In der Regel erhält der Geschäftsführer einer GmbH für die Geschäftsführung und die organschaftliche Vertretung der Gesellschaft ein Gehalt, das zu entsprechenden Betriebsausgaben führt. In der Praxis setzt sich dieses meist aus mehreren Bestandteilen zusammen, wobei ein festes Grundgehalt als Basis dient.

Hierauf aufbauend können die Parteien im Sinne einer Gesamtvergütung eine gewinnabgängige Tantieme sowie einen Dienstwagen und weitere Sonderzuwendungen vereinbaren. Eine zunehmend wichtige Rolle spielt die betriebliche Altersvorsorge, da die Versorgungslücke der GmbH-Geschäftsführer bei Renteneintritt meist deutlich höher ist als beim üblichen Angestellten.

Die Regelungen zum Geschäftsführergehalt und die Tantiemevereinbarung gehören zu den wesentlichen Bestimmungen im Geschäftsführeranstellungsvertrag, in dem die schuldrechtlichen Beziehungen zwischen den Parteien vereinbart werden. Ergänzend können die Einzelheiten der Kfz-Nutzung in einer Dienstwagenvereinbarung geregelt werden.

Darüber hinaus können die Gesellschafter im Rahmen einer Geschäftsordnung weitere Beschränkungen hinsichtlich der Geschäftsführungsbefugnis oder eine Ressortaufteilung zwischen mehreren Geschäftsführern anordnen.

Inhalt:

  1. Erfolgsbezogenes Geschäftsführergehalt
  2. Gehalt der Geschäftsführer = Betriebsausgaben der Gesellschaft
  3. Festes Grundgehalt als Basis
  4. Tantiemevereinbarung über gewinnabhängige Tantieme
  5. Boni, Gratifikationen, Prämien
  6. Dienstwagen mit Erlaubnis zur Privatnutzung
  7. Sonderzuwendungen, insbesondere Urlaubs- und Weihnachtsgeld
  8. Vergütungsfortzahlung bei Krankheit oder Tod
  9. Reisekosten und Spesen
  10. Betriebliche Altersvorsorge

1. Erfolgsbezogenes Geschäftsführergehalt

Die Gesamtvergütung der Geschäftsführer gehört zu den wesentlichen Betriebsausgaben einer GmbH oder Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) und bedarf daher einer besonderen Aufmerksamkeit der Gesellschafter und Geschäftsführer. Diesbezügliche Mängel oder Fehler im Geschäftsführeranstellungsvertrag können zu existenziellen Risiken für beide Vertragsparteien führen. Risiken ergeben sich insbesondere beim geschäftsführenden Gesellschafter der GmbH und bei nahen Angehörigen beherrschender Gesellschafter.

Der weit überwiegende Teil der Geschäftsführer in Deutschland bezieht ein variables Gehalt, das sich aus mehreren Bestandteilen zusammensetzt. Die Quote des variablen, erfolgsabhängigen Anteils liegt im Schnitt in einem Bereich zwischen 20% und 30%. Der Vorteil einer erfolgsabhängigen Vergütung liegt auf der Hand, da die Geschäftsführer in guten Geschäftsjahren automatisch ein höheres Gehalt als in schlechten Wirtschaftsjahren erhalten.

Erfolgsbezogenes Gehalt in Deutschlands Unternehmen üblich

Laut eines „Eurotop 100“-Reports der Unternehmensberatung WillisTowers Watson ist das Grundgehalt der Geschäftsführer in deutschen Firmen niedriger als in anderen Ländern Europas. Die erfolgsabhängigen Zahlungen nehmen dagegen einen deutlich größeren Anteil ein.

Infografik: Deutschlands Unternehmen setzen auf Boni-Zahlungen | Statista Mehr Infografiken finden Sie bei Statista

In der Praxis sind folgende Bestandteile im Sinne einer Gesamtvergütung der Geschäftsführer einer GmbH durchaus üblich:

  • Festes Grundgehalt mit Weihnachts- und Urlaubsgeld;
  • Gratifikationen;
  • Tantieme, abhängig vom Gewinn der GmbH;
  • Dienstwagen mit Erlaubnis zur Privatnutzung;
  • Betriebliche Altersvorsorge, insbesondere in Form einer Pensionszusage;
  • Sonstige Leistungen und Zuwendungen (z.B. Unfallversicherung, Sachleistungen).

