Es gibt durchaus einige Regeln zum Einsatz von E-Mails im Geschäftsverkehr, die beim Schreiben und Versenden zu beachten sind, um unnötigen Ärger und peinliche Situationen zu vermeiden. Wahren Sie die Etikette im Internet (Netiquette) und nutzen Sie bewusst die Vorteile der E-Mails, ohne die Nachteile aus den Augen zu verlieren.

Inhalt:

  1. Empfänger bewusst auswählen
  2. Betreffzeile passend zum Inhalt
  3. Auf den richtigen Stil achten – bewusst, sachlich, informativ
  4. Anrede, Form, Grußformel
  5. Technische Anmerkungen
  6. Rechtliche Anmerkungen

1. Empfänger der E-Mail bewusst auswählen

Vor dem Schreiben einer E-Mail sollte man den Empfänger bewusst auswählen, um nicht berechtigte oder falsche Empfänger auszuschließen. Nach Fertigstellung der E-Mail wird der eingetragene Empfänger sicherheitshalber nochmals kontrolliert.

Empfänger, die Sie direkt ansprechen (wollen), werden direkt ins Adressfeld „An“ oder „to“ eingetragen. Empfänger, die Sie über den Inhalt nur mittels einer Kopie informieren wollen, tragen Sie ins Feld „CC“ oder „Kopie“ ein. Diese Adressfelder sind auch für die Empfänger sichtbar. Seien Sie sich also bewusst darüber, dass die Empfänger Kenntnis darüber erhalten, an wen Sie die E-Mail auch verschickt haben.

Soll ein Empfänger nicht wissen, wer die anderen Empfänger der E-Mail sind, tragen Sie weitere Empfänger in das Feld „Blindkopie“ oder „Bcc“ ein. Manche Programme informieren jedoch darüber, dass die E-Mail an weitere nicht angezeigte Empfänger versendet wurde.

2. Betreffzeile passend zum Inhalt der E-Mail

Damit der Empfänger sofort weiß, um welches Thema es in der E-Mail geht, tragen Sie das Thema wie in einem Gesch in die Betreffzeile ein. Formulieren Sie das Thema kurz und aussagekräftig passend zum Inhalt.

3. Auf den richtigen Stil achten – bewusst, sachlich, informativ

Eine E-Mail soll wie ein Geschäftsbrief in erster Linie informieren. Das schnelle Medium und die Möglichkeit der Funktion „Antworten“ verleitet jedoch allzu oft, in Erwiderung auf eine Reklamtion oder einen persönlichen Angriff schnell und im Affekt zu antworten. Das ist in den meisten Fällen jedoch eher schädlich, zumal es oft sinnlose Diskussionen mit gegenseitigen Beleidigungen eröffnet. Auch wenn Sie Ihre Antwort auf eine Reklamation in einer E-Mail verpacken, bleiben Sie bewusst, sachlich und informativ und vermeiden Sie unbedingt persönliche Angriffe.

4. Anrede, Form und Grußformel

Auch bei einer E-Mail gelten die grundlegenden Regeln über Geschäftsbriefe, Rechtschreibung und Grammatik. Ein Geschäftsbrief beginnt immer mit einer Anrede und endet mit einer Grußformel. Das gilt auch für die E-Mail. Geben Sie Ihren üblichen und bei Ihren Kunden bekannten Stil nicht auf, nur weil Sie „mal schnell“ eine E-Mail schreiben wollen. Die deutsche Rechtsschreibung und Grammatik gilt uneingeschränkt auch bei E-Mails. Seien Sie mit Abkürzungen und Smileys sparsam und verwenden Sie diese wirklich nur dann, wenn Sie sicher sind, dass der Empfänger diese auch versteht.

5. Technische Anmerkungen

Üblicherweise enthält eine E-Mail am Ende einen Textbaustein, der die Grußformel, den Namen und weitere Angaben zum Absender erhält. Eine unverschlüsselte E-Mail kann von vielen mitgelesen werden. Vertrauliche Informationen sollten daher nicht ohne weiteres online verschickt werden, es sei denn, dass eine verschlüsselte Übertragung erfolgt.

Wenn Sie sich nicht sicher sind über die technischen Gegebenheiten des Empfängers, verwenden Sie kein HTML, keine Codierung und keine Schriftarten, die bei Ihrem Empfänger vielleicht nicht dargestellt werden können.

6. Rechtliche Anmerkungen

Eine E-Mail ist nicht in allen Situationen im Geschäftsleben geeignet, insbesondere wenn man etwas Schriftliches zum Beweis braucht.

In einer gerichtlichen Auseinandersetzung gehören insbesondere Urkunden zu den zugelassenen Beweismitteln. Als Beweismittel muss eine Urkunde echt, mangelfrei und vom Aussteller unterschrieben sein. Schnell wird klar, wo das Problem besteht. Eine E-Mail wird in der Regel nicht unterschrieben und besitzt daher mangels der erforderlichen Komponenten einer Urkunde keine Beweiskraft. Bei allen Vorteilen ist dies einer der entscheidenden Nachteile, den man nicht vergessen sollte.

Mangels Unterschrift ist eine E-Mail also keine Urkunde mit der üblichen Beweiskraft gem. § 416 ZPO. Sie kann daher in einer gerichtlichen Auseinandersetzung nur im Rahmen einer freien richterlichen Beweiswürdigung berücksichtigt werden. Der Schwerpunkt liegt auf „können“. Das bedeutet, dass E-Mails grundsätzlich nicht geeignet sind, einen bestimmten Sachverhalt oder eine Erklärung „schwarz auf weiß“ und mit Beweiskraft festzuhalten.

Regeln zum Einsatz von E-Mails
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