Die Gesellschafterversammlung der GmbH im Überblick

Die Gesellschafterversammlung der GmbH, bestehend aus der Gesamtheit der Gesellschafter, stellt das höchste Entscheidungsgremium der Gesellschaft dar. Als oberstes Organ der GmbH besitzt die Gesellschafterversammlung umfassende Kompetenzen, die sich durch Weisungsbefugnisse gegenüber den Geschäftsführern sogar bis in kleinste Details erstrecken können.

Die Entscheidungen der Gesellschafter im Rahmen der Gesellschafterversammlung erfolgen per Beschluss, welche die Zukunft der GmbH, der Gesellschafter und der Geschäftsführer maßgeblich beeinflussen können. Dabei bemisst sich das Stimmrecht der einzelnen Gesellschafter in der Regel nach ihren Anteilen am Stammkapital. Außerhalb der Gesellschafterversammlung haben die Gesellschafter dagegen nur eingeschränkte Rechte.

Obwohl das GmbH-Gesetz einen rechtlichen Rahmen für die Einberufung und Durchführung der Gesellschafterversammlung sowie für die Wirksamkeit der Beschlüsse vorgibt, können die Gesellschafter diesen im Gesellschaftsvertrag größtenteils nach ihren eigenen Wünschen und Vorstellungen gestalten.

Inhalt:

Die Gesellschafterversammlung der GmbH im Überblick
Teilnehmer der Gesellschafterversammlung und deren Rollen
Vorbereitung und Einberufung der Gesellschafterversammlung
Ablauf der Gesellschafterversammlung
Das Versammlungsprotokoll und seine Bedeutung
Sonderformen der Gesellschafterversammlung
Muster und Vorlagen zur Gesellschafterversammlung

1. Die Gesellschafterversammlung der GmbH im Überblick

Die Gesellschafterversammlung der GmbH ist das höchste Entscheidungsgremium der Gesellschaft und besitzt nach dem gesetzlichen Leitbild umfassende Zuständigkeiten in allen Belangen der Gesellschaft. Bei Bedarf kann sie diese auch an sich ziehen. In solchen Angelegenheiten, bei denen die Rechte aller oder einzelner Gesellschafter betroffen oder eingeschränkt werden, ist die Entscheidung der Gesellschafterversammlung erforderlich. Vor allem befasst sich die Gesellschafterversammlung mit den grundlegenden unternehmerischen Leitlinien und Entscheidungen in zentralen Fragen. Unabhängig davon verfügt die Gesellschafterversammlung über eine Weisungsbefugnis gegenüber der Geschäftsführung, die sich auch auf detaillierte Aspekte und Angelegenheiten erstrecken kann.

1.1. Rechtliche Grundlagen

Die rechtlichen Grundlagen zur Gesellschafterversammlung der GmbH sind im Handels- und Gesellschaftsrecht verankert, insbesondere im Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH-Gesetz). Die wesentlichen Regelungen zur Gesellschafterversammlung befinden sich im 3. Abschnitt des GmbH-Gesetzes, insbesondere in den §§ 47 bis 49 GmbHG.

Einberufung der Gesellschafterversammlung: Gemäß § 49 GmbHG sind grundsätzlich die Geschäftsführer für die Einberufung der Gesellschafterversammlung zuständig. Die Einladung der Gesellschafter erfolgt gem. § 51 GmbHG mittels schriftlicher Einladung, die den Gesellschaftern zusammen mit der Tagesordnung mindestens eine Woche vorher per Einschreiben zuzustellen ist.
Beschlussfassung: Gemäß § 48 Abs. 1 GmbHG werden die Beschlüsse der Gesellschafter ausschließlich in einer Gesellschafterversammlung gefasst. Sind alle Gesellschafter damit einverstanden, können die Versammlungen auch fernmündlich oder mittels Videokommunikation abgehalten werden. Beschlüsse außerhalb einer Versammlung sind nur dann möglich, wenn sämtliche Gesellschafter in Textform erklären, dass sie mit der zu treffenden Bestimmung oder mit der schriftlichen Abgabe der Stimmen einverstanden sind.
Stimmrechte: Gemäß § 47 Abs. 1 GmbHG hat jeder Gesellschafter grundsätzlich ein Stimmrecht, das sich nach seinem Anteil am Stammkapital bemisst. Die Satzung kann jedoch abweichende Regelungen vorsehen.
Beschlussmehrheiten: Die Gesellschafterversammlung fasst Beschlüsse in der Regel mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen, es sei denn, das Gesetz oder die Satzung sehen eine qualifizierte Mehrheit oder eine notwendige Einstimmigkeit vor (§ 47 Abs. 1 GmbHG).
Niederschrift: Über die Beschlüsse der Gesellschafterversammlung ist eine Niederschrift anzufertigen, die von dem Versammlungsleiter zu unterzeichnen ist.

Neben den gesetzlichen Regelungen des GmbH-Gesetzes spielen auch die Regelungen in der Satzung der GmbH eine wichtige Rolle, da sie die Grundlage für die Organisation und das Funktionieren der Gesellschafterversammlung darstellt. Die Satzung kann ergänzende oder abweichende Regelungen zu den gesetzlichen Vorschriften enthalten, solange sie nicht gegen zwingende gesetzliche Bestimmungen verstoßen.