Wie die nachfolgende Grafik von Statista aus dem Jahre 2018 zeigt, gehören die Geschäftsführer im Vergleich zu anderen Berufsgruppen durchaus zu den Spitzenverdienern in Deutschland. Angesichts ihrer Arbeitsbelastung und der notwendigen Branchen- und Fachkenntnisse ist das auch absolut gerechtfertigt. Es gibt allerdings deutliche Unterschiede zwischen den einzelnen Branchen, in denen die Gesellschaften tätig sind.

So viel verdienen Deutschlands Geschäftsführer
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Vertragsfreiheit beim Gehalt der Geschäftsführer

Hinsichtlich der Höhe und Zusammensetzung des Gehalts besteht in Deutschland grundsätzlich Vertragsfreiheit. Das Gehalt der GmbH-Geschäftsführer ist somit regelmäßig das Ergebnis der Verhandlung zwischen den Vertragsparteien, wobei auf der Seite der GmbH die Gesellschafterversammlung zuständig ist.

In steuerrechtlicher Hinsicht ist jedoch auf die Angemessenheit des Geschäftsführergehalts insgesamt zu achten, insbesondere beim geschäftsführenden Gesellschafter der GmbH. Diesbezüglich liefert das Schreiben der OFD Karlsruhe vom 16.09.2016 wichtige Leitlinien, die sich an der Branche, am Umsatz der GmbH und der Zahl der Mitarbeiter orientieren (gültig ab 01.01.2017)*1.

Auch die jährlichen BBE-Studien von BBE media liefern im Streitfall mit dem Finanzamt wichtige Daten zur Angemessenheit des Geschäftsführergehalts.

2. Gehalt der Geschäftsführer = Betriebsausgaben

Das von der GmbH gezahlte Gehalt an Geschäftsführer zählt grundsätzlich ebenso wie die Löhne und Gehälter anderer Mitarbeiter zu den steuerlich abzugsfähigen Betriebsausgaben der Gesellschaft, wobei es im Rahmen der Buchführung (SKR 04) regelmäßig folgenden Konten zu buchen ist:

  • Konto # 6024: Geschäftsführergehälter der GmbH-Gesellschafter;
  • Konto # 6027: Geschäftsführergehälter.

Hierdurch erfolgt eine wichtie Trennung der Geschäftsführergehälter von den übrigen Löhnen und Gehältern der anderen Arbeitnehmer.

Besonderheiten beim geschäftsführenden Gesellschafter

Beim beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer sind einige zusätzliche Besonderheiten zu beachten, um die steuerliche Abzugsfähigkeit als Betriebsausgaben “finanzamt-sicher” zu gestalten. Das gleiche gilt für Geschäftsführer, die zu den Angehörigen des beherrschenden Gesellschafters gehören.

In den genannten Fällen ist ein schriftlicher Geschäftsführervertrag unabdingbar und im Zweifel nach den Wünschen und Interessen der Beteiligten von einem Rechtsanwalt anzufertigen.

Darüberhinaus geht es im Streit mit dem Finanzamt oftmals um folgende Fragen:

  • Ist das Gehalt der Geschäftsführer insgesamt angemessen?
  • Gibt es eine wirksame und klare vertragliche Vereinbarung zwischen GmbH und Geschäftsführer?
  • Liegt ein Verstoß gegen das Rückwirkungsverbot vor?
  • Haben die Vertragsparteien das Durchführungsgebot beachtet?

3. Festes Grundgehalt als Basis des Geschäftsführergehalts

Die Basis des Geschäftsführergehalts ist ein festes Grundgehalt, das auch die Vergütung für geleistete Überstunden sowie Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit beinhaltet.

Aus der Treuepflicht des Geschäftsführers wird die allgemein anerkannte Verpflichtung abgeleitet, den erforderlichen Zeiteinsatz über den eines normalen Angestellten hinaus ohne zusätzliche Vergütung zu erbringen. Abweichungen hiervon sind im Einzelfall grundsätzlich vorstellbar, die steuerliche Anerkennung als Betriebsausgaben ist jedoch im Einzelfall genau zu prüfen.

Auch sog. Anpassungsklauseln sind heute eher die Ausnahme und eignen sich allenfalls beim geschäftsführenden Gesellschafter.

