Die Geschäftsführungsbefugnis der GmbH-Geschäftsführer ist ein wichtiger Aspekt im Rahmen der Unternehmensführung. Sie regelt die Rechte und Pflichten der Geschäftsführer im Innenverhältnis zur GmbH oder UG (haftungsbeschränkt). Die Geschäftsführungsbefugnis ist von der Leitungs- und Vertretungsmacht zu unterscheiden und legt fest, inwiefern Geschäftsführer eigenständig handeln können, ohne eine spezielle Genehmigung der Gesellschafter einzuholen. In der Praxis sind Einschränkungen der Geschäftsführungsbefugnis jedoch eher Norm als Ausnahme.

Um Missverständnisse und Streitigkeiten zu vermeiden, ist es wichtig, die genauen Rechte und Grenzen der Geschäftsführungsbefugnis in vertraglichen Regelungen festzulegen. Dies geschieht gewöhnlich im Gesellschaftsvertrag, im Geschäftsführeranstellungsvertrag oder in einer Geschäftsordnung. Dabei ist wichtig zu beachten, dass die Festlegung der Geschäftsführungsbefugnis in diesen verschiedenen Dokumenten unterschiedliche Implikationen haben kann.

In diesem Artikel erläuter ich die rechtlichen Grundlagen und Rahmenbedingungen der Geschäftsführungsbefugnis und gebe Hinweise, wie Einschränkungen zweckmäßig formuliert werden können. Ein anderer Fokus richtet sich auf die Rechtsfolgen bei einer Überschreitung der Geschäftsführungsbefugnis. Mein Ziel ist es, ein vertieftes Verständnis für die Bedeutung der Geschäftsführungsbefugnis zu schaffen und auf die Wichtigkeit klarer vertraglicher Regelungen hinzuweisen.

Inhalt:

1. Begriff und Abgrenzung von der Vertretungsmacht
2. Rechtliche Grundlagen der Geschäftsführungsbefugnis
3. Grundsätze der Geschäftsführungsbefugnis
4. Erweiterungen und Beschränkungen der Geschäftsführungsbefugnis
5. Geschäftsordnung für die Geschäftsführung
6. Regelung der Geschäftsführungsbefugnis im Geschäftsführervertrag
7. Rechtsfolgen bei Überschreitung der Geschäftsführungsbefugnis

1. Begriff und Abgrenzung von der Vertretungsmacht

Die Vertretungsmacht nach § 35 Abs. 1 GmbHG und die Geschäftsführungsbefugnis sind zentrale, aber unterschiedliche Konzepte im GmbH-Recht. Beide regeln die Handlungsbefugnisse der Geschäftsführer, die Gesellschaft im Außenverhältnis zu vertreten und Erklärungen im Namen der Gesellschaft abzugeben.

Während die Vertretungsmacht gem. § 35 Abs. 1 GmbHG das organschaftliche Recht zur Vertretung der GmbH nach außen umfasst, bezieht sich die Geschäftsführungsbefugnis auf die Rechte und Kompetenzen der Geschäftsführer im Innenverhältnis zur GmbH. Einschränkungen der Geschäftsführungsbefugnis wirken sich nicht automatisch auf die Vertretungsmacht aus. Daher kann ein Geschäftsführer die GmbH nach außen unbeschränkt vertreten, obwohl eine Geschäftsordnung vielfältige Beschränkungen der Geschäftsführungsbefugnis enthält.

Die Ausgestaltung der Geschäftsführungsbefugnis beschreibt also vor allem die internen Rechte und Kompetenzen der Geschäftsführer im Rahmen der Unternehmensleitung. Dabei geht es konkret um die konkrete Festlegung, bei welchen Geschäften und Maßnahmen der Geschäftsführung ein Zusammenwirken mit anderen Geschäftsführern, Prokuristen oder Gesellschaftern erforderlich ist. Die inhaltliche Gestaltung der Geschäftsführungsbefugnis betrifft hauptsächlich die Festlegung spezifischer Zuständigkeitsbereiche und die katalogartige Auflistung von zustimmungspflichtigen Rechtsgeschäften.

