Geschäftsbriefe schreiben

Selbständige Unternehmer müssen täglich viele Geschäftsbriefe schreiben, sei es in Form eines Schreibens per Post oder per E-Mail. In diesem Sinne ist es hilfreich, von Anfang an Muster und Vorlagen für die wichtigsten Geschäftsbriefe anzulegen und zu nutzen. Geschäftsbriefe richtig schreiben will gelernt sein, da es einige Regeln und Normen gibt, die zu beachten sind.

Inhalt:

Richtig Geschäftsbriefe schreiben
Grundlegende Hinweise zum Geschäftsbrief
DIN 5008: Gestaltungsregeln für Geschäftsbriefe
Richtige Anschrift des Empfängers
Über das Datum im Geschäftsbrief
Betreff im Geschäftsbrief
Richtige Anrede des Empfängers
Briefabschluss bei Geschäftsbriefen
Anlagen zu Geschäftsbriefen
Muster und Vorlagen für die wichtigsten Geschäftsbriefe

1. Richtig Geschäftsbriefe schreiben

Geschäftsbriefe sagen in der Regel mehr über ein Unternehmen aus, als dies manchem Geschäftsführer oder Freiberufler bewusst ist. Neben Rechtschreibung, Zeichensetzung und Grammatik entscheidet auch der Stil darüber, wie der Geschäftsbrief auf den Empfänger wirkt. Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, sollten die folgenden Fragen zumindest gedanklich geklärt sein:

Warum schreibe ich einen Geschäftsbrief?
Was ist der Zweck meines Schreibens?
Wer ist der Empfänger?
Wie wird/soll der Adressat auf mein Schreiben reagieren?
Was muss/will der Empfänger wissen?
Was ist für den Adressaten wichtig?
Schreibe ich einen förmlichen Geschäftsbrief oder reicht eine E-Mail?

Nach Beantwortung dieser Fragen kann man den Stil und die Form des Geschäftsbriefs bewust an den Empfänger und an den Anlass anpassen. Gehen Sie davon aus, dass der Empfänger sehr beschäftigt ist und sich freut, wenn er die relevanten Informationen vollständig und schnell aus dem Geschäftsbrief entnehmen kann, idealerweise schon aus der Betreff-Zeile.

Die Entscheidung zwischen förmlichem Brief und E-Mail ist neben vielen anderen Aspekten auch vor allem davon abhängig, ob das Schreiben eine Beweisfunktion haben soll (z.B. bei der Auftragsbestätigung, Bestellung, Kündigung oder letzten Mahnung).

2. Grundlegende Hinweise zu Geschäftsbriefen

Schreiben Sie bewusst und überlegt. Vermeiden Sie irgendwelche Floskeln. Geschäftsbriefe beginnt man nicht mit „Ich“, weil viele Geschäftsleute einen solchen Beginn nach wie vor als unschön empfinden. Bleiben Sie neutral, sachlich und ungezwungen. Eine überhöhte Ausdrucksweise mit dem krampfhaften Bemühen um eine gewählte Sprache führt meistens nicht zum gewünschten Erfolg.

Solche Sätze wie im nachfolgenden Beispiel sind in Geschäftsbriefen ungeeignet:

„Ihren geschätzten Brief in Händen haltend, habe ich mir erlaubt, dazu höflichst anzumerken, dass ich in einigen Punkten nicht Ihren werten Aussagen zustimmen kann.“

Besser wäre es so:

„Vielen Dank für Ihren Brief vom … Einigen Ihrer Aussagen kann ich leider nicht zustimmen.“

Halten Sie sich kurz und kommen Sie schnell auf das Wesentliche. Ein langer Brief ist nicht deshalb besser, weil er lang ist. Bei Geschäftsbriefen zählt das Motto: „In der Kürze liegt die Würze.“

Bedenken Sie, dass der Empfänger möglicherweise sehr viel zu tun hat und daher erfreut ist, wenn er von Ihnen eine kurze prägnante Nachricht erhält. Streichen Sie daher die leider immer noch sehr verbreiteten Einleitungen wie folgende:

„Wir möchten Ihnen mitteilen, dass …“ oder
„unter Bezugnahme auf Ihr Schreiben vom … teilen wir Ihnen mit, dass wir mit Ihren Vorschlägen einverstanden sind.“

Worauf Sie reagieren, können Sie im Betreff bezeichnen. Dann weiß jeder Bescheid. Beenden Sie einen Geschäftsbrief mit der üblichen Grußformel „Mit freundlichen Grüßen“. Damit machen Sie nichts falsch.