In der Praxis hat sich zum Grundgehalt die Vereinbarung eines Bruttojahresgehalts nach folgendem Beispiel etabliert:

Bezüge des Geschäftsführers

1. Der Geschäftsführer erhält für seine Tätigkeit ein Bruttojahresgehalt in Höhe von … EUR (in Worten: … Euro).

2. Das Gehalt wird in zwölf gleichen monatlichen Teilbeträgen unter Einbehaltung der gesetzlichen Abzüge jeweils zum Ende des Kalendermonats auf ein vom Geschäftsführer angegebenes Konto überwiesen.

3. Die Vergütung von Überstunden, Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit ist in dem Gehalt gem. Abs. 1 enthalten. Es erfolgt insoweit keine zusätzliche Vergütung.

Beim Fremdgeschäftsführer ist die Vereinbarung eines Arbeitszeitkontos grundsätzlich vorstellbar, aber im Einzelfall sehr genau zu prüfen und präzise zu formulieren.

4. Tantiemevereinbarung über gewinnabhängige Tantieme

Die Tantieme auf Basis des Gewinns der GmbH ist ein zentrales Element des Geschäftsführergehalts und inzwischen in nahezu allen Geschäftsführeranstellungsverträgen enthalten. Die Zahlung einer umsatzabhängigen Tantieme wird vom Finanzamt dagegen nur in eng begrenzten Ausnahmefällen als Betriebsausgaben der GmbH anerkannt.

Bei der Tantiemevereinbarung ist darauf zu achten, dass diese die Berechnungsgrundlage so klar und transparent beschreibt, dass für einen Außenstehenden keinerlei Zweifel hinsichtlich der Ermittlung der Tantieme verbleiben. Anderenfalls sind zum einen vermeidbare Streitigkeiten zwischen Geschäftsführer und GmbH denkbar, zum anderen schaut sich das Finanzamt die Tantiemevereinbarung im Rahmen einer Betriebsprüfung regelmäßig sehr genau an. Beim geschäftsführenden Gesellschafter ist eine eindeutige und klare Tantiemevereinbarung sogar unabdingbare Voraussetzung dafür, dass entsprechende Tantiemezahlungen als Betriebsausgaben akzeptiert werden.

Tantiemevereinbarung

In der Praxis hat sich folgende Tantiemevereinbarung im Rahmen des Geschäftsführervertrages nach folgendem Beispiel etabliert:

Tantieme

1. Neben dem Jahresgrundgehalt erhält der Geschäftsführer zusätzlich eine Tantieme in Höhe von … % des handelsrechtlichen Jahresüberschusses.

2. Die Tantieme wird bei Ermittlung des Jahresüberschusses nicht gewinnmindernd berücksichtigt. Dies gilt ebenso für Tantiemen anderer Geschäftsführer oder auch Gewinnanteile etwaiger stiller Gesellschafter.

3. Der Jahresüberschuss ist vor Abzug von Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer sowie vor Verrechnung mit Verlustvorträgen zu ermitteln.

4. Gewinnabhängige Rückstellungen sowie steuerliche Sonderabschreibungen und andere Vergünstigungen, die den Gewinn unmittelbar beeinflussen, mindern die Bemessungsgrundlage nicht. Die spätere gewinnerhöhende Auflösung von Rücklagen oder anderen Bilanzpositionen, deren Bildung keinen Einfluss auf die Berechnung der Bemessungsgrundlage hatte, bleibt ebenfalls für die Berechnung der Tantieme außer Betracht. Gleiches gilt für Zuschüsse seitens der öffentlichen Hand.

5. Die Tantieme beträgt maximal … % des Bruttojahresgrundgehaltes des Geschäftsführers in dem Geschäftsjahr, auf welches sich die Tantieme bezieht.

6. Die Tantieme wird binnen zwei Wochen nach Feststellung des Jahresabschlusses durch die Gesellschafterversammlung fällig. Nachträgliche Änderungen des Jahresabschlusses sind nicht zu berücksichtigen.

7. Endet der Dienstvertrag vor dem Ende des Geschäftsjahres, so vermindert sich die für dieses Geschäftsjahr anfallende Tantieme zeitanteilig. Wird das Anstellungsverhältnis mit dem Geschäftsführer durch die Gesellschaft aus einem von dem Geschäftsführer zu vertretenden wichtigen Grund gekündigt, so entfällt die Tantieme für das Geschäftsjahr, in welchem die Kündigung erfolgt ist.

