Unternehmen betreiben und bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschreiten.

3.1. Unternehmer gem. § 2 UStG

Unternehmer i.S.d. § 2 Abs. 1 UStG ist jemand, der eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt. Dabei kann es sich um natürliche oder juristische Personen oder um Personenzusammenschlüsse handeln. Die Kleinunternehmerregelung kann jedoch nicht auf einen oder mehrere Betriebe des Unternehmers beschränkt werden, da das Unternehmen die gesamte gewerbliche oder berufliche Tätigkeit des Unternehmers umfasst. Gewerblich oder beruflich ist jede nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen, auch wenn die Absicht zur Gewinnerzielung fehlt.

In folgenden Fällen wird die gewerbliche oder berufliche Tätigkeit nicht selbständig ausgeübt:

1. Natürliche Personen (einzeln oder zusammengeschlossen), die in einem anderen Unternehmen so eingegliedert sind, dass sie den Weisungen des Unternehmers folgen müssen.
2. Juristische Personen, die nach dem Gesamtbild der tatsächlichen Verhältnisse finanziell, wirtschaftlich und organisatorisch in das Unternehmen des Organträgers eingegliedert sind (Umsatzsteuerliche Organschaft).

3.2. Umsatzgrenzen gem. § 19 Abs. 1 UStG

Die von einem Kleinunternehmer für entgeltlich ausgeführte Lieferungen oder Dienstleistungen geschuldete Umsatzsteuer wird nicht erhoben, wenn der in § 19 Abs. 1 S. 2 UStG bezeichnete Jahresumsatz zuzüglich der darauf entfallenden Umsatzsteuer

• im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 Euro nicht überschritten hat und
• im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird.

Für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung werden somit zwei maßgebliche Umsatzgrenzen definiert:

• EUR 22.000 im vorangegangenen Kalenderjahr und
• EUR 50.000 (voraussichtlich) im laufenden Kalenderjahr.

3.3. Prüfung der Umsatzgrenzen

Bei der Prüfung der Umsatzgrenzen ist zwischen einem Existenzgründer und bereits aktiven Unternehmern zu unterscheiden.

Existenzgründung im laufenden Kalenderjahr

Handelt es sich um einen Existenzgründer mit Aufnahme der unternehmerischen Tätigkeit im laufenden Kalenderjahr, ist allein auf den voraussichtlichen Jahresgesamtumsatz i.S.d. § 19 Abs. 1 S. 2 UStG in diesem Kalenderjahr abzustellen. Ist damit zu rechnen, dass der voraussichtliche Jahresgesamtumsatz die Grenze von 22.000 Euro nicht überschreiten wird, ist die Anwendung der Kleinunternehmerregelung zulässig. Übersteigt der Jahresgesamtumsatz wider Erwarten die Umsatzgrenze, ist dies unschädlich.

Kleinunternehmer bereits im Vorjahr unternehmerisch tätig

War der Kleinunternehmer bereits im Vorjahr unternehmerisch tätig, ist die Prüfung der Umsatzgrenzen zu erweitern. In diesem Fall ist die Anwendung der Kleinunternehmerregelung davon abhängig, dass der tatsächliche Jahresumsatz im Vorjahr die Umsatzgrenze von 22.000 Euro nicht überschritten hat und der voraussichtliche Jahresumsatz im laufenden Kalenderjahr die Umsatzgrenze von 50.000 Euro nicht überschreiten wird. Maßgebend ist die Beurteilung der Verhältnisse zu Beginn des laufenden Kalenderjahres.

3.4. Beispiele zur Verdeutlichung

Folgendes Beispiel mit Existenzgründung am 01.01.2020 dient zur Verdeutlichung der Prüfung der Umsatzgrenzen:

Laufendes Kalenderjahr	Maßgebendes Vorjahr mit Umsatzgrenze	Maßgebende Umsatzgrenze im lfd. Kalenderjahr*
2020	–	22.000 Euro
2021	2020 – 22.000 Euro	50.000 Euro
2022	2021 – 22.000 Euro	50.000 Euro
2023	2022 – 22.000 Euro	50.000 Euro

* Voraussichtlicher Jahresgesamtumsatz für das laufende Kalenderjahr

Erfolgte die Existenzgründung im Laufe eines Kalenderjahres, muss der voraussichtlich zu erwartende Umsatz bzw. der im Vorjahr tatsächlich erzielte Umsatz in einen Jahresgesamtumsatz umgerechnet werden.