1.2. Die Gesellschafterversammlung als Organ der GmbH

Einer der Vorteile der GmbH gegenüber dem Einzelunternehmen ist die klar definierte Verteilung von Rechten und Aufgaben zwischen den einzelnen Organen der Gesellschaft. Jede GmbH verfügt über mindestens zwei Organe: die Gesellschaferversammlung und die Geschäftsführung. Während die Gesellschafterversammlung für die strategischen Entscheidungen zuständig ist, obliegt es den Geschäftsführern, diese Entscheidungen unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften umzusetzen. Darüber hinaus können die Gesellschafter weitere Organe wie einen Beirat oder Aufsichtsrat einrichten, die als wichtige Berater und Kontrolleure der Geschäftsführung agieren.

Das Verhältnis der Organe untereinander sowie die Aufgabenverteilung werden sowohl durch gesetzliche Bestimmungen im GmbH-Gesetz als auch durch vertragliche Regelungen im Gesellschaftsvertrag festgelegt. In der Hierarchie der Organe steht die Gesellschafterversammlung an oberster Stelle, darüber hinaus ausgestattet mit einer Weisungsbefugnis gegenüber der Geschäftsführung. Innerhalb der Gesellschafterversammlung richtet sich die Machtverteilung grundsätzlich nach den Anteilen der Gesellschafter am Stammkapital. In der Regel bestimmen die Gesellschafter mit dem größten Anteilen am Stammkapital auch den Kurs der Gesellschaft.

1.3. Zweck und Funktionen der Gesellschafterversammlung

Der Zweck der Gesellschafterversammlung der GmbH besteht in der kollektiven Entscheidungsfindung und Kontrolle über die wesentlichen unternehmerischen Angelegenheiten, insbesondere Fragen der Geschäftspolitik, Gewinnverwendung sowie die Bestellung und Abberufung von Geschäftsführern. Als zentrales Organ der Gesellschaft ermöglicht sie den Gesellschaftern, ihre Interessen aktiv zu vertreten und die Geschäftsführung zu überwachen. Hervorzuheben sind folgende Funktionen der Gesellschafterversammlung:

Entscheidungsfindung: Die Gesellschafterversammlung ist für die Beschlussfassung in grundlegenden Angelegenheiten zuständig. Dazu gehören unter anderem die Bestellung und Abberufung von Geschäftsführern, die Genehmigung des Jahresabschlusses, die Beschlussfassung über Gewinnverteilung und Änderungen der Satzung.
Kontrolle: Die Gesellschafterversammlung dient als Kontrollorgan, das die Geschäftsführung überwacht und bei Bedarf Maßnahmen ergreift. Die Gesellschafter können die Geschäftsführer abberufen, zur Rechenschaft ziehen und gegebenenfalls Haftungsansprüche geltend machen.
Information und Kommunikation: Die Gesellschafterversammlung bietet den Gesellschaftern die Möglichkeit, sich über die aktuelle Lage der Gesellschaft zu informieren und sich untereinander sowie mit der Geschäftsführung auszutauschen. Dieser Dialog fördert Transparenz und ein gemeinsames Verständnis für die strategische Ausrichtung der Gesellschaft.
Strategie und Planung: In der Gesellschafterversammlung können die Gesellschafter ihre Ideen und Vorstellungen für die zukünftige Entwicklung der Gesellschaft einbringen und gemeinsam die strategische Ausrichtung des Unternehmens diskutieren und festlegen.
Konfliktlösung: Die Gesellschafterversammlung dient auch als Forum für die Lösung von Konflikten zwischen den Gesellschaftern oder zwischen Gesellschaftern und der Geschäftsführung. Sie ermöglicht eine gemeinsame Beratung und Entscheidungsfindung, um Streitigkeiten zu schlichten und Konsens zu erzielen.

Insgesamt erfüllt die Gesellschafterversammlung wichtige Funktionen, die für die langfristige Entwicklung und den Erfolg der GmbH unerlässlich sind. Sie stellt sicher, dass die Interessen der Gesellschafter angemessen vertreten werden und dass die Gesellschaft im Einklang mit den gemeinsamen Zielen der Gesellschafter geführt wird.

1.4. Zuständigkeiten der Gesellschafterversammlung

Eine Reihe von Zuständigkeiten sind der Gesellschafterversammlung zwingend zugewiesen und können auch nicht auf andere Personen oder Organe übertragen werden.

Einforderung von Nachschüssen der Gesellschafter (§ 26 GmbHG);
Erhebung einer Ausschlußklage gegen einen Gesellschafter (§ 34 GmbHG);
Verweigerung von Informationen gegenüber einzelnen Gesellschaftern (§ 51a Abs. 2 GmbHG);
Änderungen des Gesellschaftsvertrages (§ 53 Abs. 1 GmbHG);
Entscheidung über Auflösung bzw. Fortsetzung der GmbH (§ 60 Abs. 1 Nr. 2 GmbHG);
Bestellung anderer Personen zu Liquidatoren als die Geschäftsführer oder die im Gesellschaftsvertrag genannten Personen (§ 66 GmbHG);
Bestellung des Abschlussprüfers bei einer prüfungspflichtigen GmbH (§ 318 Abs. 1 HGB);
Entscheidungen über Umwandlung, Verschmelzung, Spaltung oder Vermögensübertragung gem. entsprechender Regelungen im Umwandlungsgesetz.