8. Die Tantiemeansprüche des Geschäftsführers bleiben bei einer Erkrankung oder sonstiger unverschuldeter Dienstverhinderung bis zu 2 Monaten unberührt. Darüber hinaus wird der Tantiemeanspruch des Geschäftsführers für jeden weiteren begonnen Monat der Erkrankung oder sonstiger unverschuldeter Dienstverhinderung um 1/12 gekürzt.

Je nach Branche und Größe der GmbH ist auch die Vereinbarung einer Mindest- oder Garantie-Tantieme in einer bestimmten Mindesthöhe häufig, die von dem tatsächlich erreichten Erfolg zunächst unabhängig ist.

5. Boni, Gratifikationen, Prämien

Boni, Gratifikationen oder Zielerreichungsprämien erfreuen sich in der Praxis zunehmender Beliebtheit in den Führungsetagen deutscher Unternehmen. Sie sind neben der Tantieme ebenfalls geeignet, das Gehalt der Geschäftsführer erfolgsabhängiger zu gestalten.

6. Dienstwagen mit Erlaubnis zur Privatnutzung

Der Dienstwagen mit der Erlaubnis zur privaten Kfz-Nutzung ist mittlerweile in nahezu jedem Geschäftsführervertrag zu finden. Ob daneben eine gesonderte Dienstwagenvereinbarung (Muster) abzuschließen ist, entscheidet sich je nach Einzelfall.

Ein entsprechender Passus im Geschäftsführervertrag könnte wie folgt aussehen:

Dienstwagen

1. Die Gesellschaft stellt dem Geschäftsführer für die Dauer des Anstellungsverhältnis einen Dienstwagen der gehobenen Mittelklasse zur Verfügung (Listenneupreis maximal € …. netto). Der Geschäftsführer ist berechtigt, den Dienstwagen auch zu privaten Zwecken zu nutzen, wobei die hierdurch anfallende Steuer vom Geschäftsführer zu tragen ist. Die Betriebs- und Unterhaltungskosten des Dienstwagens übernimmt die Gesellschaft.

2. Die Gesellschaft schließt für den Dienstwagen eine Vollkaskoversicherung ab. Eine etwaige anfallende Selbstbeteiligung trägt die Gesellschaft.

3. Der Geschäftsführer hat Anspruch auf die Bereitstellung eines neuen gleichwertigen Dienstwagens nach …. km, frühestens aber nach …. Jahren.

7. Sonderzuwendungen (Urlaubs- und Weihnachtsgeld)

Neben dem Grundgehalt und den üblichen erfolgsbezogenen Bestandteilen besteht für die GmbH die Möglichkeit, dem Geschäftsführer weitere Sonderzuwendungen wie ein Urlaubs- und/oder Weihnachtsgeld zu gewähren. Im Einzelfall kann ein Freiwilligkeitsvorbehalt sinnvoll sein.

Folgende Formulieren dient als Beispiel für die Vereinbarung von Sonderzuwendungen:

Sonderzuwendungen

1. Der Geschäftsführer erhält eine jährliche Sonderzahlung in Höhe des monatlichen Grundgehalts (alternativ: in Höhe von € …), die im November ausgezahlt wird.

2. Zusätzlich erhält der Geschäftsführer ein Urlaubsgeld in Höhe des monatlichen Grundgehalts (alternativ: in Höhe von € …), zahlbar im Juni.

3. Voraussetzung für den Anspruch auf die Sonderzuwendungen ist ein ungekündigter Anstellungsvertrag mit dem Geschäftsführer zum Zeitpunkt der Auszahlung der Sonderzuwendung. Ein Aufhebungsvertrag steht der Kündigung gleich.

8. Vergütungsfortzahlung bei Krankheit oder Tod

Das Entgeltfortzahlungsgesetz ist beim Geschäftsführer regelmäßig nicht anwendbar. Dies gilt insbesondere für den beherrschenden und daher nicht sozialversicherungspflichtigen Gesellschafter-Geschäftsführer.

Eine Verpflichtung zur Fortzahlung des Gehalts im Krankheitsfall kann sich beim Geschäftsführer nur aus § 616 BGB ergeben, jedoch allenfalls nur „für einen nicht erheblichen Zeitraum“. Die Vereinbarung einer Vergütungsfortzahlung gehört daher in jeden Geschäftsführervertrag.

Üblicherweise zahlt die GmbH beim Tod des Geschäftsführers das Gehalt noch für einen Zeitraum von 3 Monaten an die Witwe bzw. an die unterhaltsberechtigten Kinder. Handelt es sich um einen Gesellschafter-Geschäftsführer, kann die Vergütungsfortzahlung auch darüber hinaus für 6, 9 oder 12 Monate vereinbart werden.

