Die Geschäftsführungsbefugnis der GmbH-Geschäftsführer ist ein zentraler Aspekt im Rahmen der Unternehmensführung und betrifft die Rechte und Pflichten von Geschäftsführern einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt). Sie ist von der Leitungs- und Vertretungsmacht abzugrenzen und definiert im Innenverhältnis zwischen Gesellschaft und Geschäftsführer, ob und inwieweit diese bei Erledigung ihrer Aufgaben und Pflichten ohne besondere Zustimmung der Gesellschafter entscheiden können. Beschränkungen der Geschäftsführungsbefugnis sind in der Praxis eher die Regel als die Ausnahme.
Im Verhältnis zwischen Gesellschaft und Geschäftsführern ist es daher wichtig, die genauen Rechte und Grenzen der Geschäftsführungsbefugnis durch klare Regelungen im Gesellschaftsvertrag, im Geschäftsführeranstellungsvertrag und/oder in einer Geschäftsordnung zu bestimmen.
Erfahren Sie in diesem Artikel mehr über die rechtlichen Grundlagen und Grundsätze der Geschäftsführungsbefugnis und wie Beschränkungen der Geschäftsführungsbefugnis festgesetzt werden können. Weiterhin werden die Rechtsfolgen bei Überschreitung der Befugnisse dargelegt. Ziel des Artikels ist es, ein besseres Verständnis der Geschäftsführungsbefugnis zu vermitteln und auf die Bedeutung einer klaren Regelung zwischen den Organen hinzuweisen.
Inhalt:
- Begriff und Abgrenzung von der Vertretungsmacht
- Rechtliche Grundlagen der Geschäftsführungsbefugnis
- Grundsätze der Geschäftsführungsbefugnis
- Erweiterungen und Beschränkungen der Geschäftsführungsbefugnis
- Geschäftsordnung für die Geschäftsführung
- Regelung der Geschäftsführungsbefugnis im Geschäftsführervertrag
- Rechtsfolgen bei Überschreitung der Geschäftsführungsbefugnis
1. Begriff und Abgrenzung von der Vertretungsmacht
Die Vertretungsmacht gem. § 35 Abs. 1 GmbHG und die Geschäftsführungsbefugnis sind zwei wesentliche Begriffe im GmbH-Recht, die klar voneinander abzugrenzen sind. Beide Begriffe betreffen das Recht der Geschäftsführer, die Gesellschaft nach außen zu vertreten und verpflichtende Erklärungen im Namen der Gesellschaft abzugeben.
Während die Vertretungsmacht gem. § 35 Abs. 1 GmbHG das organschaftliche Recht zur Vertretung der GmbH nach außen beinhaltet, bezieht sich die Geschäftsführungsbefugnis auf die Rechte und Kompetenzen der Geschäftsführer im Innenverhältnis zur GmbH. Einschränkungen der Geschäftsführungsbefugnis wirken sich nicht automatisch auf die Vertretungsmacht aus. Daher kann ein Geschäftsführer die GmbH nach außen unbeschränkt vertreten, obwohl eine Geschäftsordnung vielfältige Beschränkungen der Geschäftsführungsbefugnis enthält.
Die Geschäftsführungsbefugnis beschreibt also im Einzelnen die internen Rechte und Kompetenzen der Geschäftsführer im Rahmen der Unternehmensleitung. Dabei geht es konkret darum, bei welchen Geschäften und Geschäftsführungsmaßnahmen ein Zusammenwirken mit anderen Geschäftsführern, Prokuristen oder Gesellschaftern erforderlich ist. Die inhaltliche Gestaltung der Geschäftsführungsbefugnis betrifft hauptsächlich die Festlegung spezifischer Aufgabenbereiche und einen Katalog zustimmungspflichtiger Rechtsgeschäfte.
2. Rechtliche Grundlagen der Geschäftsführungsbefugnis
Die rechtlichen Grundlagen der Geschäftsführungsbefugnis der Geschäftsführer ergeben sich primär aus dem GmbH-Gesetz und vertraglichen Regelungen im Gesellschaftsvertrag. Beschränkungen der Geschäftsführungsbefugnis werden in der Praxis häufig in einer Geschäftsordnung für die Geschäftsführung definiert, auf die in einem Geschäftsführeranstellungsvertrag jeweils verwiesen wird.
- GmbH-Gesetz (GmbHG): Das GmbHG ist das zentrale Regelwerk für die Rechte und Pflichten der Geschäftsführer einer GmbH. Insbesondere §§ 35 Abs. 1 und 37 GmbHG legen die Grundsätze und Rahmenbedingungen für die Geschäftsführungsbefugnis fest.
- Gesellschaftsvertrag: Der Gesellschaftsvertrag ist die wesentliche vertragliche Grundlage, in dem die Beziehungen zwischen den Gesellschaftern und der Geschäftsführung geregelt sind. In diesem Vertrag kann auch die Geschäftsführungsbefugnis der Geschäftsführer allgemein oder individuell erweitert oder beschränkt werden.