Darüber hinaus sind die Entscheidungen in den folgenden Angelegenheiten typischerweise der Gesellschafterversammlung der GmbH zugewiesen:

Feststellung des Jahresabschlusses und Ergebnisverwendung (§ 46 Nr. 1 GmbHG);
Einforderung von Einlagen (§ 46 Nr. 2 GmbHG);
Teilung, Zusammenlegung und Einziehung von Geschäftsanteilen (§ 46 Nr. 4 GmbHG);
Bestellung, Abberufung und Entlastung der Geschäftsführer incl. Kompetenz zum Verhandeln, zum Abschluss, zur Änderung oder Beendigung eines Geschäftsführervertrages (§ 46 Nr. 5 GmbHG);
Maßnahmen zur Prüfung und Überwachung der Geschäftsführer (§ 46 Nr. 6 GmbHG);
Geltendmachung von Ersatzansprüchen der GmbH gegenüber Geschäftsführern sowie die Beauftragung der Prozeßvertreter (§ 46 Nr. 8 GmbHG);
Festlegung der Unternehmenspolitik und Entscheidung über wesentliche und ungewöhnliche Maßnahmen der Geschäftsführung.

Abgesehen von den zwingenden Zuständigkeiten der Gesellschafterversammlung können die Gesellschafter einzelne Zuständigkeiten im Gesellschaftsvertrag individuell regeln und insbesondere auf andere Organe übertragen, beispielsweise auf einen Beirat oder Aufsichtsrat.

2. Teilnehmer der Gesellschafterversammlung und deren Rollen

Die Gesellschafterversammlung bietet eine wichtige Plattform zur Kommunikation und Entscheidungsfindung innerhalb der GmbH. Wenn alle Beteiligten zusammenarbeiten und ihre jeweiligen Kompetenzen einbringen, ist die Gesellschafterversammlung das zentrale Gremium, um das Unternehmen erfolgreich zu steuern und seine positive Entwicklung sicherzustellen. Im Interesse einer effektiven Gesellschafterversammlung ist es wichtig, dass alle Teilnehmer ihre Rollen und Rechte verstehen und respektieren.

2.1. Gesellschafter der GmbH

Die Hauptakteure bei einer Gesellschafterversammlung der GmbH sind natürlich die Gesellschafter selbst. Als Inhaber der Geschäftsanteile haben sie das Recht, an jeder Versammlung teilzunehmen und mit ihrer Stimme die Entscheidungen der Gesellschafter zu beeinflussen. Dieses Recht auf Teilnahme an der Gesellschafterversammlung (Teilnahmeberechtigung) bleibt auch dann bestehen, wenn sie in bestimmten Angelegenheiten oder Tagesordnungspunkten kein Stimmrecht besitzen oder gem. § 47 Abs. 4 GmbH von der Abstimmung ausgeschlossen sind. Das Teilnahmerecht der Gesellschafter zählt zu den zentralen Rechten der Gesellschafter und kann ihnen generell nicht entzogen werden.

Falls die Geschäftsanteile mehreren Personen gemeinsam gehören (z.B. einer Gütergemeinschaft oder Erbengemeinschaft), sind alle Beteiligten teilnahmeberechtigt, sofern der Gesellschaftsvertrag der GmbH nicht die Entsendung eines Vertreters anordnet.

2.2. Der Versammlungsleiter in der Gesellschafterversammlung

Während der Gesellschafterversammlung kommt dem Versammlungsleiter die wichtige Aufgabe zu, einen geregelten Ablauf zu gewährleisten, insbesondere bei streitigen Auseinandersetzungen zwischen den Gesellschaftern oder mit der Geschäftsführung. Das GmbH-Gesetz enthält keine expliziten Regelungen zum Versammlungsleiter. Dennoch ist es üblich und empfehlenswert, einen Versammlungsleiter in der Satzung der GmbH oder in einer Geschäftsordnung anhand allgemeiner Kriterien festzulegen oder konkret zu benennen. Enthält der Gesellschaftsvertrag keine expliziten Regelungen zur Versammlungsleitung, können die Gesellschafter einen Versammlungsleiter mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen wählen.

Der Versammlungsleiter muss nicht zwingend Gesellschafter der GmbH sein. Neben einem Geschäftsführer der GmbH können auch außenstehende, natürliche Personen gewählt werden. Diesbezüglich ist jedoch zu empfehlen, dass diese Personen beruflich zur Verschwiegenheit verpflichtet sind, also beispielsweise ein Rechtsanwalt oder Steuerberater. Allerdings können Steuerberater der GmbH in bestimmten Situationen ein Problem mit der Regelung in § 2 Abs. 1 RDG haben, wenn sie eine rechtliche Prüfung im Einzelfall vornehmen müssen, insbesondere bei einem Gesellschafterstreit mit gegenseitiger Abberufung als Geschäftsführer. In solchen Fällen sollte eine unabhängige, fachkundige Person als Versammlungsleiter in Betracht gezogen werden.