Eine vertragliche Vereinbarung der Vergütungsfortzahlung könnte nach folgendem Beispiel formuliert werden:

Vergütungsfortzahlung bei Krankheit oder Tod

1. Im Falle der Erkrankung oder sonstigen unverschuldeten Dienstverhinderung, erhält der Geschäftsführer für die Dauer von 6 Monaten seine vertragsgemäßen Bezüge gem. … (= Grundgehalt) fortgezahlt.

2. Leistungen einer gesetzlichen oder privaten Krankenversicherung an den Geschäftsführer aufgrund der Krankheit werden bei einer fortgesetzten Erkrankung ab der 7. Woche angerechnet.

3. Im Falle der Verhinderung der Geschäftsführers durch sonstige unverschuldete Gründe, werden etwaige infolgedessen von Dritten erbrachte Leistungen sofort auf die fortgezahlte Vergütung angerechnet.

4. Der Geschäftsführer verpflichtet sich, etwaige eigene Schadensersatzansprüche gegenüber Dritten auf Verlangen an die Gesellschaft bis zur Höhe der fortgezahlten Vergütung abzutreten. Die Gesellschaft behält sich vor, solche Schadensersatzansprüche gegenüber Dritten auf die Fortzahlung der Vergütung anzurechnen.

5. Beim Tod des Geschäftsführers erhält die Witwe das Grundgehalt gem. … noch für einen Zeitraum von 3 Monaten weiter gezahlt, beginnend mit dem Ablauf des Strebemonats. Ist die Ehefrau vorverstorben oder die Ehe geschieden, erfolgt die Vergütungsfortzahlung an die unterhaltsberechtigten Kinder.

9. Reisekosten und Spesen der Geschäftsführer

Nach §§ 675, 670 BGB haben Geschäftsführer in jedem Fall einen Anspruch auf Ersatz erforderlicher Aufwendungen im Rahmen seines Dienstverhältnisses. Hierunter fallen solche angemessene Aufwendungen, die beim Geschäftsführer anlässlich von Geschäftsreisen oder betrieblich veranlasster Bewirtung anfallen. GmbH und Geschäftsführer sollten vertraglich vereinbaren, welche Aufwendungen im Einzelfall als angemessen gelten.

Folgende Regelung dient als Beispiel:

Reisekosten und Spesen

1. Die Gesellschaft ersetzt dem Geschäftsführer die Aufwendungen für Bahnfahrten in der .. Klasse, für Flugreisen in der … Klasse und die Kosten für die notwendige Anmietung eines angemessenen Mietwagens.

2. Sonstige Reisekosten, insbesondere Übernachtungskosten, Bewirtungskosten, Parkgebühren, Taxikosten, Trinkgelder und vergleichbare Auslagen erstattet die Gesellschaft dem Geschäftsführer gemäß der tatsächlich entstandenen Höhe, sofern diese durch ordnungsgemäße Belege nachgewiesen sind. Unangemessene Kosten werden nicht erstattet

3. Verpflegungsmehraufwendungen werden dem Geschäftsführer im Rahmen der jeweils geltenden steuerlichen Pauschalsätze erstattet.

In der Praxis hat sich auch die Methode bewährt, dass dem Geschäftsführer eine Kreditkarte zur Verfügung zu stellen, mit der betrieblich veranlasste Reisekosten und Spesen zu zahlen sind.

Folgende Regelung wäre hierfür geeignet:

Die Gesellschaft stellt dem Geschäftsführer eine Firmenkreditkarte zur Verfügung, die für dienstlich veranlasste Reisekosten und sonstige Auslagen zu benutzen ist.

10. Betriebliche Altersvorsorge

Die betriebliche Altersvorsorge ist ein besonderer Komplex im Hinblick auf die Gesamtvergütung des Geschäftsführers und verdient daher eine gesonderte Betrachtung.

11. Weiterführende Informationen

  1. Veröffentlicht u.a. bei IHK Karlsruhe, Merkblatt “Wie viel darf ein Gesellschafter-Geschäftsführer verdienen?

Falls Sie bei der Erstellung oder Anpassung eines Geschäftsführervertrages eine fachmännische Beratung oder Unterstützung benötigen, können Sie hier gerne mit mir Kontakt aufnehmen.

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