GmbH-Geschäftsführer tragen eine große Verantwortung. Sie sind insbesondere für die technische und kaufmännische Leitung des Unternehmens verantwortlich. Hierbei müssen sie sicherstellen, dass die gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden. Zu den Pflichten der Geschäftsführer gehört auch die rechtliche Vertretung der GmbH nach außen, jeweils unter Berücksichtigung der gesetzlichen Bestimmungen und der Regelungen im Gesellschafts- und Anstellungsvertrag. Neben dem Recht auf eine angemessene Vergütung ihrer Tätigkeit haben sie im Rahmen ihrer Geschäftsführungsbefugnis das Recht, die Gesellschaft nach außen zu vertreten.

Das Amt der Geschäftsführer beginnt mit ihrer Bestellung durch die Gesellschafterversammlung, die auch nähere Bestimmungen zur Vertretungsberechtigung enthält. Davon zu unterscheiden ist das schuldrechtliche Verhältnis zwischen Geschäftsführer und GmbH, das im Geschäftsführervertrag detailliert geregelt wird, insbesondere hinsichtlich der folgenden Aspekte: Aufgaben und Pflichten, Umfang der Geschäftsführungsbefugnis, Vergütung in Form des Geschäftsführergehalts, Tantieme, betriebliche Altersvorsorge, Urlaub, Vergütung im Krankheitsfall und bei Tod sowie Wettbewerbsverbote.

Inhalt:

1. Rechtliche Grundlagen für die Rolle des Geschäftsführers
2. Wer kann Geschäftsführer einer GmbH werden?
3. Bestellung zum GmbH-Geschäftsführer
4. Die Rolle des Geschäftsführers bei der GmbH-Gründung
5. Kernaufgaben der GmbH-Geschäftsführer
6. Zentrale Pflichten der GmbH-Geschäftsführer
7. Wesentliche Rechte der GmbH-Geschäftsführer
8. Zuständigkeit, Form und Inhalt des Geschäftsführervertrages
9. Sozialversicherungspflicht der GmbH-Geschäftsführer
10. Persönliche Haftung der Geschäftsführer
11. Muster und Vorlagen zum Geschäftsführervertrag
12. Anwaltliche Beratung zum Geschäftsführervertrag

1. Rechtliche Grundlagen für die Rolle des Geschäftsführers

Die Rolle des GmbH-Geschäftsführers definiert sich aus einem komplexen Zusammenspiel von gesetzlich und vertraglich festgelegten Aufgaben, Rechten und Pflichten.

Ein umfangreicher Katalog gesetzlich festgelegter Aufgaben, Rechte und Pflichten ergibt sich aus dem Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH-Gesetz), dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Insolvenzordnung (InsO) sowie den Vorschriften des Steuerrechts und Sozialversicherungsrechts. Die meisten Regelungen hinsichtlich der Gründung, Organisation und Führung einer GmbH enthält das GmbH-Gesetz. Von besonderer Bedeutung ist die Regelung in § 35 GmbHG, die dem GmbH-Geschäftsführer das Recht zur gerichtlichen und außergerichtlichen Vertretung der Gesellschaft verleiht. In § 43 GmbHG ist eine persönliche Haftung der Geschäftsführer vorgesehen, falls diese ihren Aufgaben und Pflichten nicht nachkommen oder dagegen verstoßen.

Das Handelsgesetzbuch (HGB) ergänzt das GmbH-Gesetz bezüglich der Pflichten im Zusammenhang mit Buchführung, Bilanz und Offenlegung von Unternehmensinformationen, indem es detaillierte Anforderungen für die ordnungsgemäße Führung von Geschäftsbüchern, die Erstellung von Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen sowie die Veröffentlichung von Jahresabschlüssen und Lageberichten vorschreibt.

Die gesetzlichen Vorschriften des Steuerrechts und Sozialversicherungsrechts sind für Geschäftsführer ebenfalls von großer Bedeutung, da sie dafür verantwortlich sind, dass die GmbH die entsprechenden Regelungen einhält. Insbesondere müssen sie die rechtzeitige und korrekte Entrichtung fälliger Steuern und Sozialversicherungsbeiträge sicherstellen.

