Die erste Mahnung ist notwendig, wenn ein Schuldner eine offene Rechnung auch nach Erhalt einer freundlichen Zahlungserinnerung nicht innerhalb der angegebenen Frist bezahlt. Rechtlich ist eine deutliche Zahlungsaufforderung (Mahnung) für den Eintritt des Schuldnerverzugs ausreichend. In der Praxis schreiben Unternehmen sogar bis zu 5 Mahnungen, mit teils unterschiedlichen Formulierungen.
Inhaltlich kann die förmliche Zahlungsaufforderung je nach Gegenstand und Kunde variieren, muss aber einige bestimmte Kriterien enthalten. Daher ist es schon sinnvoll, wenn man sich an ein bewährtes Muster oder an eine andere professionelle Vorlage anlehnt.
Muster: Erste Mahnung
Logo und/oder Unternehmensbezeichnung 1
Schokoladenhandel Müllermann e.K., Süße Str. 11, 12453 Bitterstadt
Herrn Thomas Unsicher Kleine Strasse 37890 OffenburgMahnung: Rechnung vom 12.10.2022 (ReNr. 2022-198)
Sehr geehrter Herr Unsicher,
am 14.11.2022 haben Sie von uns pünktlich und ordnungsgemäß die von Ihnen bestellte Schokolade erhalten. In der vergangenen Wochen haben Sie von uns bereits eine freundliche Zahlungserinnerung bezüglich der Rechnung vom 12.11.2022 mit der Rechnungsnummer 2022-198 erhalten, mit der wir Sie zur Bezahlung bis spätestens 30.11.2022 gebeten haben.
Leider konnten wir trotz Zahlungserinnerung auch zu diesem Zeitpunkt keinen Zahlungseingang von Ihnen feststellen. Wir fordern Sie daher hiermit nochmals auf, die genannte Rechnung bis zum 10.12.2022 durch Überweisung auf unser angegebenes Konto zu begleichen.
Mit freundlichen Grüßen
Klaus Müllermann
3 Bankverbindung: Schokoladenbank, BLZ 123 456 00, Kto. 987 654 32
Ende des Geschäftsbriefs
Anmerkungen zur ersten Mahnung:
Bestimmen Sie selbst, ob und wann Sie die Angelegenheit einem Rechtsanwalt oder Inkassobüro übergeben, damit diese die offene Forderung für Sie geltend machen. Aus meiner Sicht ist es ausreichend, einem säumigen Kunden, Patienten oder Mandanten eine freundliche Zahlungserinnerung und eine Mahnung zu schreiben. Danach sollte man dem Schuldner durch eine letzte Mahnung signalisieren, dass man die Sache alsbald vor Gericht weiterverfolgt.
Weitere Vorlagen und Muster zum Erstellen einer Mahnung:
- Zahlungserinnerung (freundlich)
- Neutrale Mahnung
- Zweite Mahnung mit Berechnung von Verzugszinsen
- Weitere Mahnung mit Angebot Ratenzahlungen
- Zweite Mahnung mit Androhung weiterer rechtlicher Schritte
- Dritte bzw. letzte Mahnung
Fußnoten:
- Das gewerbliche Einzelunternehmen tritt unter seinem Firmennamen auf, wie er im Handelsregister eingetragen ist. Der Firmenzusatz „eingetragener Kaufmann“ oder „e.K.“ ist ebenfalls hier anzugeben.
- Die Angabe einer Telefon- und Faxnummer ist nicht verpflichtend, aber empfehlenswert. Das gleiche gilt für die E-Mail Adresse.
- Auf förmlichen Zahlungsaufforderungen sollte die Bankverbindung angegeben werden. Im Übrigen ist die Angabe der Bankverbindung auf Geschäftsbriefen nicht verpflichtend und reine Geschmackssache. Viele Unternehmer geben die Bankverbindung zum Schutz vor Missbrauch nicht mehr auf allen Geschäftsbriefen an.