Beispiel:

Rechnet der Existenzgründer zu Beginn seiner Selbständigkeit am 01.10. mit einem monatlichen Umsatz i.H.v. EUR 1.250,00 (brutto), beträgt der voraussichtliche Jahresgesamtumsatz im laufenden Kalenderjahr der Existenzgründung EUR 15.000,00 (brutto). Beträgt der tatsächlich erzielte Umsatz im Kalenderjahr der Existenzgründung EUR 4.000,00 (brutto), errechnet sich ein tatsächlich erzielter Jahresgesamtumsatz i.H.v. EUR 16.000,00.

4. Rechtsfolgen bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung

Bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung gem. § 19 Abs. 1 UStG ergeben sich für Kleinunternehmer folgende Ausnahmen:

• Steuerbefreiung innergemeinschaftlicher Lieferungen (§§ 4 Nr. 1b, 6a UStG);
• Verzicht auf Steuerbefreiungen (§ 9 UStG);
• Ausweis der Umsatzsteuer in der Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG);
• Angabe der USt-IdNr. in der Rechnung (§ 14a Abs. 1, 3 und 7 UStG);
• Recht zum Vorsteuerabzug (§ 15 UStG).

4.1. Vorschriften über die Steuerbefreiung

Die Vorschriften über die Steuerbefreiung innergemeinschaftlicher Lieferungen gem. §§ 4 Nr. 1b, 6a UStG finden auf Kleinunternehmer keine Anwendung.

Kleinunternehmer können auf die Steuerbefreiungen gem. § 9 UStG nicht verzichten.

4.2. Kein Ausweis der Umsatzsteuer in der Rechnung

Die Anwendung der Kleinunternehmerregelung hat auf die Gestaltung der Rechnung einen großen Einfluss, da der Ausweis der Umsatzsteuer unzulässig ist. Auch auf Kleinbetragsrechnungen darf kein Umsatzsteuersatz angegeben werden. Demgegenüber ist auf der Rechnung des Kleinunternehmers ein ausdrücklicher Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung aufzunehmen.

4.3. Angabe der USt-IdNr. in der Rechnung gem. § 14a Abs. 1, 3 und 7 UStG

Die Vorschrift über die Angabe der USt-IdNr. in Rechnungen findet beim Kleinunternehmer grundsätzlich keine Anwendung. Ausnahmen bestätigen die Regel.

4.4. Kein Recht zum Vorsteuerabzug gem. § 15 UStG

Eine der wesentlichen Rechtsfolgen der Kleinunternehmerregelung betrifft den Ausschluss des Vorsteuerabzugs aus Rechnungen anderer Unternehmer.

f) Zusammenfassung der Rechtsfolgen

Die Rechtsfolgen aus der Anwendung der Kleinunternehmerregelung sind vielfältig und umfassen unter anderem folgende Punkte:

• In der Rechnung eines Kleinunternehmers wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Stattdessen wird auf die Steuerfreiheit gem. § 19 UStG hingewiesen (vgl. Musterrechnung für Kleinunternehmer).
• In Kleinbetragsrechnungen eines Kleinunternehmers wird kein Umsatzsteuersatz angegeben.
• Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben und somit auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen.
• Kleinunternehmer sind vom Vorsteuerabzug aus Rechnungen anderer Unternehmer ausgeschlossen (Bedeutsamer Nachteil bei hohen Anfangsinvestitionen!).
• Betriebsausgaben werden in der Anlage EÜR mit dem Bruttobetrag angegeben, also inklusive der bezahlten Vorsteuer.
• Nach Abschluss des Wirtschaftsjahres muss eine vereinfachte Umsatzsteuererklärung abgegeben werden, in der nur in den Zeilen 23 bis 25 Angaben zu den Umsätzen gemacht werden.