Die Insolvenzordnung (InsO) legt weitere besondere Pflichten der GmbH-Geschäftsführer fest, die vor allem beim Krisenmanagement zu beachten sind, insbesondere die Insolvenzantragspflicht bei Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung der Gesellschaft (§ 15a InsO). Die Insolvenzantragspflicht bedeutet, dass Geschäftsführer bei Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung der Gesellschaft verpflichtet sind, einen Insolvenzantrag beim zuständigen Insolvenzgericht zu stellen.

Zusätzlich zu den gesetzlichen Regelungen bestimmt der Gesellschaftsvertrag der GmbH den rechtlichen Rahmen, indem er spezifische Aufgaben, Rechte und Pflichten der Geschäftsführer festlegt. Darüberhinaus enthält ein Geschäftsführeranstellungsvertrag individuelle Vereinbarungen zwischen GmbH und Geschäftsführer über die Bedingungen der Zusammenarbeit, insbesondere zur Vergütung der Tätigkeit.

2. Wer kann GmbH-Geschäftsführer werden?

Abgesehen von wenigen gesetzlich geregelten Ausnahmen kann grundsätzlich jede unbeschränkt geschäftsfähige, natürliche Person zum Geschäftsführer einer GmbH bestellt werden.

So können beispielsweise Gesellschafter mit hohem oder geringem Anteil am Stammkapital, aber auch völlig unbeteiligte Personen Geschäftsführer einer GmbH werden. Selbst Ausländer mit Wohnsitz außerhalb Deutschlands können grundsätzlich Geschäftsführer einer deutschen GmbH werden. Dies gilt insbesondere für EU-Staatsangehörige ohne die Notwendigkeit eines besonderen Aufenthaltstitels.

Wer ist vom Amt des Geschäftsführers ausgeschlossen?

Nach § 6 Abs. 3 GmbHG können sowohl Gesellschafter als auch andere Personen zum Geschäftsführer bestellt werden.

Die Beteiligung am Stammkapital der Gesellschaft ist also keine Voraussetzung, um Geschäftsführer einer GmbH zu werden. Mit Ausnahme des Negativkatalogs in § 6 Abs. 2 GmbHG enthält das GmbH-Gesetz auch keine besonderen persönlichen Voraussetzungen zur Ausführung des Amts eines Geschäftsführers.

In diesem Sinne kann also jeder volljährige Mensch unabhängig von seiner Ausbildung Geschäftsführer einer GmbH werden, sofern keine der in § 6 Abs. 2 GmbHG genannten Ausschlußmerkmale vorliegen. Auch die Nationalität, ein Wohnsitz in Deutschland oder ein Aufenthaltstitel für Deutschland spielen keine Rolle mehr, seitdem eine GmbH ihren Sitz nicht mehr zwingend im Inland haben muss.

Ausgeschlossen sind solche natürlichen Personen, die in den letzten 5 Jahren wegen bestimmter Straftatbestände rechtskräftig verurteilt wurden. Der Katalog der Straftaten wurde zuletzt durch das Gesetz zur Modernisierung des GmbH-Rechts und zur Bekämpfung von Mißbräuchen (GmbH-Reform 2008) deutlich erweitert. Hiernach ergibt sich gem. § 6 Abs. 2 GmbH insbesondere bei Verurteilung wegen Insolvenzverschleppung oder anderer Insolvenzstraftaten sowie bei Betrug und Untreue ein Verbot zur Bestellung als Geschäftsführer.

Darüber hinaus besteht auch für solche Personen ein Verbot zur Bestellung zum Geschäftsführer, denen die Berufs- oder Gewerbeausübung im entsprechenden Berufs- oder Gewerbezweig der GmbH durch eine gerichtliche Entscheidung oder einen vollziehbaren Bescheid einer Verwaltungsbehörde verboten wurde.