2. Rechtliche Grundlagen der Geschäftsführungsbefugnis

Die rechtlichen Grundlagen der Geschäftsführungsbefugnis der Geschäftsführer ergeben sich primär aus dem GmbH-Gesetz und vertraglichen Regelungen im Gesellschaftsvertrag. Beschränkungen der Geschäftsführungsbefugnis werden in der Praxis häufig in einer Geschäftsordnung für die Geschäftsführung definiert, auf die in einem Geschäftsführeranstellungsvertrag jeweils verwiesen wird.

1. GmbH-Gesetz (GmbHG): Das GmbH-Gesetz ist das zentrale Regelwerk für die Rechte und Pflichten der Geschäftsführer einer GmbH. Insbesondere die Bestimmungen in den §§ 35 Abs. 1 und 37 GmbHG legen die Grundsätze und Rahmenbedingungen für die Geschäftsführungsbefugnis fest.
2. Gesellschaftsvertrag: Der Gesellschaftsvertrag ist die wesentliche vertragliche Grundlage, in dem die Beziehungen zwischen den Gesellschaftern und der Geschäftsführung geregelt sind. Natürlich kann darin auch die Geschäftsführungsbefugnis der Geschäftsführer allgemein oder individuell erweitert oder beschränkt werden. Es ist jedoch zu bedenken, dass Änderungen nur im Wege einer Satzungsänderung möglich sind.
3. Geschäftsordnung für die Geschäftsführung: In einer internen Geschäftsordnung für die Geschäftsführung können die Gesellschafter zusätzliche und sehr detaillierte Regelungen zur Geschäftsführungsbefugnis definieren, die auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind. Eine solche Geschäftsordnung dient dazu, Klarheit über die Aufgabenverteilung, über die Entscheidungsprozesse und die Zusammenarbeit innerhalb der Geschäftsführung zu schaffen.

Insgesamt bilden diese rechtlichen Grundlagen den rechtlichen Rahmen, innerhalb dessen die Geschäftsführer der GmbH ihre Aufgaben wahrnehmen und ihre Tätigkeit ausüben dürfen.

3. Grundsätze der Geschäftsführungsbefugnis

Im Rahmen des Unternehmensgegenstands der Gesellschaft ist die Geschäftsführungsbefugnis der Geschäftsführer grundsätzlich umfassend und beinhaltet in jedem Fall die gewöhnlichen Rechtsgeschäfte im Rahmen der Geschäftsführung. Insoweit ist jeder Geschäftsführer prinzipiell für alle Angelegenheiten der Gesellschaft zuständig und verantwortlich, ungeachtet dessen, ob die Gesellschaft einen oder mehrere Geschäftsführer hat.

Das GmbH-Gesetz bestimmt in § 35 Abs. 2 S. 1 GmbH den Grundsatz der Gesamtvertretung der Geschäftsführer. Dieser Grundsatz besagt, dass bei Vorhandensein mehrerer Geschäftsführer diese gemeinsam handeln müssen, um die Gesellschaft wirksam zu vertreten. Eine Ausnahme ist dahin gehend möglich, dass die Gesellschafter im Gesellschaftsvertrag abweichende Regelungen treffen. Sie können z.B. vereinbaren, dass sie einem oder mehreren Geschäftsführern eine Einzelvertretungsbefugnis erteilen oder diese per Gesellschafterbeschluss erteilt werden kann.

Innerhalb ihrer Geschäftsführungsbefugnis dürfen die Geschäftsführer grundsätzlich selbst entscheiden, auf welchem Weg und mit welchen Mitteln der im Gesellschaftsvertrag definierte Gesellschaftszweck am besten zu erreichen ist. Die Geschäftsführungsbefugnis endet jedoch prinzipiell dort, wo es um ungewöhnliche Geschäfte geht oder die Rechte der Gesellschafter berührt werden.

4. Erweiterungen und Beschränkungen der Geschäftsführungsbefugnis

Nach außen sind die Geschäftsführer kraft Bestellung uneingeschränkt zur Erledigung ihrer Aufgaben und Pflichten berechtigt und verpflichtet (vgl. § 35 Abs. 1 GmbHG). Demgegenüber kann die Geschäftsführungsbefugnis im Innenverhältnis auf mannigfaltige Art und Weise beschränkt werden (vgl. § 37 Abs. 1 GmbHG). Ebenso können die Gesellschafter im Gesellschaftsvertrag bestimmen, dass sie einzelnen Geschäftsführern abweichend vom Grundsatz der Gesamtvertretung eine Einzelvertretungsbefugnis erteilen.