3. DIN 5008: Gestaltungsregeln für Geschäftsbriefe

Die DIN-Norm 5008 legt einige Regeln für die Gestaltung der Geschäftsbriefe fest und vereinheitlicht auf diese Weise das Aussehen der Geschäftsbriefe in Deutschland. Dennoch bleibt genug Platz und Raum für eigene Ideen und Gestaltungsmöglichkeiten.

Die DIN-Norm 5008 enthält Empfehlungen zur Gestaltung der Postanschrift des Empfängers, des Briefkörpers und des Fußbereichs. Daneben ergeben sich viele Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen aus gesetzlichen Regelungen, die von Unternehmen zwingend zu beachten sind.

Üblicherweise steht der Kopf- und Fußbereich der Geschäftsbriefe zur freien Gestaltung zur Verfügung. Die Möglichkeiten zur Gestaltung gehen mit ein wenig Kreativität jedoch weit darüber hinaus. Grafische Elemente sind beispielsweise auch an den Rändern oder im Texthintergrund denkbar, wobei alles eine Frage des Geschmacks ist und zum Unternehmen und Unternehmensgegenstand passen sollte. Während für beratende Berufe eher Zurückhaltung gefragt ist, können sich Kreative auch auf ihren Geschäftsbriefen nach dem Prinzip „Klotzen statt Kleckern“ grafisch austoben.

Bedenken Sie, dass Geschäftsbriefe die beste und günstigste Möglichkeit zur eigenen Darstellung und Präsentation darstellen. Angaben zur Aufwertung des Unternehmens sollten daher nicht unerwähnt bleiben, wie beispielsweise Patente, Mitgliedschaften in Berufsverbänden, Preise oder Auszeichnungen. Auch aktuelle Angebote oder neue Produkte lassen sich vorzüglich in Geschäftsbriefe einbauen. Erstaunlich ist, wie selten die Rückseite der Geschäftsbriefe genutzt werden. So lassen sich Allgemeine Geschäftsbedingungen sehr einfach auf der Rückseite von Angeboten oder Auftragsbestätigungen abdrucken.

4. Richtige Anschrift des Empfängers

a) Anschriften im Inland

Anschriften auf Postsendungen im Inland werden nicht mehr durch Leerzeilen untergliedert. Der Bestimmungsort wird nicht unterstrichen.

Zusätze und Vermerke: Per Einschreiben/Per Telefax
Anrede/Bezeichnung: Herrn/Frau/Firma
Name: Hans Mustermann
Postfach/Straße/Hausnummer: Musterstrasse 11
PLZ/Ort: 80333 München

Die früher übliche Leerzeile zwischen Strasse und Wohnort gibt es nicht mehr.

b) Anschriften im Ausland

Bei Geschäftsbriefen ins Ausland werden Bestimmungsort und Bestimmungsland ohne vorangehende Leerzeile groß geschrieben. Landeskennzeichen werden heute nicht mehr verwendet.

Zusätze und Vermerke: Per Einschreiben
Anrede/Bezeichnung: Herrn/Frau/Firma
Name: Dr. Hans Mustermann
Postfach/Straße/Hausnummer: Musterstrasse 11
PLZ, Ort: 1121 WIEN
Bestimmungsland: ÖSTERREICH

c) Firmenanschriften

Bei Firmenanschriften können Sie auf „Firma“ verzichten, wenn dies bereits aus dem Firmenname ersichtlich ist.