Als Versammlungsleiter bieten sich insbesondere folgende Personen an: Dienstältester Geschäftsführer oder Vorsitzender der Geschäftsführung; Ältester Gesellschafter oder Gesellschafter mit dem größten Anteil am Stammkapital; Vorsitzender des Aufsichtsrats oder Beirats.

Typischerweise hat der (moderierende) Versammlungsleiter folgende Aufgaben:

Eröffnung, Unterbrechung und Schließung der Versammlung,
Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung, Anwesenheit und Beschlussfähigkeit,
Leitung der Diskussion und Erteilung des Worts,
Formulierung der Anträge zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt,
Durchführung der Abstimmungen über die in der Tagesordnung genannten Punkte,
Feststellung der Abstimmungsergebnisse sowie
Protokollierung Versammlung und Beschlüsse.

Darüber hinaus ist der Versammlungsleiter zu Ordnungsmaßnahmen berechtigt, die von einer Beschränkung der Redezeit bis zum Saalverweis reichen können. Allerdings haben die Gesellschafter das letzte Wort, d.h. sie können den Versammlungsleiter per Geschäftsordnungsbeschluss mit einfacher Mehrheit zu Ordnungsmaßnahmen auffordern oder ihm solche Maßnahmen untersagen.

2.3. Geschäftsführer der GmbH

Neben den Gesellschaftern sind häufig auch die Geschäftsführer bei Gesellschafterversammlungen anwesend, allerdings ohne eigenes Teilnahmerecht, wenn sie nicht gleichzeitig Gesellschafter sind. Als gesetzliche Vertreter der GmbH sind sie für das Tagesgeschäft verantwortlich und können den Gesellschaftern wichtige Informationen liefern. Üblicherweise berichten sie über die Geschäftsentwicklung, den Jahresabschluss und andere wichtige Angelegenheiten.

2.4. Mitglieder des Aufsichtsrats

In einigen GmbHs existiert ein oblogatorischer Aufsichtsrat, der die Geschäftsführung überwacht und kontrolliert. Die Mitglieder sind grundsätzlich teilnahmeberechtigt, verfügen jedoch über kein Stimmrecht.

2.5. Steuerberater und Wirtschaftsprüfer

Oftmals nehmen auch Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer an der Gesellschafterversammlung teil. Hat ein Wirtschaftsprüfer den Jahresabschluß der GmbH geprüft, ist er auf Verlangen eines Gesellschafters verpflichtet, an den Verhandlungen über die Feststellung des Jahresabschlusses teilzunehmen (§ 42a Abs. 3 GmbHG).

2.6. Gesetzliche Vertreter und Bevollmächtigte der Gesellschafter

Gesetzliche Vertreter und Bevollmächtigte der Gesellschafter spielen in der Gesellschafterversammlung eine wichtige Rolle, insbesondere wenn ein Gesellschafter selbst nicht anwesend sein kann oder seine Interessen durch eine dritte Person vertreten lassen möchte.

Gesetzliche Vertreter sind Personen, die aufgrund gesetzlicher Bestimmungen die Rechte und Pflichten eines Gesellschafters wahrnehmen, insbesondere die Geschäftsführer einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt), die Eltern minderjähriger Kinder oder Betreuer. Anstelle des Gesellschafters sind auch Testamentsvollstrecker, Nachlaßverwalter und Insolvenzverwalter von Gesellschaftern berechtigt, an der Gesellschafterversammlung teilzunehmen.

Ein Bevollmächtigter hingegen wird vom Gesellschafter selbst bestimmt und ermächtigt, in dessen Namen und Interesse bei der Gesellschafterversammlung aufzutreten und abzustimmen. Eine solche Stimmrechtsvollmacht sollte schriftlich erteilt werden, gegebenfalls verbunden mit besonderen Weisungen des Gesellschafters.

Die Rolle des gesetzlichen Vertreters oder Bevollmächtigten besteht darin, die Interessen des vertretenen Gesellschafters in der Gesellschafterversammlung wahrzunehmen und dessen Stimmrecht auszuüben. Sie sind berechtigt, an den Diskussionen teilzunehmen, Fragen zu stellen, Anträge zu stellen und im Namen des Gesellschafters abzustimmen. Dabei sind sie an die Weisungen des Gesellschafters gebunden und müssen dessen Interessen wahren.

Es ist wichtig, dass der gesetzliche Vertreter oder Bevollmächtigte seine Vertretungsbefugnis gegenüber der Gesellschafterversammlung nachweisen kann, zum Beispiel durch Vorlage einer schriftlichen Vollmacht oder eines gerichtlichen Beschlusses. Die Vollmacht sollte in der Regel die Vertretungsbefugnis, den Umfang der Vollmacht sowie den Namen des Gesellschafters und des Bevollmächtigten enthalten.

Es empfiehlt sich, im Gesellschaftsvertrag Regelungen zur Vertretung von Gesellschaftern in der Gesellschafterversammlung aufzunehmen, um Klarheit über die Voraussetzungen, den Umfang und die Form der Vertretung zu schaffen und Missverständnissen vorzubeugen.