5. Ausnahmen von Nichterhebung der Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer wird bei Kleinunternehmern gemäß § 19 Abs. 1 UStG grundsätzlich nicht erhoben. Diese Regel gilt für entgeltlich ausgeführte Lieferungen oder sonstige Leistungen. Es gibt jedoch einige Ausnahmen von diesem Grundsatz, die im Folgenden erläutert werden.

5.1. Unberechtigter Ausweis der Umsatzsteuer

In der Regel weisen Kleinunternehmer in ihren Rechnungen über ausgeführte Lieferungen oder sonstige Leistungen weder einen Umsatzsteuerbetrag noch einen Umsatzsteuersatz aus. Stattdessen wird in der Rechnung ausdrücklich auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung gem. § 19 UStG und die sich daraus ergebende Steuerfreiheit hingewiesen. In der Praxis sieht eine Rechnung der Kleinunternehmer wie diese Musterrechnung für Kleinunternehmer aus.

Sollte dennoch ein Ausweis der Umsatzsteuer in der Rechnung oder ein Umsatzsteuersatz in einer Kleinbetragsrechnung erfolgen, wird die ausgewiesene Umsatzsteuer gem. § 14c Abs. 2 UStG geschuldet.

5.2. Kleinunternehmer ist als Leistungsempfänger auch Steuerschuldner

Falls der Kleinunternehmer als Leistungsempfänger gem. § 13b Abs. 2 UStG gleichzeitig Steuerschuldner ist, muss er die entsprechende Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Dies ist eine Ausnahme von der Regel, dass die Umsatzsteuer bei Kleinunternehmern nicht erhoben wird. Es ist wichtig, dass Kleinunternehmer diese Ausnahme verstehen und ihre Pflichten als Steuerschuldner erfüllen.

6. Die Rechnung der Kleinunternehmer

Die Ausstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung ist ein wichtiger Aspekt für Unternehmer gem. § 2 UStG, wobei es verschiedene Formen von Rechnungen gibt, insbesondere Kleinbetragsrechnungen, normale Rechnungen und Gutschriften. Nach § 14 Abs. 2 UStG sind Unternehmer in folgenden Fällen zur Ausstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung verpflichtet:

• Ausführung einer steuerpflichtigen Werklieferung i.S.d. § 3 Abs. 4 S. 1 UStG oder einer sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück (= grundstücksbezogene Leistungen).
• Ausführung einer Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine sonstige juristische Person.

4.1. Inhalt einer ordnungsgemäßen Rechnung

Auch Kleinunternehmer sind von dieser Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung betroffen, unabhängig von der Anwendung der Kleinunternehmerregelung. Der Inhalt einer Rechnung richtet sich in erster Linie nach den Vorschriften des § 14 UStG, ergänzt durch die Bestimmungen der §§ 14a, 14b und 14c UStG. Hiernach muss eine ordnungsgemäße Rechnung grundsätzlich folgende Angaben enthalten:

1. Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers.
2. Die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
3. Das Ausstellungsdatum der Rechnung.
4. Eine eindeutige und fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer).
5. Die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung.
6. Den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung.
7. Das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (Gesamtentgelt) und der anzuwendende Steuersatz oder im Falle einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

4.2. Besonderheiten für Kleinunternehmer

Eine wichtige Besonderheit in der Rechnung der Kleinunternehmer betrifft den Ausweis der Umsatzsteuer. Gemäß § 19 Abs. 1 UStG sind Kleinunternehmer nicht berechtigt, in ihren Rechnungen Umsatzsteuer auszuweisen. Daher weisen Kleinunternehmer in ihren Rechnungen weder ein Umsatzsteuersatz noch ein Umsatzsteuerbetrag aus. Anstattdessen erscheint in der Rechnung ein klarer Hinweis, dass die Leistsung aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG steuerfrei ist.