3. Bestellung zum Geschäftsführer einer GmbH

Für die Bestellung der Geschäftsführer ist gem. § 46 Nr. 5 GmbHG grundsätzlich die Gesellschafterversammlung zuständig. Allerdings kann die Bestellung der Geschäftsführer nach § 6 Abs. 3 S. 2 GmbHG auch bereits im Gesellschaftsvertrag erfolgen. Ist dies nicht der Fall, beschließen die Gesellschafter üblicherweise in der ersten Gesellschafterversammlung im Rahmen der GmbH-Gründung, wer zum Geschäftsführer der GmbH bestellt wird. Die Bestellung der ersten Geschäftsführer ist dann Bestandteil der sog. Gründungsurkunde. Für diesen Beschluss ist gem. § 47 Abs. 1 GmbH grundsätzlich die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen erforderlich, es sei denn, der Gesellschaftsvertrag sieht eine andere Mehrheit vor. Bei der Abstimmung sind grundsätzlich alle Gesellschafter stimmberechtigt, auch diejenigen, die zum geschäftsführenden Gesellschafter bestellt werden sollen.

Die Gesellschafterversammlung kann nach der Gründung der GmbH jederzeit beschließen, weitere Geschäftsführer zu bestellen. Für einen solchen Beschluss ist ebenfalls grundsätzlich die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen ausreichend, sofern der Gesellschaftsvertrag keine abweichenden Regelungen vorsieht (§§ 47 Abs. 1 i.V.m. 48 Abs. 1 GmbHG).

Allerdings kann die Gesellschafterversammlung die Zuständigkeit gem. § 45 Abs. 2 GmbHG auch auf andere Organe oder einzelne Gesellschafter übertragen, etwa den Aufsichtsrat oder einen Beirat.

Von der Zuständigkeit zur Bestellung der Geschäftsführer (Bestellungskompetenz) ist das Benennungsrecht zu unterscheiden. Hierbei handelt es sich um das Recht, eine oder mehrere Personen als Kandidaten für die Position des Geschäftsführers vorzuschlagen. Demgegenüber beinhaltet die Bestellungskompetenz das tatsächliche Recht zur Bestellung und Abberufung der Geschäftsführer.

4. Die Rolle des Geschäftsführers bei der GmbH-Gründung

Die Gründung einer GmbH enthält fünf sukzessive Gründungsakte und erfordert die Einschaltung eines Notars. Der Gründungsprozess beginnt mit der notariellen Beurkundung des Gesellschaftsvertrages (§ 2 GmbHG) und endet mit der Bekanntmachung über die Eintragung der GmbH im Handelsregister. Dazwischen erfolgen die Bestellung der Geschäftsführer (§ 6 Abs. 1 GmbHG), die Erbringung der erforderlichen Stammeinlagen durch die Gesellschafter sowie die Anmeldungen zur Eintragung ins Handelsregister (§ 8 GmbHG) und schließlich die Eintragung der Gesellschaft im Handelsregister (§ 10 GmbHG).

Bestellung der Geschäftsführer

In der Regel beginnt das Amt GmbH-Geschäftsführer mit deren Bestellung in der Gründungsurkunde. Zu den ersten Aufgaben im Rahmen des Gründungsvorgangs gehört zunächst die Einrichtung des Geschäftskontos für die GmbH und anschließend die Einforderung der Stammeinlagen von den Gesellschaftern, so wie sie im Gesellschaftsvertrag definiert sind (§ 7 Abs. 2 und 3 GmbHG).

Haben die Gesellschafter die erforderlichen Mindestleistungen auf die Geschäftsanteile erbracht, sind die Geschäftsführer dafür verantwortlich, die Gesellschaft unter Einschaltung des Notars zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden (§§ 7, 8 GmbHG). Der Inhalt der Anmeldung ergibt sich aus § 8 Abs. 1 GmbHG.

Folgende Unterlagen sind der Anmeldung beizufügen:

• Original oder beglaubigte Abschrift des Gesellschaftsvertrages;
• Beschluss über die Bestellung der anmeldenden Geschäftsführer, sofern diese nicht bereits im Gesellschaftsvertrag bestellt wurden, sowie die Art und der Umfang der Vertretungsbefugnis (abstrakt und konkret);
• Eine von den Geschäftsführern unterschriebene Gesellschafterliste.

Zudem ist eine inländische Geschäftsanschrift anzugeben (§ 8 Abs. 4 GmbHG).

Bei einer Sachgründung der GmbH sind neben dem Sachgründungsbericht die Verträge zur Übertragung der Sacheinlagen und geeignete Unterlagen beizufügen, die dem Registergericht die Überprüfung der Werthaltigkeit der Sacheinlagen ermöglichen.

Versicherungen der Geschäftsführer im Rahmen der Gründung

Besondere Bedeutung haben auch die nach § 8 Abs. 2 und 3 GmbHG erforderlichen Versicherungen der Geschäftsführer. Dazu gehören die Einzahlungsversicherung (§ 8 Abs. 2 S. 1 GmbHG), die Versicherung zur sog. Unversehrheit des Stammkapitals zum Zeitpunkt der Anmeldung sowie die Versicherung, dass keine Bestellungshindernisse gem. § 6 Abs. 2 S. 2 GmbHG bestehen (§ 8 Abs. 3 S. 1 GmbHG). Ferner müssen die Geschäftsführer versichern, dass sie nach § 53 Abs. 2 BZRG über ihre unbeschränkte Auskunftspflicht gegenüber dem Registergericht belehrt worden sind.

Es folgt die registergerichtliche Prüfung der formellen Voraussetzungen der Anmeldung sowie eine Kontrolle der Richtigkeit (§ 9c GmbHG) der Anmeldung, insbesondere im Hinblick auf die Bestellung der Geschäftsführer, die Firmierung und den Unternehmensgegenstand sowie die Aufbringung der Mindesteinlagen durch die Gesellschafter.

Mit der Eintragung der Gesellschaft in die Abteilung B des Handelsregisters und Veröffentlichung der Unternehmensdaten (§ 10 HGB) ist der Gründungsvorgang abgeschlossen.

5. Kernaufgaben der GmbH-Geschäftsführer

Zu den Kernaufgaben des Geschäftsführers einer GmbH gehören unter anderem die gerichtliche und außergerichtliche Vertretung der Gesellschaft sowie die kaufmännische und technische Leitung des Unternehmens.

Als gesetzlich definiertes Organ der GmbH haben die Geschäftsführer gem. § 35 Abs. 1 GmbHG die Aufgabe und das alleinige Recht, die Gesellschaft nach außen zu vertreten. Sie sind befugt, im Namen der GmbH Verträge abzuschließen, Erklärungen abzugeben und rechtliche Verpflichtungen einzugehen. Zudem sind sie dafür verantwortlich, das Stammkapital der GmbH zu schützen und im Interesse der Gesellschafter zu erhalten.

Die kaufmännische und technische Leitung umfasst die strategische Planung, Steuerung und Überwachung der Geschäftsprozesse für einen effizienten und gewinnorientierten Betriebsablauf. Dazu gehört der effektive Einsatz von Kapital, Personal und Ressourcen, um die Unternehmensziele zu erreichen. Budgetplanung, Controlling und Risikomanagement sind hierbei wichtige Themen, mit denen der GmbH-Geschäftsführer vertraut sein muss.

Die technische Leitung bezieht sich insbesondere auf die Verantwortung für die Entwicklung, Einführung und Verbesserung von Produkten, Dienstleistungen und Produktionsprozessen, um Wettbewerbsvorteile zu erzielen und Kundenerwartungen zu erfüllen. Dies umfasst die Koordination von Forschung und Entwicklung, die Einführung neuer Technologien sowie die Sicherstellung von Qualitätsstandards und die Umweltverträglichkeit der Produktionsprozesse und Produkte.

Zu den Aufgaben der Geschäftsführer gehört auch das Personalmanagement, indem sie qualifizierte Mitarbeiter einstellen, fördern und weiterbilden, für produktive Arbeitsbedingungen sorgen und Konflikte im Unternehmen effektiv lösen. Sie sollten für die Mitarbeiter eine positive Arbeitsumgebung und Unternehmenskultur schaffen, die zur Mitarbeitermotivation und Zusammenarbeit beiträgt und Innovationen ermöglicht.

Desweiteren obliegen den Geschäftsführern organisatorische Aufgaben, insbesondere die Planung und Vorbereitung der Gesellschafterversammlung sowie die Erfüllung der Informations- und Auskunftsrechte der Gesellschafter. Die Führung der Gesellschafterliste fällt ebenfalls in ihren Zuständigkeitsbereich.

6. Zentrale Pflichten der GmbH-Geschäftsführer

Die zentralen Pflichten der GmbH-Geschäftsführer ergeben sich zu einem großen Teil aus gesetzlichen Regelungen. Der Katalog der Pflichten wurde allerdings auch durch die Rechtsprechung erheblich ausgeweitet.

Ganz allgemein obliegt dem Geschäftsführer neben der gerichtlichen und außergerichtlichen Vertretung der Gesellschaft die kaufmännische und technische Geschäftsleitung. Dabei sind sie verpflichtet, im besten Interesse der Gesellschaft zu handeln und ihre Aufgaben mit der typischen Sorgfalt eines Kaufmannes auszuführen. Sie sind insgesamt dafür verantwortlich, dass die GmbH nach Recht und Gesetz handelt und dadurch keine fremden Rechtsgüter verletzt werden. Nahezu alle Pflichten der Geschäftsführer werden flankiert durch eine persönliche Haftung, falls sie diese mißachten oder dagegen verstoßen.

6.1. Pflicht zum Handeln nach Recht und Gesetz

Zu den zentralen Pflichten der GmbH-Geschäftsführer gehört insbesondere die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, um eine rechtmäßige und verantwortungsbewusste Führung der Gesellschaft sicherzustellen. Im Folgenden werden die wichtigsten Rechtsbereiche dargestellt, aus denen sich die zentralen Pflichten für die Geschäftsführer der GmbH ergeben:

a) GmbH-Gesetz

Die Geschäftsführer einer GmbH sind verpflichtet, die Vorschriften des GmbH-Gesetzes einzuhalten und sicherzustellen, dass die Gesellschaft ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommt.

b) Handelsrecht

Das Handelsrecht legt die handelsrechtlichen Pflichten des Geschäftsführers fest, insbesondere die Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchführung, die Erstellung des Jahresabschlusses.

c) Steuerrecht

Der Geschäftsführer ist dafür verantwortlich, dass die Gesellschaft ihren steuerrechtlichen Verpflichtungen nachkommt. Dazu gehören insbesondere die Pflichten zur Einreichung richtiger und vollständiger Steuererklärungen beim Finanzamt sowie die fristgerechte Abführung fälliger Steuern.

d) Sozialversicherungsrecht

Im Bereich des Sozialversicherungsrechts trägt der Geschäftsführer die Verantwortung dafür, dass die GmbH ihren Pflichten als Arbeitgeber nachkommt. Dies umfasst insbesondere die Anmeldung der Beschäftigten bei den zuständigen Sozialversicherungsträger sowie die rechtzeitige und korrekte Abführung der Sozialversicherungsbeiträge. Zudem muss der Geschäftsführer sicherstellen, dass alle für die Sozialversicherungsträger relevanten Änderungen gemeldet werden.

e) Insolvenzrecht

In speziellen Situationen obliegen dem Geschäftsführer besondere Pflichten, die darauf abzielen, die Interessen der Gesellschaft und ihrer Gesellschafter zu schützen. Ein vielfältiger Katalog besonderer Pflichten ergibt sich insbesondere im Falle der Krise einer GmbH, um für alle Beteiligten ein effektives Krisenmanagement sicherzustellen. Dazu gehört insbesondere die Einberufung einer außerordentlichen Gesellschafterversammlung, die Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit und Vermeidung einer Überschuldung der Gesellschaft. Gelingt das nicht, sind die Geschäftsführer bei Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung gem. § 15a InsO gesetzlich verpflichtet, unverzüglich einen Insolvenzantrag zu stellen.

6.2. Die Treuepflicht der GmbH-Geschäftsführer

Die Treuepflicht des Geschäftsführers verlangt, dass er stets die Interessen der GmbH wahrt und nicht seine eigenen oder die Interessen Dritter in den Vordergrund stellt.

Ein wesentlicher Bestandteil der Treuepflicht ist das Wettbewerbsverbot, das dem Geschäftsführer untersagt, während seiner Tätigkeit für die GmbH geschäftlichen Aktivitäten zu entfalten, die in direktem Wettbewerb zum Unternehmensgegenstand der GmbH stehen. Das bedeutet konkret, dass er weder ein konkurrierendes Unternehmen gründen noch leiten darf. Zudem ist es ihm untersagt, sich an einem konkurrierenden Unternehmen zu beteiligen. Dieses Verbot dient dazu, potenzielle Interessenkonflikte zu vermeiden und sicherzustellen, dass die geschäftlichen Interessen der Gesellschaft nicht beeinträchtigt werden.

6.3. Weitere typische Pflichten der Geschäftsführer

Darüber hinaus dient folgende Liste exemplarisch zur Veranschaulichung der vielfältigen Pflichten der GmbH-Geschäftsführer:

• Gewerbeanmeldung;
• Beantragung einer Betriebsnummer vor Einstellung von Mitarbeitern;
• Aktualisierung der Gesellschafterliste bei Veränderungen der Gesellschafter (§ 40 Abs. 1 GmbHG);
• Geltendmachung von Ansprüchen der Gesellschaft gegen die Gesellschafter;
• Vorbereitung und Einladung der Gesellschafter zur Gesellschafterversammlung;
• Beschlussvorschlag und Durchführung einer Gewinnausschüttung an die Gesellschafter.

Bei Verletzung gesetzlicher Pflichten ergibt sich für die Geschäftsführer das Risiko der persönlichen Haftung, insbesondere gegenüber dem Finanzamt und den Sozialversicherungsträgern (§ 69 AO).

7. Wesentliche Rechte der GmbH-Geschäftsführer

Die organschaftlichen Aufgaben der Geschäftsführer umfassen nicht nur Pflichten, sondern auch diverse Rechte. An erster Stelle steht die Leitungs- und Vertretungsmacht, die über den Grundsatz der Gesamtvertretung hinaus grundsätzlich unbeschränkt ist und auch nicht beschränkt werden kann. Ein weiteres zentrales Recht der Geschäftsführer ist das Recht auf eine angemessene Vergütung für ihre Tätigkeit, die regelmäßig im Geschäftsführeranstellungsvertrag geregelt wird.

Bei mehreren Geschäftsführern gilt gem. § 35 Abs. 2 S. 1 GmbHG der Grundsatz der Gesamtvertretung; das bedeutet, dass mehrere Geschäftsführer die GmbH nur durch gemeinsames Handeln wirksam vertreten können, es sei denn, im Gesellschaftsvertrag gibt es eine abweichende Regelung hierzu. In solchen Fällen können die Gesellschafter einzelnen Geschäftsführern eine Einzelvertretungsberechtigung erteilen, was auch als Einzelvertretungsbefugnis bezeichnet wird.

Von der Leitungs- und Vertretungsmacht nach außen ist die Geschäftsführungsbefugnis im Innenverhältnis zu unterscheiden. Im Innenverhältnis sind die Geschäftsführer an die vertraglichen Regelungen im Gesellschaftsvertrag, im Geschäftsführeranstellungsvertrag oder in einer Geschäftsordnung gebunden.

7.1. Leitungs- und Vertretungsmacht der Geschäftsführer

Die Leitungs- und Vertretungsmacht gem. § 35 Abs. 1 GmbHG ist das zentrale Recht der Geschäftsführer, das über den Grundsatz der Gesamtvertretung hinaus nach außen grundsätzlich unbeschränkt ist und auch nicht beschränkt werden kann

Die Leitungsmacht verleiht ihnen die Befugnis, Entscheidungen bezüglich der Geschäftsführung und der alltäglichen Abläufe im Unternehmen zu treffen. Dazu zählen insbesondere organisatorische und koordinative Entscheidungen betreffend die Arbeitsabläufe, Personalmanagement- und führung sowie strategische Entscheidungen, etwa über Investitionen oder die Aufnahme von Darlehen. Ganz konkret haben sie das Recht, Mitarbeitern der GmbH Anweisungen zu erteilen und deren Umsetzung zu überwachen.

Die Vertretungsmacht der Geschäftsführer beinhaltet das Recht, die Gesellschaft sowohl gerichtlich als auch außergerichtlich zu vertreten, im Namen der GmbH Verträge abzuschließen, Erklärungen abzugeben und rechtliche Verpflichtungen einzugehen.

7.2. Geschäftsführungsbefugnis

Die Vertretungsmacht gem. § 35 Abs. 1 GmbHG und die Geschäftsführungsbefugnis sind zwei wesentliche Begriffe im GmbH-Recht, die klar voneinander abzugrenzen sind. Beide Begriffe betreffen das Recht der Geschäftsführer, die Gesellschaft nach außen zu vertreten und verpflichtende Erklärungen im Rahmen der Geschäftsführung abzugeben.