2.7. Notar

Bei bestimmten Angelegenheiten, insbesondere im Falle Gesellschafterversammlung zum Zwecke der Satzungsänderung, ist die Anwesenheit eines Notars gesetzlich vorgeschrieben. In diesen Fällen beurkundet der Notar die Beschlüsse der Gesellschafter und stellt sicher, dass alle formalen Anforderungen erfüllt sind.

2.8. Berater und Übersetzer

In manchen Fällen kann es notwendig oder sinnvoll sein, externe Berater der GmbH oder einzelner Gesellschafter bzw. Übersetzer in die Gesellschafterversammlung einzubinden. Sie unterstützen die Teilnehmer bei fachlichen Fragestellungen oder helfen dabei, sprachliche Barrieren zu überwinden.

Berater können Experten aus verschiedenen Fachgebieten sein, wie zum Beispiel Rechtsanwälte, Steuerberater, Unternehmensberater oder Branchenexperten. Sie nehmen auf Einladung an der Gesellschafterversammlung teil, um den Gesellschaftern und der Geschäftsführung bei komplexen Sachverhalten und Entscheidungen mit ihrem Fachwissen zur Seite zu stehen. Berater können sowohl auf Wunsch der Gesellschafter als auch auf Initiative der Geschäftsführung hinzugezogen werden. Ihre Rolle besteht darin, die Teilnehmer bei der Meinungsbildung und Entscheidungsfindung zu unterstützen, indem sie Sachverhalte erläutern, Optionen aufzeigen und mögliche Konsequenzen aufzeigen. Einzelne Gesellschafter haben grundsätzlich keinen Anspruch darauf, eigene Berater in die Versammlung mitzubringen, allenfalls in besonderen Ausnahmen.

Übersetzer kommen insbesondere bei internationalen GmbHs oder bei Gesellschaftern mit mangelnden Sprachkenntnissen zum Einsatz. Sie ermöglichen eine reibungslose Kommunikation zwischen den Teilnehmern, indem sie die gesprochenen Beiträge simultan oder konsekutiv in die jeweils gewünschte Sprache übersetzen. Dadurch stellen sie sicher, dass alle Teilnehmer die Diskussionen und Beschlüsse der Gesellschafterversammlung verstehen und sich aktiv daran beteiligen können. Aus diesen Gründen dürfen Gesellschafter einen Übersetzer grundsätzlich in die Gesellschafterversammlung mitbringen.

Die Einbindung von Beratern und Übersetzern sollte im Gesellschaftsvertrag oder in einer Geschäftsordnung geregelt werden. Hierbei können beispielsweise Regelungen zur Auswahl, Beauftragung, Vergütung und Vertraulichkeit getroffen werden. Wichtig ist, dass alle Teilnehmer der Gesellschafterversammlung über die Anwesenheit und Rolle der Berater und Übersetzer informiert sind und deren Expertise in die Entscheidungsfindung einbeziehen.

2.9. Weitere Teilnahmeberechtigte

Die Gesellschafter können im Gesellschaftsvertrag weitere Teilnahmeberechtigte bestimmen, insbesondere Mitglieder eines Beirats oder eines fakultativen Aufsichtsrats, aber auch unbeteiligte Dritte. Gesellschaftsfremden Dritten ist die Teilnahme an der Gesellschafterversammlung nur dann gestattet, wenn der Gesellschaftsvertrag dies vorsieht, die Gesellschafter einen entsprechenden Beschluss fassen oder die nicht ausdrücklich erlaubte Anwesenheit des Dritten von keinem Gesellschafter beanstandet wird.

3. Vorbereitung und Einberufung der Gesellschafterversammlung

Die gründliche Vorbereitung und ordnungsgemäße Einberufung der Gesellschafterversammlung sind von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass die Versammlung der Gesellschafter effektiv verläuft und wirksame Beschlüsse gefasst werden können. Anderenfalls ist ein Beschluss bei Einberufungsmängeln entweder anfechtbar oder nichtig. Es folgen einige wichtige Aspekte, die bei der Vorbereitung und Einberufung einer Gesellschafterversammlung zu beachten sind.

3.1. Notwendigkeit einer Gesellschafterversammlung

In der Regel erfolgt die Einberufung einer Gesellschafterversammlung der GmbH durch die Geschäftsführer und immer dann, wenn dies im Interesse der GmbH erforderlich erscheint (§ 49 Abs. 1 GmbHG). Daneben ist auch ein Aufsichtsrat zur Einberufung berechtigt und sogar dazu verpflichtet, wenn das Wohl der Gesellschaft dies erforderlich macht. Die Einberufung der Gesellschafterversammlung durch einen oder mehrere Gesellschafter ist dagegen nur in Ausnahmefällen wirksam (§ 50 GmbHG). Dessen ungeachtet können sich die Gesellschafter jederzeit auch ohne formale Einberufung faktisch zu einer sogenannten Vollversammlung treffen (§ 51 Abs. 3 GmbHG) und Beschlüsse fassen.

Die Einberufung einer Gesellschafterversammlung durch die Geschäftsführer ist gem. § 49 Abs. 2 GmbHG immer dann erforderlich, wenn die Gesellschafter eine Angelegenheit zu entscheiden haben, für die nach dem Gesetz oder der Satzung die Gesellschafterversammlung zuständig ist und ein Gesellschafterbeschluss im schriftlichen oder in einem anderen Verfahren mangels Zustimmung aller Gesellschafter nicht möglich ist.

Darüber hinaus gibt es einige gesetzlich geregelte Konstellationen, in denen Geschäftsführer verpflichtet sind, eine Gesellschafterversammlung einzuberufen:

Verpflichtung zur Einberufung einer Gesellschafterversammlung, wenn sich aus einer aufgestellten Bilanz ergibt, daß die Hälfte des Stammkapitals verloren ist (§ 49 Abs. 3 GmbHG);
Einberufung auf Verlangen einer Gesellschafterminderheit, die zusammen mindestens 10 % des Stammkapitals hält (§ 50 Abs. 1 GmbHG);
Notwendigkeit der Einberufung im Falle einer drohenden Zahlungsunfähigkeit der UG haftungsbeschränkt (§ 5a Abs. 4 GmbHG);
Zur Genehmigung außergewöhnlicher Geschäfte, die einer Zustimmung der Gesellschafterversammlung bedürfen.

Verletzen die Geschäftsführer ihre Pflicht zur Einberufung der Gesellschafterversammlung, können sich daraus Haftungsansprüche zugunsten der Gesellschafter ergeben, falls aus der Pflichtverletzung ein Schaden entstanden ist.

3.1. Vorbereitung der Gesellschafterversammlung

In der Vorbereitungsphase ist es für die Geschäftsführer wichtig, die zu behandelnden Themen zu identifizieren und die Tagesordnung festzulegen. Hierfür sind alle relevanten Unterlagen vorzubereiten, insbesondere der Jahresabschluss, Berichte der Geschäftsführung oder Textvorschläge zu geplanten Satzungsänderungen.

3.2. Ordnungsgemäße Einberufung der Gesellschafterversammlung

Für die Einberufung der Gesellschafterversammlung sind grundsätzlich die Geschäftsführer der GmbH verantwortlich. Sie haben die Gesellschafter schriftlich und unter Einhaltung einer angemessenen Frist einzuladen. Die Einladung muss die Tagesordnung, das Datum, die Uhrzeit und den Ort der Versammlung enthalten. In dringenden Fällen kann die Einberufungsfrist verkürzt oder eine außerordentliche Gesellschafterversammlung einberufen werden.

3.2. Form und Frist der Einladung

Für die Form der Einladung der Gesellschafter ist zunächst die Satzung der Gesellschaft maßgebend. Ergänzend sind die Bestimmungen der §§ 49 ff. GmbHG zu beachten. Hiernach ist die Einladung zur Gesellschafterversammlung in der Regel per Einschreiben vorzunehmen, wobei in diesem Fall auch ein Einwurf-Einschreiben ausreichend ist.

Inhaltlich sollte in der Einladung der Ort, das Datum und die Uhrzeit der Gesellschafterversammlung sowie die Person des Einladenden und die Tagesordnung der Versammlung angegeben sein, so dass eine Vorbereitung auf die Versammlung und die Beschlussfassung möglich ist.

Die angekündigte Tagesordnung muss die Beschlussgegenstände hinreichend konkretisieren, wobei allerdings weder eine genaue Formulierung der Beschlussanträge noch eine Begründung erforderlich ist. Um dem Schutzzweck des § 51 Abs. 2, 4 GmbHG – nämlich den Schutz aller Gesellschafter vor Überraschung und Überrumpelung (vgl. BGH, Urteil vom 25.11.2002, Az. II ZR 69/01, III 1 b) – zu genügen, ist ausreichend, wenn klar ist, was gemeint ist, sodass unter Umständen auch eine allgemeine Formulierung oder Bezugnahme auf frühere Versammlungen hinreichend ist. Der Empfänger muss sich jedoch ein so genaues Bild machen können, dass er weiß, worüber verhandelt und Beschluss gefasst werden soll und sich hierauf vorbereiten kann.
OLG München, Urteil vom 09.01.2019, 7 U 1509/18

Darüber hinaus es ratsam, entsprechende Beschlußunterlagen, insbesondere den Jahresabschluss, der Einladung beizufügen.

3.3. Empfänger der Einladung

Die Adressaten der Einladung zur Gesellschafterversammlung ergeben sich gem. § 16 Abs. 1 GmbHG aus der Gesellschafterliste nach § 40 GmbHG. Einzuladen sind alle in der Gesellschafterliste genannten Personen oder deren gesetzliche Vertreter. Zwischen Zugang der Einladung und Termin der Gesellschafterversammlung muss § 51 Abs. 1 GmbHG mindestens eine Woche liegen (Einladungsfrist), wobei die Zustellungsfrist für Einschreiben im Inland zwei Tage, für Einschreiben im Ausland vier Tage beträgt.

4. Ablauf der Gesellschafterversammlung

Die Gesellschafterversammlung der GmbH sollte möglichst strukturiert durchgeführt werden, um eine konstruktive Diskussion und Entscheidungsfindung der Gesellschafter zu ermöglichen. Hier sind einige Aspekte, die bei der Durchführung zu beachten sind:

4.1. Ort und Zeitpunkt der Gesellschafterversammlung

Soweit der Gesellschaftsvertrag keine Regelungen zum Ort der Gesellschafterversammlung enthält, finden diese nach der Rechtsprechung am Sitz der GmbH oder an einem nahe gelegenen Ort statt, den die Gesellschafter besser erreichen können. Den Ort der Versammlung sucht der Einberufende aus, also in der Regel die Geschäftsführer. Das können Räume der GmbH sein, die Kanzlei eines Rechtsanwalts oder anderweitige neutrale Räumlichkeiten, sofern diese für eine Gesellschafterversammlung geeignet sind.