Dies kann beispielsweise durch folgenden Hinweis erfolgen:

Aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gem. § 19 UStG erfolgt in der Rechnung kein Ausweis der Umsatzsteuer.

Ein fehlerhafter oder fehlender Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung auf der Rechnung kann beim Rechnungsempfänger zu Unklarheiten führen. Wird in der Rechnung des Kleinunternehmers fälschlicherweise ein Umsatzsteuersatz- und betrag ausgewiesen, schuldet er diese Umsatzsteuer gem. § 14c Abs. 2 UStG dem Finanzamt.

7. Vorteile der Kleinunternehmerregelung

Die Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG kann für Existenzgründer, Kleinstunternehmen und Freiberufler mit geringen Jahresumsätzen verschiedene Vorteile mit sich bringen:

1. Vereinfachter bürokratischer Aufwand: Kleinunternehmer sind von der Abgabe monatlicher bzw. vierteljährlicher Umsatzsteuervoranmeldungen befreit und müssen somit keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Das reduziert den bürokratischen Aufwand und spart Zeit.
2. Keine Umsatzsteuer auf Rechnungen: Auf den Rechnungen eines Kleinunternehmers wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Dies kann vor allem nicht vorsteuerabzugsberechtigte Geschäfts- und Privatkunden attraktiv sein, da die Rechnungen betragsmäßiger niedriger ausfallen.
3. Geringere Buchhaltungskosten: Durch die Anwendung der Kleinunternehmerregelung entfällt die Notwendigkeit der detaillierten Aufzeichnung der Umsatzsteuer für jeden einzelnen Geschäftsvorfall, was wiederum zu geringeren Kosten für die Buchhaltung führt, da kein externe Buchhaltung bei einem Steuerberater erforderlich ist.
4. Preisvorteil gegenüber Konkurrenz: Da Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer abführen, können sie in einigen Fällen günstigere Preise als umsatzsteuerpflichtige Konkurrenten anbieten.

Es ist jedoch zu beachten, dass die Kleinunternehmerregelung auch einige Nachteile mit sich bringen kann, die im nächsten Kapitel erläutert werden. Daher sollten die Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung sorgfältig abgewogen werden, bevor eine endgültige Entscheidung erfolgt. Ergänzend verweise ich auf den Artikel mit Beispielen zur Anwendung der Kleinunternehmerregelung.

8. Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Die Anwendung der Kleinunternehmerregelung kann trotz ihrer offensichtlichen Vorteile auch einige Nachteile mit sich bringen. Diese werden im Folgenden erläutert.

1. Höhere Kosten durch fehlenden Vorsteuerabzug: Ein wichtiger Nachteil der Kleinunternehmerregelung ist der Wegfall des Vorsteuerabzugs. Da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer in ihren Rechnungen ausweisen dürfen, können sie die gezahlte Umsatzsteuer bei Einkäufen nicht als Vorsteuer abziehen. Dies kann effektiv zu höheren Betriebskosten führen.
2. Potenzielle Wettbewerbsnachteile: Wenn die Kundschaft der Kleinunternehmer hauptsächlich aus vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen besteht, kann die Kleinunternehmerregelung einen Wettbewerbsnachteil darstellen. Unternehmen, die die Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen können, bevorzugen möglicherweise Lieferanten, die Umsatzsteuer ausweisen, da dies ihre eigenen Betriebskosten senkt.
3. Geringerer Rohgewinn: Aufgrund der oben genannten Faktoren kann die Anwendung der Kleinunternehmerregelung zu einem geringeren Rohgewinn führen, insbesondere in Branchen mit hohem Wettbewerbsdruck.

Es ist daher ratsam, die Entscheidung für oder gegen die Anwendung der Kleinunternehmerregelung sorgfältig zu überdenken und ggf. mit einem Steuerberater zu besprechen, um die spezifischen Auswirkungen auf das eigene Geschäft zu verstehen.