Zusätze und Vermerke: Per Einschreiben
Firma: Mustermann GmbH
Postfach/Straße/Hausnummer: Musterstrasse 11
PLZ, Ort: 80333 München

d) Vertraulichkeitsvermerke

Es gilt der Grundsatz, dass Firmenpost von allen Mitarbeitern geöffnet werden darf, wenn der Empfängername nach der Firmenbezeichnung erscheint. Umgekehrt gilt ein Schreiben als vertraulich, wenn der Empfängername vor der Firmenbezeichnung erscheint. Zusätzlich können Sie noch den Vermerk „Persönlich“ verwenden.

Zusätze und Vermerke: Persönlich
Anrede/Bezeichnung: Herrn/Frau
Name: Hans Fröhlich
Firma: Mustermann GmbH

Abkürzungen wie „z.Hd.“ oder „z.H.“ werden heute nicht mehr verwendet.

5. Das Datum im Geschäftsbrief

Die korrekte Angabe des Datums kann bei Geschäftsbriefen im Inland wie folgt lauten:

30.09.2008
30. September 2008

International ist folgende Datumsangabe üblich:

2008-09-30

6. Betreff bzw. Betreffzeile

Die Betreffzeile ist sozusagen die Inhaltsangabe eines Geschäftsbriefs, ohne diese jedoch als „Betreff“ zu benennen. Es heißt also einfach:

Ihre Bestellung vom 15.11.2019
Unsere Besprechung vom 30.11.2019
Ihr Schreiben vom 30.10.2019

Die Angaben in der Betreff-Zeile sollten so prägnant wie möglich sein, so dass der Empfänger hieraus entnehmen kann, was der Anlaß für den Brief ist. Idealerweise verwendet man Kundennummern, Aktenzeichen, Rechnungsnummern oder ähnliches, sofern vorhanden.

7. Richtige Anrede des Empfängers

a) Briefe an unbestimmte Personen

Sehr geehrte Damen und Herren,
Sehr geehrte Damen,
Sehr geehrte Herren,

b) Briefe an bestimmte Personen

Bei Geschäftsbriefen an bestimmte Personen sind heute folgende Anreden üblich:

Sehr geehrte Frau Müller,
Sehr geehrter Herr Maier,
Guten Tag Frau Weber,

Sind Sie mit dem Empfänger vertraut, können Sie auch folgende Anrede verwenden:

Lieber Herr König,
Hallo Peter,

Haben die Empfänger einen Titel wie Dr. oder Prof., wird dieser vor dem Nachnamen verwendet. Tun Sie dies auch, da diese Personen oftmals eine lange Zeit ihres Lebens verwendet haben, um diesen Titel zu erlangen. In der Regel legen die Personen auch Wert auf diesen Titel. Wenn nicht, haben Sie nichts falsch gemacht. Bei Ehepaaren redet man jeden Ehepartner einzeln an. Beginnen Sie mit der Frau.

8. Briefabschluss

a) Grußformeln

Im geschäftlichen Bereich verwenden Sie am besten die übliche Formulierung:

Mit freundlichen Grüßen

Wenn Sie den Empfänger besser kennen, können Sie auch folgende Grußformeln verwenden:

Mit den besten Grüßen
Beste Grüße aus München
Herzliche Grüße
Herzlichst

b) Zusätze

Zusätze können entweder vor der handschriftlichen Namenszeichnung oder vor der maschinellen Wiedergabe des Namens stehen. Der Ranghöhere unterzeichnet links.

Folgende Abkürzungen sind für Zusätze gebräuchlich:

i.A. („im Auftrag“)
i.V. („in Vertretung“)
ppa. („per Prokura“)

9. Anlagen zu Geschäftsbriefen

Der Anlagenvermerk erscheint mit mindestens 3 Leerzeilen Abstand unter der Grußformel.

10. Muster und Vorlagen für die wichtigsten Geschäftsbriefe

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Beispiele für häufig benötigte Geschäftsbriefe zum Download: