Seit 2007 müssen Kaufleute einige Pflichtangaben in ihre Geschäftsbriefe aufnehmen, die gesetzlich vorgeschrieben sind. Dies betrifft vor allem im Handelsregister eingetragene Unternehmen und Gesellschaften, insbesondere die GmbH oder GmbH & Co. KG. Als Geschäftsbriefe gelten auch E-Mails, Faxschreiben, Postkarten, Angebote oder die Auftragsbestätigung.
Inhalt:
- Einführung zu Pflichtangaben in Geschäftsbriefen
- Was fällt unter Geschäftsbriefe?
- Was fällt nicht unter Geschäftsbriefe?
- Gesetzliche Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen
- Pflichtangaben auf Rechnungen
- Sonstiges zu Geschäftsbriefen
- a) Nicht eingetragenen Einzelunternehmen
- b) Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR)
- c) Im Handelsregister eingetragene Einzelunternehmen (Kaufleute)
- d) Offene Handelsgesellschaft (OHG) und Kommanditgesellschaft (KG)
- e) GmbH & Co. KG
- f) Gesellschaft mit beschänkter Haftung (GmbH)
- g) Aktiengesellschaft (AG)
1. Einführung zu Pflichtangaben in Geschäftsbriefen
Geschäftsbriefe sind das Aushängeschild eines Unternehmens und meistens auch die vollständige Ausführung einer Visitenkarte. Daher sollte man bei Geschäftsbriefen immer auf eine ordnungsgemäße Form und auf vollständige und aktuelle Firmenangaben achten.
Es wird durch das Gesetz über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (= EHUG) neu geregelt, welche Pflichtangaben in geschäftlichen Schreiben enthalten müssen.
Geändert wurden die entsprechenden Regelungen für Gesellschaften, die im Handelsregister oder Genossenschaftsregister eingetragen sind.
Im einzelnen sind das folgende Regelungen:
- §§ 37a HGB, 125a HGB, 177a HGB,
- § 80 AktG,
- § 35a GmbHG,
- § 25a GenG.
Für Geschäftsbriefe der Einzelunternehmer und selbständige Freiberufler ohne Eintragung ihrer Firma im Handelsregister gilt seit dem 22.05.2007, dass zusätzlich zum ausgeschriebenen Vor- und Zunamen eine ladungsfähige Anschrift anzugeben ist.
Mit der Verpflichtung zur Angabe bestimmter Angaben auf Geschäftsbriefen sollen Geschäftspartner in die Lage versetzt werden, sich schon zu Beginn der Geschäftsbeziehung über die wesentlichen Verhältnisse des Unternehmens zu informieren. Insbesondere die Angabe der Handelsregisternummer ermöglicht es einem neuen Geschäftspartner, sich Auskünfte über die Firma einzuholen.
2. Was fällt unter Geschäftsbriefe?
Unter den Begriff der Geschäftsbriefe fallen grundsätzliche alle Formen geschäftlicher Mitteilungen an einen oder mehrere Empfänger außerhalb des Unternehmens, also grundsätzlich der gesamte externe Schriftverkehr. Dazu gehören alle Nachrichten, die mittels moderner Telekommunikation übermittelt werden und beim Empfänger in Papierform oder elektronisch auf dem Bildschirm ankommen. Dies betrifft auch geschäftliche E-Mails.
Typische Beispiele:
- Angebot,
- Auftragsbestätigung und Anfragebestätigung,
- Rechnungen,
- Quittungen,
- Bestellung,
- Mängelanzeige oder Reklamation.
Grundsätzlich müssen Geschäftsbriefe die gesetzlich geforderten Angaben enthalten, mit dem im Einzelfall der erste schriftliche Kontakt zwischen den Geschäftspartnern hergestellt wird.
3. Was fällt nicht unter Geschäftsbriefe?
Nicht unter den Begriff der Geschäftsbriefe fallen unternehmensinterne Mitteilungen, also der interne Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen, Büros, Filialen und Niederlassungen eines Unternehmens; ferner Lieferscheine, Empfangsscheine oder Abholbenachrichtungen.
Darüber hinaus gelten alle Nachrichten an einen unbestimmten Personenkreis nicht als Geschäftsbriefe im Sinne der oben genannten Regelungen. Dies betrifft insbesondere Werbung, Postwurfsendungen und Zeitungsanzeigen.
4. Gesetzlich vorgeschriebene Pflichtangaben
Der Umfang der gesetzlich geforderten Pflichtangaben für Geschäftsbriefe richtet sich in erster Linie nach der Rechtsform des Unternehmens.
a. Nicht im Handelsregister eingetragene Einzelunternehmen
Die Geschäftsbriefe der nicht im Handelsregister eingetragenen Einzelunternehmen müssen neben mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen und dem Familiennamen auch eine ladungsfähige Anschrift des Inhabers bzw. des selbständigen Freiberuflers angeben.
b. Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR)
Die Geschäftsbriefe der Gesellschaften bürgerlichen Rechts müssen die Familiennamen aller Gesellschafter mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen enthalten. Auch hier muss der Geschäftsbrief eine ladungsfähige Anschrift der Gesellschaft angeben.
c. Eingetragene Einzelunternehmen (e.K.)