9. Wechsel von Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung

Der Übergang von der Kleinunternehmerregelung zur regulären Besteuerung erfolgt im wesentlichen in folgenden Fällen:

1. Wechsel zur Regelbesteuerung auf Antrag: Ein Kleinunternehmer kann sich gem. § 19 Abs. 2 UStG entscheiden, die Kleinunternehmerregelung aufzugeben und zur Regelbesteuerung überzugehen. Dies erfolgt durch einen Verzicht auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung (Option gem. § 19 Abs. 2 UStG).
2. Überschreiten der Umsatzgrenzen: Sobald ein Kleinunternehmer die maßgeblichen Umsatzgrenzen überschreitet, muss er automatisch zur Regelbesteuerung übergehen. Die Voraussetzungen für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung liegen nicht mehr vor, wenn der Kleinunternehmer die maßgebliche Umsatzgrenze im Vorjahr (22.000 Euro) überschritten hat oder zu Beginn des laufenden Kalenderjahres mit einem höheren Umsatz als 50.000 Euro zu rechnen ist.

Bei einem solchen Wechsel von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung wird die Umsatzsteuer dann entweder nach vereinbarten Entgelten (Sollbesteuerung gemäß § 16 UStG) oder auf Antrag nach vereinnahmten Entgelten (Ist-Besteuerung gemäß § 20 Abs. 1 UStG) berechnet.

9.1. Wichtige Hinweise

Es ist wichtig, dass beim Übergang von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung keine steuerpflichtigen Umsätze unversteuert bleiben oder doppelt besteuert werden.

Für die Entstehung der Umsatzsteuer kommt es auf den Leistungszeitpunkt an, d.h. es ist die jeweilige Besteuerungsart des Kalenderjahres maßgeblich, in dem die Leistung ausgeführt wurde. Für Leistungen vor dem Übergang zur Regelbesteuerung bleibt die Kleinunternehmerregelung auch dann relevant, wenn die Entgelte danach vereinnahmt werden.

Beim Vorsteuerabzug kommt es ebenfalls auf den Zeitpunkt des Leistungsbezugs an. Der Vorsteuerabzug ist nur dann möglich, wenn der Leistungsbezug nach dem Übergang zur Regelbesteuerung erfolgt ist, unabhängig vom Rechnungsdatum. Dabei sollte auch die Möglichkeit der Berichtigung des Vorsteuerabzugs gemäß § 15a UStG beachtet werden.

9.2. Praxistipp für Kleinunternehmer

Kleinunternehmer sind gut beraten, zu Beginn eines Kalenderjahres stets zu prüfen, ob im Vorjahr die maßgebliche Umsatzgrenze von 22.000 Euro überschritten wurde. Ist dies der Fall, ist ein formloses Schreiben an das Finanzamt empfehlenswert, ggf. verbunden mit dem Antrag auf Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten gem. § 20 UStG. Kleinunternehmer sollten keinesfalls darauf warten, dass sie an den Wechsel zur Regelbesteuerung erinnert werden.

Droht eine geringfügige Überschreitung der Umsatzgrenze von 22.000 Euro im Gründungsjahr oder in den folgenden Kalenderjahren, kann man den Wegfall der Voraussetzungen durch eine zeitliche Verschiebung einer oder mehrerer Rechnungen ins folgende Jahr verschieben. So lässt sich die Nutzung der Kleinunternehmerregelung für ein weiteres Kalenderjahr „retten“. Beim Kleinunternehmer ist lediglich der Zeitpunkt des Zahlungseingangs für die Zuordnung zur Abrechnungsperiode entscheidend. Die Einnahmen sind also erst dann steuerlich zu erfassen bzw. zu buchen, wenn die Gutschrift auf dem Geschäftskonto tatsächlich erfolgt ist.

10. Verzicht auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung

Gemäß § 19 Abs. 2 UStG besteht für Unternehmer die Möglichkeit, einen formlosen Verzicht auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung gegenüber dem Finanzamt zu erklären. Dieser Verzicht kann bis zur Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung erfolgen (siehe § 18 Abs. 3, 4 UStG). Für die Erklärung ist keine bestimmte Form vorgesehen – der Verzicht kann beispielsweise durch das Ausstellen von Rechnungen mit Ausweis der Umsatzsteuer oder durch die Übermittlung von USt-Voranmeldungen zum Ausdruck gebracht werden.