4.2. Eröffnung der Gesellschafterversammlung

Zu Beginn der Gesellschafterversammlung ist die Beschlussfähigkeit festzustellen, wofür der Versammlungsleiter zuständig ist, falls ein solcher vorhanden ist. Ferner ist festzustellen, dass die Gesellschafter ordnungsgemäß geladen wurden, welche Gesellschafter persönlich erschienen sind und ob Bevollmächtigte durch Vorlage einer schriftlichen Vollmacht zur Teilnahme und Abstimmung hinreichend legitimiert sind.

Ist die Gesellschafterversammlung hiernach beschlussfähig, sind die Tagesordnungspunkte abzuarbeiten, wobei sich der Versammlungsleiter grundsätzlich an die Reihenfolge der angekündigten Tagesordnungspunkte hält. Soll über einen Tagesordnungspunkt abgestimmt werden, ist ein entsprechender Beschlussantrag erforderlich, den jeder Gesellschafter beantragen kann.

4.3. Präsentationen und Diskussionen

Die Geschäftsführung und gegebenenfalls weitere Experten präsentieren relevante Informationen und Berichte zu den Tagesordnungspunkten. Die Gesellschafter haben die Möglichkeit, Fragen zu stellen, ihre Meinungen auszutauschen und gemeinsam Lösungen zu erarbeiten.

4.4. Beschlussfassung

Die Gesellschafter fassen Beschlüsse zu den Tagesordnungspunkten gemäß den in der Satzung und im GmbH-Gesetz festgelegten Mehrheits- und Stimmrechtsregelungen.

4.6. Erforderliche Mehrheiten für Gesellschafterbeschlüsse

Soweit im GmbH-Gesetz oder im Gesellschaftsvertrag nichts anderes geregelt wird, ist für einen Beschluss der Gesellschafter die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen erforderlich (§ 47 Abs. 1 GmbHG). Die Stimmen werden grundsätzlich nach Kapitalanteilen berechnet, wobei jeder Euro eines Geschäftsanteils eine Stimme gewährt. Stimmenthaltungen werden nicht mitgerechnet. Bei Stimmengleichheit ist ein Beschlussantrag abgelehnt. Unterliegt ein Gesellschafter einem Stimmverbot, werden seine Stimmen nicht mitgezählt.

Satzungsänderungen befürfen hingegen einer qualifizierten Mehrheit von drei Vierteln (3/4) der abgegebenen Stimmen und müssen zudem notariell beurkundet werden (§ 53 Abs. 2 GmbHG). Dies gilt auch für den Beschluss über eine Umwandlung oder Auflösung der GmbH.

Darüber hinaus können im Gesellschaftsvertrag jederzeit abweichende Mehrheitserfordernisse vereinbart werden, z.B. die Einstimmigkeit für alle Entscheidungen oder die Zustimmmung bestimmter Gesellschafter.

5. Das Versammlungsprotokoll und seine Bedeutung

Gesellschafterversammlungen einer GmbH unterliegen grundsätzlich keinem Formzwang, abgesehen von einigen beurkundungspflichtigen Ausnahmen. Nichtsdestotrotz ist es sinnvoll und empfehlenswert, ein Versammlungsprotokoll zu erstellen, um den Ablauf der Versammlung und die Beschlüsse der Gesellschafter nachvollziehbar und rechtssicher zu dokumentieren. Das Protokoll dient nicht nur als Nachweis für die gefassten Beschlüsse, sondern auch als Grundlage für die Umsetzung der beschlossenen Maßnahmen und als Informationsquelle für Gesellschafter, die nicht an der Versammlung teilnehmen konnten.

Ein ausführliches Versammlungsprotokoll sollte folgende Informationen enthalten:

Datum, Uhrzeit und Ort der Gesellschafterversammlung;
Name des Versammlungsleiters und/oder Protokollführers;
Namen der anwesenden Gesellschafter und deren Stimmanteile;
Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung und Beschlussfähigkeit der Versammlung;
Nachweise der ordnungsgemäßen Vollmachten bei Vertretung oder Bevollmächtigung;
Reihenfolge und Inhalt der Tagesordnungspunkte;
Zusammenfassung des Tätigkeitsberichts der Geschäftsführung;
Überblick über die Diskussionsbeiträge, Fragen und Antworten;
Anträge der Gesellschafter zu den einzelnen Tagesordnungspunkten;
Abstimmungsergebnisse der Beschlüsse mit Beschlussinhalt (Anzahl der Ja- und Nein-Stimmen, der ungültigen Stimmen und Enthaltungen);
Widersprüche von Gesellschaftern;
Ordnungsmaßnahmen des Versammlungsleiters;
Rügeverzicht bezüglicher formeller Mängel;
Unterzeichnung des Protokolls durch den Versammlungsleiter und ggf. einen Protokollführer

Hier finden Sie ein Muster für ein Versammlungsprotokoll mit zusätzlichen Hinweisen auf die bestehende Gesetzeslage,

Es ist empfehlenswert, das Versammlungsprotokoll zeitnah nach der Gesellschafterversammlung zu erstellen, um möglichen Erinnerungslücken vorzubeugen. Audio- oder Videoaufzeichnungen der Gesellschafterversammlung sind nur mit Zustimmung aller Teilnehmer zulässig.

