Für die Geschäftsbriefe der GmbH besteht eine gesetzliche Pflicht zur Angabe einiger Informationen rund um die Gesellschaft und ihre gesetzlichen Vertreter, die sich aus § 35a GmbHG ergibt.

So sieht ein Geschäftsbrief der GmbH aus:

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Logo und/oder Unternehmensbezeichnung der GmbH ¹

ABC Muster GmbH ²

Herrn

Walter Bessermann

Hühnersuppenstr. 3

37890 Hungerdorf

Sehr geehrter Herr Bessermann,

hiermit bestätigen wir Ihnen Ihre Bestellung vom 12.11.2022 über 3 Einheiten Lösung XXXY. Die Ware ist jetzt auf Lager und wird Ihnen in den nächsten Tagen zugesandt.

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Mit freundlichen Grüßen

Hans Muster

Geschäftsführer

		Geschäftsführer: 5		Vorsitzender des Aufsichtsrats: 6		7 Bank:
ABC Muster GmbH 4		Hans Muster		Dr. Johann Krim		Musterbank
Sitz: Birnenbach						BLZ 12345600
Registergericht: AG Birnenbach						# 987 654 32
HRA 12356

Ende Geschäftsbrief ⁸

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Weitere Anmerkungen zu Geschäftsbriefen der GmbH

1. Die GmbH tritt unter ihrem im Firmennamen auf, wie er im Handelsregister eingetragen ist.
2. Der Rechtsform-Zusatz „GmbH“ ist verpflichtend.
3. Die Angabe einer Telefon- und Faxnummer ist kein Muss, aber empfehlenswert. Das gleiche gilt für die E-Mail Adresse.
4. Neben dem Firmennamen und dem Rechtsformzusatz „GmbH“ ist der Ort der Handelsniederlassung, das Registergericht und die Registernummer anzugeben, unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist.
5. Darüber hinaus müssen in den Geschäftsbriefen der GmbH alle Geschäftsführer angegeben werden, wobei der Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname anzuführen sind.
6. Sofern die GmbH neben den typischen Organen auch einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, ist der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen anzugeben.
7. Die Angabe der Bankverbindung auf Geschäftsbriefen ist nicht verpflichtend und reine Geschmackssache. Viele Unternehmer geben die Bankverbindung zum Schutz vor Missbrauch nicht mehr auf allen Geschäftsbriefen an.