Mit diesem Verzicht wählt der Unternehmen den Übergang von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung, d.h. er unterliegt nunmehr den allgemeinen Vorschriften des UStG. Dieser Wechsel wirkt rückwirkend für das gesamte Kalenderjahr, in dem der Verzicht erklärt wurde. Für Existenzgründer, die ihre Tätigkeit während eines Kalenderjahres aufnehmen, gilt der Verzicht ab dem Zeitpunkt der Aufnahme der gewerblichen oder freiberuflichen Tätigkeit.

Ein Widerruf der Option ist bis zum Eintritt der Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung möglich. Auch dieser Widerruf wirkt rückwirkend ab Beginn des Kalenderjahres bzw. ab Beginn der gewerblichen oder freiberuflichen Tätigkeit.

Nach Eintritt der Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung ist der Unternehmer für mindestens fünf Kalenderjahre an die Erklärung gebunden. Ein Wechsel zurück zur Kleinunternehmerregelung ist dann für einen Zeitraum von fünf Kalenderjahren nicht mehr möglich.

Die Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung tritt ein, wenn das Finanzamt einen Umsatzsteuerbescheid erlässt und dieser rechtskräftig wird – das heißt, er kann nicht mehr mit einem Einspruch angefochten werden. Die 5- Jahresfrist beginnt in dem Wirtschaftsjahr, in dem die Erklärung abgegeben wurde. Beispielsweise würde für das Wirtschaftsjahr 2022 die Unanfechtbarkeit eintreten, sobald der Umsatzsteuerbescheid für 2022 erlassen und rechtskräftig geworden ist.

11. Wechsel von der Regelbesteuerung zur Kleinunternehmerregelung

Der Wechsel von der Regelbesteuerung zur Kleinunternehmerregelung ist grundsätzlich möglich, sofern die Voraussetzungen für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung gem. § 19 Abs. 1 UStG erfüllt sind. Es ist jedoch zu beachten, dass ein Unternehmer an den Verzicht gem. § 19 Abs. 2 UStG für einen Zeitraum von fünf Kalenderjahren gebunden ist.

Beim Wechsel von der Regelbesteuerung zur Kleinunternehmerregelung ist darauf zu achten, dass steuerpflichtige Umsätze nicht unversteuert bleiben oder doppelt besteuert werden.

Für die Entstehung der Umsatzsteuer kommt es auf den Zeitpunkt der Leistungserbringung an. Dies bedeutet, dass die jeweilige Besteuerungsart des Kalenderjahres maßgeblich ist, in dem die Leistung ausgeführt wurde. Für Leistungen, die vor dem Wechsel zur Kleinunternehmerregelung erbracht wurden, bleiben die Vorschriften zur Regelbesteuerung relevant. Im Falle der Ist-Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten entsteht die Steuer zum Zeitpunkt der Leistungserbringung, unabhängig vom Zeitpunkt des Zahlungseingangs. Bei der Soll-Besteuerung nach vereinbarten Entgelten ist die Leistung ohnehin in dem Voranmeldungszeitraum zu versteuern, in dem sie ebracht wurde. Wird die Leistung nach dem Wechsel zur Kleinunternehmerregelung ausgeführt, fällt hierfür keine Umsatzsteuer mehr an.

Hinsichtlich des Vorsteuerabzugs kommt es auf den Zeitpunkt des Leistungsbezugs an. Dies bedeutet, dass die jeweilige Besteuerungsart des Kalenderjahres maßgeblich ist, in dem die Leistung bezogen wurde. Der Vorsteuerabzug ist daher nur möglich, wenn der Leistungsbezug vor dem Übergang zur Kleinunternehmerregelung erfolgt ist. Das Datum der Rechnung ist hierbei nicht relevant.

