In einigen Fällen kann es zweckmäßig sein, Beschlüsse der Gesellschafter im schriftlichen Verfahren ohne physische Zusammenkunft im Rahmen einer Versammlung zu fassen. Diese Form der Beschlussfassung ist zulässig, wenn alle Gesellschafter einem Beschluss zustimmen oder mit dem schriftlichen Verfahren einverstanden sind.
Üblicherweise wird ein Beschluss im schriftlichen Verfahren durch die Geschäftsführung intiiert, indem ein Beschlussvorschlag nebst Abstimmungsformular per Rundschreiben an alle Gesellschafter übersandt wird. Die schriftliche Beschlussfassung kann beispielsweise bei weniger kontroversen und eiligen Entscheidungen zum Einsatz kommen. Dabei müssen die Beschlüsse klar formuliert und schriftlich festgehalten werden. Nachfolgendes Muster dient als Vorlage, um die Gesellschafter zur Beschlussfassung im schriftlichen Verfahren aufzufordern.
Muster für Aufforderung der Gesellschafter zur Beschlussfassung im schriftlichen Verfahren
[Name und Anschrift der GmbH] [Strasse/Postfach] [Ort]
Per Einschreiben!
[Name und Anschrift des Gesellschafters]
Betreff: Aufforderung zur schriftlichen Abstimmung der Gesellschafter der [Name der GmbH]
Sehr geehrte(r) Frau/Herr,
die Geschäftsführung der [Name der GmbH] beabsichtigt, (z.B. eine neue Abfüllanlage) mit Anschaffungs- und Herstellungskosten in Höhe von …… Euro für die Gesellschaft zu erwerben und zu installieren. Die neue Abfüllanlage ist erforderlich, um die vorhandene reparaturanfällige Anlage, die bereits …. Jahre alt ist, zu ersetzen. Mit der neuen Abfüllanlage kann die aktuelle Produktionsmenge um 15 % gesteigert werden, während die Kosten für Personal und Energie um 10 % reduziert werden können.
Um die Durchführung einer Gesellschafterversammlung ausschließlich für diese Investition zu vermeiden, schlagen wir eine Abstimmung im schriftlichen Verfahren vor, die gem. § 48 Abs. 2 GmbH mit Zustimmung aller Gesellschafter zulässig ist. Sollte einer der Gesellschafter der schriftlichen Abstimmung widersprechen oder mit der Abstimmung im schriftlichen Verfahren nicht einverstanden sein, kann ein wirksamer Beschluss in dieser Form nicht erfolgen.
Ein entsprechender Vordruck zur Stimmabgabe ist diesem Schreiben als Anlage beigefügt. Wir bitten Sie, den beigefügten Stimmzettel gemäß Ihren Anteilen am Stammkapital auszufüllen und bis zum [Abstimmungsfristdatum] unter Verwendung des beigefügten Rückumschlags an die Gesellschaft zu Händen der Geschäftsführung zurückzusenden. Erklärungen, die nicht bis zum …… bei der Gesellschaft eingegangen sind, können nicht mehr berücksichtigt werden.
Alternativ können Sie uns Ihr Abstimmungsergebnis auch per Fax an [Faxnummer] übermitteln.
Wir bedanken uns im Voraus für Ihre Mitwirkung und stehen Ihnen bei Fragen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen,
[Unterschrift]
(Name Geschäftsführer)
Anlage:
[Absender: Gesellschafter]
Ich bin Gesellschafter der [Name der GmbH] mit Sitz in [Ort]. Ich halte einen Geschäftsanteil von ….. Euro Stammkapital. Hiermit stimme ich einer Abstimmung im schriftlichen Verfahren über den nachfolgenden Antrag zu:
- Die Geschäftsführung wird ermächtigt, für die Gesellschaft eine neue Abfüllanlage mit Anschaffungs- und Herstellungskosten von bis zu ….. Euro zu erwerben und zu installieren.
Dem vorgenannten Antrag
- …. stimme ich zu.
- …. stimme ich nicht zu.
- …. Ich enthalte mich.
[Ort], [Datum]
[Name des Gesellschafters]
Machen Sie es den Gesellschaftern so einfach wie möglich, an der Beschlussfassung im schriftlichen Verfahren teilzunehmen und legen Sie dem Schreiben einen vorbereiteten Rückumschlag mit Porto bei.