- Interne Geschäftsordnung für die Geschäftsführung: In einer Geschäftsordnung für die Geschäftsführung können die Gesellschafter zusätzliche und sehr detaillierte Regelungen zur Geschäftsführungsbefugnis definieren, die auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind. Eine solche Geschäftsordnung kann primär Klarheit über die Aufgabenverteilung, Entscheidungsprozesse und Zusammenarbeit innerhalb der Geschäftsführung schaffen.
Insgesamt bilden diese rechtlichen Grundlagen den rechtlichen Rahmen, innerhalb dessen die Geschäftsführer einer GmbH ihre Aufgaben wahrnehmen und ihre Tätigkeit ausüben können.
3. Grundsätze der Geschäftsführungsbefugnis
Im Rahmen des Unternehmensgegenstands der Gesellschaft ist die Geschäftsführungsbefugnis der Geschäftsführer grundsätzlich umfassend und beinhaltet in jedem Fall die gewöhnlichen Rechtsgeschäfte im Rahmen der Geschäftsführung. Insoweit ist jeder Geschäftsführer prinzipiell für alle Angelegenheiten der Gesellschaft zuständig und verantwortlich, ungeachtet dessen, ob die Gesellschaft einen oder mehrere Geschäftsführer hat.
Das GmbH-Gesetz bestimmt in § 35 Abs. 2 S. 1 GmbH den Grundsatz der Gesamtvertretung der Geschäftsführer. Dieser Grundsatz besagt, dass bei Vorhandensein mehrerer Geschäftsführer diese gemeinsam handeln müssen, um die Gesellschaft wirksam zu vertreten. Eine Ausnahme ist dahin gehend möglich, dass die Gesellschafter im Gesellschaftsvertrag abweichende Regelungen treffen. Sie können z.B. vereinbaren, dass sie einem oder mehreren Geschäftsführern eine Einzelvertretungsbefugnis erteilen oder diese per Gesellschafterbeschluss erteilt werden kann.
Innerhalb ihrer Geschäftsführungsbefugnis dürfen die Geschäftsführer grundsätzlich selbst entscheiden, auf welchem Weg und mit welchen Mitteln der im Gesellschaftsvertrag definierte Gesellschaftszweck am besten zu erreichen ist. Die Geschäftsführungsbefugnis endet jedoch prinzipiell dort, wo es um ungewöhnliche Geschäfte geht oder die Rechte der Gesellschafter berührt werden.
4. Erweiterungen und Beschränkungen der Geschäftsführungsbefugnis
Nach außen sind die Geschäftsführer kraft Bestellung uneingeschränkt zur Erledigung ihrer Aufgaben und Pflichten berechtigt und verpflichtet (vgl. § 35 Abs. 1 GmbHG). Demgegenüber kann die Geschäftsführungsbefugnis durch die Satzung oder durch Weisungen auf mannigfaltige Art und Weise beschränkt werden (vgl. § 37 Abs. 1 GmbHG). Ebenso können die Gesellschafter im Gesellschaftsvertrag bestimmen, dass sie einzelnen Geschäftsführern abweichend vom Grundsatz der Gesamtvertretung eine Einzelvertretungsbefugnis erteilen.
Ob und inwieweit Beschränkungen oder Erweiterungen der Geschäftsführungsbefugnis sinnvoll oder erforderlich sind, obliegt stets der Entscheidung der Gesellschafterversammlung. Hierbei besteht die Möglichkeit, die Beschränkungen der Geschäftsführungsbefugnis im Gesellschaftsvertrag selbst zu definieren oder lediglich die Möglichkeit zu eröffnen, diese durch einen Gesellschafterbeschluss festzulegen oder einzeln in einem Geschäftsführeranstellungsvertrag zu vereinbaren. Die Geschäftsführer sind verpflichtet, die Bestimmungen oder Weisungen der Gesellschafterversammlung als übergeordnetes Organ der GmbH zu befolgen. Dies gilt insbesondere dann, wenn dadurch ihre Kompetenzen eingeschränkt werden oder sie diese für sachlich falsch bzw. wirtschaftlich nachteilig halten. Eine Bindung der Geschäftsführer endet allerdings dann, wenn die Bestimmungen oder Weisungen gegen Gesetze, den Gesellschaftsvertrag oder gegen die guten Sitten verstoßen.
Beschränkungen der Geschäftsführungsbefugnis einzelner oder aller Geschäftsführer sind in der Praxis durchaus üblich. Sie berühren in der Regel Fragen der Einzel- oder Gesamtvertretung, die Zuweisung bestimmter Aufgabenbereiche oder Genehmigungsvorbehalte bei bestimmten Geschäften von größerer Tragweite für die Gesellschaft. Sie sind im Gesellschaftsvertrag, im Geschäftsführeranstellungsvertrag oder in einer Geschäftsordnung möglich und im Sinne der Rechtsklarheit regelmäßig zu empfehlen. Jede Variante hat ihre Vor- und Nachteile, die zu berücksichtigen sind. Sehr praktikabel ist die Aufstellung eines Katalogs zustimmungspflichtiger Geschäfte in einer Geschäftsordnung. Diese können die Gesellschafter per Gesellschafterbeschluss aufstellen und jederzeit durch einen einfachen Gesellschafterbeschluss wieder ändern.