Allerdings ist gegebenenfalls auf die Pflichten bei Änderung der Bemessungsgrundlage gem. § 17 UStG zu achten.

12. Berichtigung des Vorsteuerabzugs beim Wechsel der Besteuerungsart

Nach § 15a Abs. 1 UStG ist eine Berichtigung des Vorsteuerabzugs vorzunehmen, wenn sich die Verhältnisse, die für den ursprünglichen Vorsteuerabzug eines Wirtschaftsguts maßgebend waren, innerhalb des Berichtigungszeitraums von 5 Jahren ändern.

Für jedes Kalenderjahr der Änderung muss eine Berichtigung des Vorsteuerabzugs auf die Anschaffungs- oder Herstellungskosten vorgenommen werden. Wenn das Wirtschaftsgut eine kürzere Nutzungsdauer hat, gilt ein entsprechend kürzerer Berichtigungszeitraum.

Bei Grundstücken einschließlich ihrer wesentlichen Bestandteile und bei Gebäuden auf fremdem Grund und Boden verlängert sich der Berichtigungszeitraum auf 10 Jahre.

Die Berichtigung des Vorsteuerabzugs erfolgt jeweils für den Voranmeldungszeitraum oder das Kalenderjahr, in dem sich die Verhältnisse geändert haben, die für den ursprünglichen Vorsteuerabzug maßgebend waren.

Eine solche Änderung der Verhältnisse im Sinne von § 15a Abs. 1 bis 3 UStG liegt beim Wechsel von der Regelbesteuerung zur Kleinunternehmerregelung und umgekehrt vor (§ 15a Abs. 7). Dies wurde bereits in einem Urteil des BFH vom 17.06.2004 (Az. V R 31/02) festgestellt.

13. Aufzeichnungspflichten der Kleinunternehmer

Eine korrekte und lückenlose Buchführung ist eine wesentliche Voraussetzung für den Erfolg eines Unternehmens und stellt zugleich eine gesetzliche Verpflichtung dar. Die Aufzeichnungspflichten sind im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO) geregelt. Sie betreffen sowohl kaufmännische als auch steuerliche Aspekte und gelten für alle Unternehmer, unabhängig von der Größe des Unternehmens oder der Rechtsform.

Die allgemeinen Aufzeichnungspflichten besagen, dass ein Unternehmer sämtliche Geschäftsvorfälle und andere Vorgänge, die für die Steuer relevant sind, aufzuzeichnen hat. Diese Aufzeichnungen müssen klar und verständlich sein, so dass ein sachverständiger Dritter innerhalb einer angemessenen Zeit ein Bild über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens machen kann.

Die Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein. Sie müssen so beschaffen sein, dass sie jederzeit einem sachverständigen Dritten einen Überblick über die Geschäftsführung und die Lage des Unternehmens vermitteln können. Auch Änderungen und Berichtigungen müssen deutlich erkennbar und nachvollziehbar sein.

Im Kontext der Kleinunternehmerregelung sind die Aufzeichnungen insbesondere relevant, um die Einhaltung der Umsatzgrenzen zu dokumentieren. Es ist daher ratsam, regelmäßig den eigenen Umsatz zu überprüfen und genau zu dokumentieren, um eventuell notwendige Anpassungen der Besteuerungsart rechtzeitig vornehmen zu können.

Ein Verstoß gegen die Aufzeichnungspflichten kann zu empfindlichen Bußgeldern und Steuernachzahlungen führen. Es ist daher wichtig, diese Pflichten ernst zu nehmen und sie gewissenhaft zu erfüllen. In Zweifelsfällen kann die Beratung durch einen Steuerberater hilfreich sein.

14. Die Umsatzsteuererklärung der Kleinunternehmer

Auch Kleinunternehmer sind grundsätzlich zur Abgabe einer Umsatzsteuererklärung verpflichtet. Diese dient der Dokumentation und Offenlegung der erzielten Umsätze und hilft dabei, die korrekte Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG zu überprüfen.

Obwohl Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer abführen, hat die Umsatzsteuererklärung dennoch eine hohe Bedeutung, da das Finanzamt anhand der Angaben in der Steuererklärung prüfen kann, ob weiterhin die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllt sind.