Das Protokoll sollte allen Gesellschaftern zur Verfügung gestellt werden, um ihnen die Möglichkeit zu geben, eventuelle Unstimmigkeiten oder Fehler zu identifizieren und zu korrigieren. Das Protokoll ist in einem Protokollordner in den Räumen der Geschäftsführung oder einem anderen geeigneten Ort aufzubewahren, um im Bedarfsfall darauf zugreifen zu können.

In bestimmten Fällen, wie etwa bei Satzungsänderungen, ist die Anwesenheit eines Notars gesetzlich vorgeschrieben. Der Notar beurkundet die Beschlüsse der Gesellschafter und stellt sicher, dass alle formalen Anforderungen erfüllt sind. In solchen Fällen ist das notarielle Protokoll maßgeblich und hat Vorrang vor einem internen Versammlungsprotokoll.

6. Sonderformen der Gesellschafterversammlung

Neben der einmal jährlich stattfindenden ordentlichen Gesellschafterversammlung gibt es verschiedene Sonderformen, die in besonderen Situationen eine effiziente Entscheidungsfindung der Gesellschafter ermöglichen sollen. Nachfolgend werden die wichtigsten Sonderformen der Gesellschafterversammlung vorgestellt:

6.1. Außerordentliche Gesellschafterversammlung

Eine außerordentliche Gesellschafterversammlung kann einberufen werden, wenn dringende und wichtige Angelegenheiten eine sofortige Entscheidung der Gesellschafter erfordern. Beispiele für solche Angelegenheiten können die Abberufung eines Geschäftsführers, eine akute Liquiditätskrise, eine erforderliche Kapitalerhöhung oder die Umwandlung der Gesellschaft sein. Die Einberufung einer außerordentlichen Gesellschafterversammlung erfolgt in der Regel auf Initiative der Geschäftsführung oder der Gesellschafter.

6.2. Beschlüsse im schriftlichen Verfahren

In einigen Fällen kann es zweckmäßig sein, Beschlüsse der Gesellschafter schriftlich und ohne physische Zusammenkunft der Gesellschafter zu fassen. Diese Form der Beschlussfassung ist zulässig, wenn alle Gesellschafter einem Beschluss zustimmen oder mit dem schriftlichen Verfahren einverstanden sind.

Üblicherweise wird ein Beschluss im schriftlichen Verfahren durch die Geschäftsführung intiiert, indem ein Beschlussvorschlag nebst Abstimmungsformular per Rundschreiben an alle Gesellschafter übersandt wird. Die schriftliche Beschlussfassung kann beispielsweise bei weniger kontroversen und eiligen Entscheidungen zum Einsatz kommen. Dabei müssen die Beschlüsse klar formuliert und schriftlich festgehalten werden.

6.3. Virtuelle Gesellschafterversammlung per Videokonferenz

In Zeiten der Digitalisierung können auch virtuelle Gesellschafterversammlung per Videokonferenz als Alternative zur physischen Zusammenkunft der Gesellschafter dienen. Voraussetzung ist, dass alle Gesellschafter zustimmen und die technischen Voraussetzungen für eine solche Konferenz gegeben sind (§ 48 Abs. 1 S. 2 GmbHG). Diese Form der Versammlung ermöglicht eine schnellere und flexiblere Entscheidungsfindung und bietet sich vor allem dann an, wenn die Gesellschafter örtlich weit vom Sitz der Gesellschaft entfernt sind. Auch die Zeit- und Kostenersparnis zählt zu den Vorteilen einer virtuellen Gesellschafterversammlung per Videokonferenz.

Nichtsdestotrotz gibt es auch einige Nachteile, die man nicht unterschätzen sollte. Hierzu zählen insbesondere technische Herausforderungen, da schlechte Internetverbindungen oder technische Ausfälle die Kommunikation und den Ablauf der Gesellschafterversammlung beeinträchtigen können. Auch die Themen Sicherheit und Datenschutz sind in besonderer Weise zu berücksichtigen, da virtuelle Gesellschafterversammlung deutlich anfälliger sind für Sicherheitsrisiken und Datenschutzverletzungen sein, wenn die verwendeten Plattformen und Systeme nicht ausreichend geschützt sind.

7. Muster und Vorlagen zur Gesellschafterversammlung

Nachfolgend finden Sie eine Liste mit hilfreichen Mustern und Vorlagen rund um die Gesellschafterversammlung der GmbH:

Muster für die Einberufung einer ordentlichen Gesellschafterversammlung;
Muster für ein Versammlungsprotokoll mit Hinweisen zur Gesetzeslage;
Muster für eine Aufforderung zur schriftlichen Abstimmung der Gesellschafter;
Muster für eine Geschäftsordnung der Gesellschafterversammlung;