Ob und inwieweit Beschränkungen oder Erweiterungen der Geschäftsführungsbefugnis sinnvoll oder erforderlich sind, obliegt stets der Entscheidung der Gesellschafterversammlung. Hierbei besteht die Möglichkeit, die Beschränkungen der Geschäftsführungsbefugnis im Gesellschaftsvertrag selbst zu definieren oder lediglich die Möglichkeit zu eröffnen, diese durch einen Gesellschafterbeschluss festzulegen oder einzeln in einem Geschäftsführeranstellungsvertrag zu vereinbaren. Die Geschäftsführer sind verpflichtet, die Bestimmungen oder Weisungen der Gesellschafterversammlung als übergeordnetes Organ der GmbH zu befolgen. Dies gilt insbesondere dann, wenn dadurch ihre Kompetenzen eingeschränkt werden oder sie diese für sachlich falsch bzw. wirtschaftlich nachteilig halten. Eine Bindung der Geschäftsführer endet allerdings dann, wenn die Bestimmungen oder Weisungen gegen Gesetze, den Gesellschaftsvertrag oder gegen die guten Sitten verstoßen.

Beschränkungen der Geschäftsführungsbefugnis einzelner oder aller Geschäftsführer sind in der Praxis durchaus üblich. Sie berühren in der Regel Fragen der Einzel- oder Gesamtvertretung, die Zuweisung bestimmter Zuständigkeitsbereiche oder Genehmigungsvorbehalte bei bestimmten Geschäften von größerer Tragweite für die Gesellschaft. Sie sind im Gesellschaftsvertrag, im Geschäftsführeranstellungsvertrag oder in einer Geschäftsordnung möglich und im Sinne der Rechtsklarheit regelmäßig zu empfehlen. Jede Variante hat ihre Vor- und Nachteile, die zu berücksichtigen sind. Sehr praktikabel ist die Aufstellung eines Katalogs zustimmungspflichtiger Geschäfte in einer Geschäftsordnung. Diese können die Gesellschafter per Gesellschafterbeschluss aufstellen und jederzeit durch einen einfachen Gesellschafterbeschluss wieder ändern.

4.1. Katalog zustimmungspflichtiger Rechtsgeschäfte

Beschränkungen der Geschäftsführungsbefugnis im Gesellschaftsvertrag sieht man häufig in Form eines Katalogs zustimmungspflichtiger Geschäfte. Darin werden Rechtsgeschäfte oder Geschäftsführungsmaßnahmen definiert, die einem oder allen Geschäftsführern untersagt sind oder bei welchen die Einholung einer vorherigen Zustimmung der Gesellschafterversammlung, des Beirats oder des Aufsichtsrat erforderlich ist. Allerdings ist eine Änderung des Katalogs zustimmungspflichtiger Geschäfte in diesem Fall nur durch eine Satzungsänderung möglich. Hierfür ist wiederum eine kostenpflichtige notarielle Beurkundung und eine qualifizierte Mehrheit von drei Vierteilen der abgegebenen Stimmen erforderlich (vgl. § 53 GmbHG). Eine derartige Gestaltung erscheint vor allem dann sinnvoll, wenn einzelne Gesellschafter mit geringem Anteil am Stammkapital dauerhaft vor weitreichenden Entscheidungen der Geschäftsführer zu schützen sind.

Auch die Aufnahme eines Katalogs zustimmungspflichtiger Geschäfte im Geschäftsführeranstellungsvertrag schafft eher Probleme, da in diesem Fall die Änderung von der Zustimmung des betroffenen Geschäftsführers abhängig ist.

5. Geschäftsordnung für die Geschäftsführung

Die Geschäftsordnung der GmbH ist ein Regelwerk, das die Grundsätze und Leitlinien der Zusammenarbeit zwischen den Gesellschaftern und Geschäftsführern, die Organisation und die Zuständigkeiten innerhalb des Unternehmens klar und verbindlich festlegt.

Eine Geschäftsordnung für die Geschäftsführung regelt insbesondere die Zusammenarbeit zwischen mehreren Geschäftsführern untereinander und im Verhältnis zu den Gesellschaftern. In einer solchen Geschäftsordnung kann zudem die Geschäftsführungsbefugnis aller und einzelner Geschäftsführer detailliert und individuell festgelegt werden.

Die inhaltliche Gestaltung der Geschäftsordnung betrifft hauptsächlich die Grundsätze der Zusammenarbeit der Geschäftsführer im Rahmen der Unternehmensführung. Primär bestimmt sie spezifische Zuständigkeiten (Ressorts), enthält einen Katalog mit zustimmungspflichtigen Rechtsgeschäften sowie Richtlinien zum Finanzmanagement und Controlling. Zudem bietet die Geschäftsordnung die Möglichkeit, tiefgreifend in die Organisationsstruktur der Geschäftsführung einzugreifen. Sie kann etwa die Kompetenzen einzelner Geschäftsführer erweitern oder begrenzen, Informationspflichten festlegen und die Entscheidungsprozesse strukturieren.

6. Regelung der Geschäftsführungsbefugnis im Geschäftsführervertrag

Die Geschäftsführungsbefugnis kann zwar im Anstellungsvertrag mit jedem einzelnen Geschäftsführer spezifisch geregelt werden, diese Methode ist jedoch nicht frei von Nachteilen. Während sie für präzise, individuelle Regelungen zwischen der Gesellschaft und dem Geschäftsführer sorgt, beschränkt sie die Flexibilität der Gesellschafter, schnell und effektiv auf Änderungen der Rahmenbedingungen oder andere unternehmerische Herausforderungen wie eine Unternehmenskrise zu reagieren.

Daher ist es empfehlenswerter, die Geschäftsführungsbefugnis in einer flexibleren Geschäftsordnung zu definieren. Dies ermöglicht den Gesellschaftern, rasch auf Änderungen der Rahmenbedingungen zu reagieren, ohne die Notwendigkeit einer Anpassung der einzelnen Anstellungsverträge mit den Geschäftsführern. In der Praxis enthält der Geschäftsführeranstellungsvertrag einen Verweis auf die Geschäftsordnung:

Aufgaben und Pflichten des Geschäftsführers; Geschäftsführungsbefugnis

1. Der Geschäftsführer führt die Geschäfte der Gesellschaft nach Maßgabe der Gesetze, des Gesellschaftsvertrages, einer etwaigen Geschäftsordnung und/oder Geschäftsverteilungsplans in ihrer jeweiligen Fassung sowie dieses Vertrages.
2. Der Geschäftsführer hat sein Amt mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns zu führen.
3. Die GmbH kann weitere Geschäftsführer bestellen. Eine Geschäftsverteilung unter den Geschäftsführern wird gegebenenfalls durch eine Geschäftsordnung bestimmt.

Auszug aus meinem Artikel zur Gestaltung des Geschäftsführeranstellungsvertrages

Entsprechendes gilt für die Aufnahme eines Katalogs zustimmungsbedürftiger Geschäfte in den Geschäftsführeranstellungsvertrag.

7. Rechtsfolgen bei Überschreitung der Geschäftsführungsbefugnis

Wenn ein Geschäftsführer seine Geschäftsführungsbefugnis überschreitet, stellt dies einen Verstoß gegen § 37 Abs. 1 GmbHG dar, der als Pflichtverletzung zu werten ist. Eine solche Pflichtverletzung kann gemäß § 43 Abs. 2 GmbHG zur Schadensersatzpflicht des Geschäftsführers führen.

Diese Regelungen sollen die Integrität der Geschäftsführung sichern und einen reibungslosen Ablauf innerhalb des Unternehmens gewährleisten. Sie dienen auch als Absicherung für die Gesellschafter, die im Fall einer Pflichtverletzung durch den Geschäftsführer eine rechtliche Handhabe haben. Daher ist es unerlässlich, dass Geschäftsführer ihre Befugnisse und Grenzen genau kennen, um potenzielle rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

8. Muster und Vorlagen für eine Geschäftsordnung

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