Während die Vertretungsmacht gem. § 35 Abs. 1 GmbHG das organschaftliche Recht zur Vertretung der GmbH nach außen gegenüber Dritten beinhaltet, bezieht sich die Geschäftsführungsbefugnis auf die Berechtigung der Geschäftsführer im Innenverhältnis zur GmbH. Einschränkungen der Geschäftsführungsbefugnis wirken sich nicht automatisch auf die Vertretungsmacht aus. Daher kann ein Geschäftsführer die GmbH nach außen unbeschränkt vertreten, obwohl die Geschäftsordnung für die Geschäftsführung einen umfangreichen Katalog von Rechtsgeschäften definiert, für die einzelne Geschäftsführer ohne Zustimmung eines weiteren Geschäftsführers oder der Gesellschafter nicht berechtigt sind.

Die Geschäftsführungsbefugnis beschreibt also im Einzelnen die internen Rechte und Kompetenzen der Geschäftsführer im Rahmen der Unternehmensleitung. Dabei geht es konkret darum, bei welchen Geschäften und Geschäftsführungsmaßnahmen ein Zusammenwirken mit anderen Geschäftsführern, Prokuristen oder Gesellschaftern erforderlich ist. Die inhaltliche Gestaltung der Geschäftsführungsbefugnis betrifft hauptsächlich die Festlegung spezifischer Aufgabenbereiche (Ressorts) und einen Katalog zustimmungspflichtiger Rechtsgeschäfte.

Beschränkungen der Geschäftsführungsbefugnis

In persönlicher Hinsicht ist die Geschäftsführungsbefugnis der Geschäftsführer durch den Grundsatz der Gesamtvertretung dahingehend beschränkt, dass mehrere Geschäftsführer der GmbH stets gemeinsam entscheiden und handeln, wobei abweichende Regelungen im Gesellschaftsvertrag möglich sind. Als abweichende Regelung kommt insbesondere die Erteilung einer Einzelvertretungsbefugnis in Betracht.

In sachlicher Hinsicht ist die Geschäftsführungsbefugnis der Geschäftsführer im Rahmen des Unternehmensgegenstands der Gesellschaft grundsätzlich umfassend und beinhaltet in jedem Fall die gewöhnlichen Rechtsgeschäfte im Rahmen der kaufmännischen und technischen Leitung des Betriebs. Insoweit ist jeder Geschäftsführer grundsätzlich für alle Angelegenheiten der Gesellschaft zuständig und berechtigt, ungeachtet dessen, ob die Gesellschaft einen oder mehrere Geschäftsführer hat.

Eine Erweiterung oder Beschränkung der Geschäftsführungsbefugnis ist in mehrere Richtungen möglich: 

• Erteilung einer Einzelvertretungsbefugnis;
• Beschränkung der Geschäftsführungsbefugnis auf spezifische Aufgaben (Ressort);
• Katalog mit genehmigungspflichtigen Geschäften.

Einschränkungen der Geschäftsführungsbefugnis können die Gesellschafter in der Satzung, im Geschäftsführervertrag oder im Rahmen einer Geschäftsordnung für die Geschäftsführer festlegen. Insbesondere können sie einzelne Geschäfte bestimmen, für die Geschäftsführer eine Zustimmung der Gesellschafter benötigen (Katalog zustimmungspflichtiger Geschäfte).

In der Praxis ist die Regelung der Geschäftsführungsbefugnis aller Geschäftsführer am einfachsten im Rahmen einer Geschäftsordnung zu regeln, in der auch einzelne Aufgabenbereiche (sog. Ressorts) begründet werden können. In diesem Fall genügt ein Verweis im Geschäftsführervertrag auf die Geschäftsordnung der GmbH.

7.3. Recht auf angemessene Vergütung

Die Geschäftsführer der GmbH haben ein Recht auf angemessene Vergütung, die üblicherweise in einem Anstellungsvertrag geregelt wird. Die Gesamtvergütung besteht aus mehreren Gehaltsbestandteilen und hängt in der Höhe von verschiedenen Faktoren ab, wie etwa der Größe und wirtschaftlichen Situation der GmbH, der Verantwortung und Aufgaben des Geschäftsführers sowie branchenüblichen Standards.