Katalog zustimmungspflichtiger Rechtsgeschäfte
Beschränkungen der Geschäftsführungsbefugnis im Gesellschaftsvertrag sieht man häufig in Form eines Katalogs zustimmungspflichtiger Geschäfte. Darin werden Rechtsgeschäfte oder Geschäftsführungsmaßnahmen definiert, die einem oder allen Geschäftsführern untersagt sind oder bei welchen die Einholung einer vorherigen Zustimmung der Gesellschafterversammlung, des Beirats oder des Aufsichtsrat erforderlich ist. Allerdings ist eine Änderung des Katalogs zustimmungspflichtiger Geschäfte in diesem Fall nur durch eine Satzungsänderung möglich. Hierfür ist wiederum eine kostenpflichtige notarielle Beurkundung und eine qualifizierte Mehrheit von drei Vierteilen der abgegebenen Stimmen erforderlich (vgl. § 53 GmbHG). Eine derartige Gestaltung erscheint vor allem dann sinnvoll, wenn einzelne Gesellschafter mit geringem Anteil am Stammkapital dauerhaft vor weitreichenden Entscheidungen der Geschäftsführer zu schützen sind.
Auch die Aufnahme eines Katalogs zustimmungspflichtiger Geschäfte im Geschäftsführeranstellungsvertrag schafft eher Probleme, da in diesem Fall die Änderung von der Zustimmung des betroffenen Geschäftsführers abhängig ist.
5. Geschäftsordnung für die Geschäftsführung
Die Geschäftsordnung der GmbH ist ein Regelwerk, das die Grundsätze und Leitlinien der Zusammenarbeit zwischen den Gesellschaftern und Geschäftsführern, die Organisation und die Zuständigkeiten innerhalb des Unternehmens klar und verbindlich festlegt.
Eine Geschäftsordnung für die Geschäftsführung regelt insbesondere die Zusammenarbeit zwischen mehreren Geschäftsführern untereinander und im Verhältnis zu den Gesellschaftern. In einer solchen Geschäftsordnung kann zudem die Geschäftsführungsbefugnis aller und einzelner Geschäftsführer detailliert und individuell festgelegt werden.
Die inhaltliche Gestaltung der Geschäftsordnung betrifft hauptsächlich die Grundsätze der Zusammenarbeit der Geschäftsführer im Rahmen der Unternehmensführung. Wesentliche Bestandteile der Geschäftsordnung ist die Festlegung spezifischer Aufgabenbereiche (Ressorts), die Aufstellung eines Katalogs mit zustimmungspflichtigen Rechtsgeschäften sowie Regeln zum Finanzmanagement und Controlling. Zudem können die Gesellschafter über eine Geschäftsordnung auch tiefer in die Organisation der Geschäftsführung, die Kompetenzen einzelner Geschäftsführer, Informationspflichten und Entscheidungsprozesse eingreifen.
6. Regelung der Geschäftsführungsbefugnis im Geschäftsführervertrag
Der Umfang der Geschäftsführungsbefugnis kann auch durch den Anstellungsvertrag mit jedem einzelnen Geschäftsführer geregelt werden. Diese Vorgehensweise schafft zwar eine präzise Regelung Geschäftsführungsbefugnis im Verhältnis zwischen Gesellschaft und Geschäftsführer, bringt aber auch einige Nachteile mit sich.
Eine explizite Regelung der Geschäftsführungsbefugnis im Anstellungsvertrag der Geschäftsführer beschränkt die Flexibilität der Gesellschafter, schnell und unabhängig auf Änderungen der rechtlichen Rahmenbedingungen oder andere unternehmerische Herausforderungen wie eine Unternehmenskrise zu reagieren. Unter diesem Aspekt ist folgende Regelung empfehlenswerter:
Aufgaben und Pflichten; Geschäftsführungsbefugnis
- Der Geschäftsführer führt die Geschäfte der Gesellschaft nach Maßgabe der Gesetze, des Gesellschaftsvertrages, einer etwaigen Geschäftsordnung und/oder Geschäftsverteilungsplans in ihrer jeweiligen Fassung sowie dieses Vertrages.
- Der Geschäftsführer hat sein Amt mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns zu führen.
- Die GmbH kann weitere Geschäftsführer bestellen. Eine Geschäftsverteilung unter den Geschäftsführern wird gegebenenfalls durch eine Geschäftsordnung bestimmt.
Entsprechendes gilt für die Aufnahme eines Katalogs zustimmungsbedürftiger Geschäfte in den Geschäftsführeranstellungsvertrag.
7. Rechtsfolgen bei Überschreitung der Geschäftsführungsbefugnis
Überschreitet ein Geschäftsführer seine Geschäftsführungsbefugnis, liegt ein Verstoß gegen § 37 Abs. 1 GmbHG vor. Der entsprechende Geschäftsführer begeht somit eine Pflichtverletzung, die eine Schadensersatzpflicht nach § 43 Abs. 2 GmbHG auslösen kann.
8. Muster und Vorlagen für eine Geschäftsordnung
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