Mit der Umsatzsteuererklärung erbringt der Kleinunternehmer gegenüber dem Finanzamt den Nachweis, dass der

• Umsatz im Vorjahr nicht höher war als 22.000 Euro und
• der Umsatz im laufenden Jahr (voraussichtlich) nicht höher sein wird als 50.000 Euro.

In der Umsatzsteuererklärung müssen die Gesamtumsätze des betreffenden Jahres angegeben werden. Auch steuerfreie Umsätze sind darin zu verzeichnen, obwohl diese nicht zur Überschreitung der Umsatzgrenzen beitragen. Umsätze, die unter das Reverse-Charge-Verfahren fallen, müssen gesondert ausgewiesen werden.

Auch wenn Kleinunternehmer nicht verpflichtet sind, Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben, müssen sie dennoch ihre Umsätze im Blick behalten. Sollten sie die Umsatzgrenzen überschreiten, sind sie verpflichtet, dies dem Finanzamt mitzuteilen. Daher ist es wichtig, eine genaue und aktuelle Buchführung zu führen.

15. Kleinunternehmerregelung ab 01.01.2020

Die Umsatzgrenze, die für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung entscheidend ist, wurde mit dem Bürokratieentlastungsgesetz III angehoben. Seit dem 01.01.2020 beträgt diese Grenze nun 22.000 Euro für das vorangegangene Kalenderjahr und nicht mehr 17.500 Euro, wie es zuvor der Fall war.

Dies bedeutet, dass Kleinunternehmer seit 01.01.2020 von der Umsatzsteuer befreit sind, wenn ihre Umsätze im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 Euro nicht überschritten haben und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich die Grenze von 50.000 Euro nicht überschreiten werden. Die Grenze für das laufende Jahr blieb somit unverändert.

Unternehmer, die schon in 2019 die Umsatzgrenze von 22.000 Euro nicht überschreiten und deren Umsätze 2020 voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen, können ab 2020 von der Regelbesteuerung zur Kleinunternehmerregelung wechseln.

Diese Änderung hat dazu geführet, dass mehr Unternehmen die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen können. Insbesondere Unternehmen, die bereits im Vorjahr Umsätze von weniger als 22.000 Euro erzielt haben und deren Umsätze im laufenden Wirtschaftsjahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht überschreiten, könnten von der Regelbesteuerung zur Kleinunternehmerregelung wechseln.

Die Erhöhung der Umsatzgrenze zielt darauf ab, Kleinunternehmer zu entlasten und den Verwaltungsaufwand für diese Unternehmen zu reduzieren. Gleichzeitig soll sie Anreize für Unternehmensgründungen schaffen und bestehende Unternehmen in ihrer Entwicklung unterstützen.

Jedoch ist es wichtig zu betonen, dass trotz der erhöhten Umsatzgrenze alle anderen Bedingungen für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach wie vor gelten. Insbesondere muss das Unternehmen noch immer im Inland ansässig sein und die genannten Umsatzgrenzen müssen eingehalten werden. Darüber hinaus ist es wichtig, dass die Unternehmen ihre Umsätze sorgfältig verfolgen und bei Überschreitung der Grenzen ihren Status als Kleinunternehmer überprüfen und gegebenenfalls Änderungen beim Finanzamt melden.

16. Muster & Vorlagen für Kleinunternehmer

Egal, ob Sie gerade erst als Kleinunternehmer starten oder bereits ein etabliertes Geschäft führen – die richtigen Tools und Ressourcen können Ihren Arbeitsalltag erheblich erleichtern und Ihre Prozesse effizienter gestalten. In diesem Kapitel stelle ich Ihnen ein umfangreiches Vorlagenpaket für Kleinunternehmer, die speziell auf die Bedürfnisse kleiner Unternehmen zugeschnitten ist.

Muster und Vorlagen für Kleinunternehmer

Muster und Vorlagen für die erfolgreiche Büroorganisation