Die Geschäftsbriefe des Kaufmanns und der Kauffrau müssen folgende Angaben enthalten:
- Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
- Rechtsformzusatz „eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“ oder eine gebräuchliche Abkürzung („e.K.“, „eK“, „e.Kfm.“ oder „e.Kfr.“);
- Ort der Handelsniederlassung;
- Name des Registergerichts und die Handelsregisternummer, unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist.
Hier ist es jedoch nicht erforderlich, dass diese auch über den Vor- und Familiennamen der Inhaber informieren.
d. OHG und KG
Die Geschäftsbriefe der Personenhandelsgesellschaften, insbesondere die Geschäftsbriefe einer Offenen Handelsgesellschaft (OHG) bzw. einer Kommanditgesellschaft (KG) müssen folgende Angaben enthalten:
- Angabe des Firmennamens in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
- Rechtsformzusatz „Offene Handelsgesellschaft“ bzw. „Kommanditgesellschaft“ oder eine gebräuchliche Abkürzung („oHG“ bzw. „KG“);
- Sitz der Gesellschaft,
- Name des Registergerichts und die Handelsregisternummer, unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist.
Zur GmbH & Co. KG verweise ich auf den folgenden Abschnitt.
e. GmbH & Co. KG
Bei einer Personengesellschaft, bei der keine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter beteiligt ist (GmbH & Co. KG), muss der Geschäftsbrief neben den für die OHG bzw. KG vorgeschriebenen Angaben auch die Firma des persönlich haftenden Gesellschafters und die spezifischen Angaben für diese Gesellschaft angeben. Dies gilt an erster Stelle für die GmbH & Co. KG, die zahlenmäßig wohl am häufigsten ist.
f. Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
Die Geschäftsbriefe der Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) müssen über folgende Firmenangaben informieren:
- Vollständiger Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
- Rechtsform der Gesellschaft;
- Sitz der Gesellschaft;
- Name des Registergerichts und die Handelsregisternummer, unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist;
- Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
- Vorsitzender des Aufsichtsrates mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat.
Enthält der Geschäftsbrief der GmbH Informationen über das Kapital der Gesellschaft (nicht zwingend erforderlich!), muss auch das Stammkapital angegeben werden. Sind noch nicht alle Einlagen eingezahlt, die in Geld geleistet werden müssen, ist der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen im Geschäftsbrief anzugeben. Befindet sich die Gesellschaft in Liquidation, muss der Geschäftsbrief eine entsprechende Information angeben. Anstelle der Geschäftsführer enthält der Geschäftsbrief dann die Namen der Liquidatoren.
g. Aktiengesellschaft (AG)
Die Geschäftsbrief der Aktiengesellschaft (AG) müssen folgende Angaben enthalten:
- Vollständiger Firmennamen in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
- Rechtsform der Gesellschaft;
- Sitz der Gesellschaft;
- Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Handelsregisternummer;
- Alle Vorstandsmitglieder sowie den Vorsitzenden des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Der Vorsitzende des Vorstandes muss als Vorstandsvorsitzender bezeichnet werden;
Falls sich die Aktiengesellschaft in Abwicklung befindet, ist ein entsprechender Hinweis hierzu im Geschäftsbrief notwendig. Enthält der Geschäftsbrief der AG Angaben über das Kapital der Gesellschaft (nicht zwingend erforderlich!), muss das Grundkapital angegeben werden.
Ferner muss der Gesamtbetrag der noch ausstehenden Einlagen im Geschäftsbrief angegeben werden, wenn auf die Aktien der Nennbetrag oder der höhere Ausgabebetrag noch nicht vollständig eingezahlt ist. Befindet sich die AG in Liquidation, muss darauf hingewiesen werden mit Benennung aller Abwickler und des Vorsitzenden des Aufsichtsrats.
5. Pflichtangaben auf Rechnungen
Durch das Steueränderungsgesetz, das am 01.01.2004 in Kraft getreten ist, wurden auch die Pflichtangaben auf Rechnungen neu geregelt. Zu den Einzelheiten verweise ich auf den gesonderten Abschnitt über die gesetzlichen Pflichtangaben auf Rechnungen.
6. Sonstiges zu Geschäftsbriefen
Zu der graphischen Gestaltung der Geschäftsbriefe gibt es keine Bestimmungen, d.h. die Größe, die Reihenfolge und der Ort der Angaben kann frei gewählt werden. In den meisten Fällen erscheinen die oben genannten Pflichtangaben in der Fußzeile.
Vorsicht bei Angaben zum Unternehmen auf der Rückseite der Geschäftsbriefe, da diese insbesondere bei Faxschreiben oft nicht gesendet wird.
Zusätzliche Angaben sind jederzeit zulässig. Es ist in diesem Sinne empfehlenswert, neben der genauen Anschrift auch eine Telefon- und Telefaxnummer sowie eine E-Mail-Adresse und die Bankverbindung des Unternehmens anzugeben. Die Angabe einer Website ist ebenfalls hilfreich.
Bei Verstoß gegen die gesetzlichen Vorschriften kann das Registergericht ein Zwangsgeld bis zu 5.000,00 Euro festsetzen.