Das Grundgehalt bildet in der Regel die Basis für das Geschäftsführergehalt. Zusätzlich erhalten die Geschäftsführer häufig eine gewinnabhängige Tantieme. Ein Dienstwagen mit der Erlaubnis zur privaten Nutzung ist ein weiterer Gehaltsbestandteil, der in der Praxis zur Gesamtvergütung der Geschäftsführer dazu gehört. Weitere Sonderzuwendungen und eine betriebliche Altersvorsorge können dazu beitragen, dass die Bindung zwischen GmbH und Geschäftsführer gestärkt wird.

Die Tantieme der Geschäftsführer ist ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftsführergehalts. Es handelt sich um eine gewinnabhängige Vergütung mit dem Ziel, den Geschäftsführer angemessen am wirtschaftlichen Erfolg der GmbH zu beteiligen. Die Berechnung der Tantieme wird in einer Tantiemevereinbarung festgelegt, die in der Regel Bestandteil des Geschäftsführervertrages ist. Beim geschäftsführenden Gesellschafter der GmbH ist besondere Vorsicht geboten, um keine verdeckte Gewinnausschüttung durch Lücken oder Fehler in der Tantiemevereinbarung zu riskieren. Dies gilt insbesondere, wenn der Geschäftsführer zugleich beherrschender Gesellschafter ist, da in solchen Fällen das Risiko einer verdeckten Gewinnausschüttung besonders hoch ist.

7.4. Recht auf externe Beratung und Zugang zu Informationen

Geschäftsführer haben das Recht auf externe Beratung und Zugang zu sämtlichen Informationen, die für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind. Dazu gehört auch das Recht, Einsicht in die Geschäftsbücher und -unterlagen der GmbH zu nehmen.

7.5. Weitere besondere Rechte der Geschäftsführer

Weitere besondere Rechte Geschäftsführer können sich aus gesetzlichen Regelungen ergeben, aber auch aus dem Gesellschaftsvertrag oder dem Anstellungsvertrag resultieren. Dazu gehören z.B. das Recht auf Urlaub, das Recht auf Fortbildung und das Recht auf angemessene Arbeitsbedingungen.

8. Form und Inhalt des Geschäftsführervertrages

Die amtliche Bestellung zum Geschäftsführer und das schuldrechtliche Anstellungsverhältnis zwischen GmbH und Geschäftsführer sind strikt voneinander zu trennen. Während der Geschäftsführer durch die Bestellung zum Organ der GmbH eingesetzt wird, betrifft der Geschäftsführeranstellungsvertrag (verkürzt: Geschäftsführervertrag) das schuldrechtliche Anstellungsverhältnis zwischen GmbH und Geschäftsführer (Muster Geschäftsführervertrag).

8.1. Zuständigkeit zum Abschluss des Geschäftsführervertrages

Mangels anderweitiger Regelungen im Gesellschaftsvertrag ist auf Seiten der GmbH die Gesellschafterversammlung für den Abschluß und etwaige Änderungen des Geschäftsführervertrages zuständig, wobei der betroffene Gesellschafter-Geschäftsführer bei der Abstimmung nicht ausgeschlossen ist.

Wie bei der Bestellung zum Geschäftsführer kann auch die Zuständigkeit für den Abschluß und etwaige Änderungen des Geschäftsführervertrages auf einzelne Gesellschafter oder andere Organe übertragen werden.

8.2. Rechtsnatur und Form des Geschäftsführervertrages

Der Geschäftsführervertrag ist regelmäßig ein Dienstvertrag, der sich auf die Erbringung der Geschäftsführung in der GmbH als Geschäftsbesorgung i.S.d. §§ 675, 611 BGB richtet. Auf diesen finden die Regeln des Dienstvertrages Anwendung.

Arbeitsrechtliche Schutzvorschriften finden nur ausnahmsweise und grundsätzlich nur beim Fremdgeschäftsführer und Gesellschafter-Geschäftsführer ohne beherrschenden Einfluss Anwendung.

Die Schriftform ist in jedem Fall dringend zu empfehlen, obwohl für den Geschäftsführervertrag keine bestimmte Form vorgeschrieben ist. Für den Fremdgeschäftsführer ergibt sich dies aus Gründen der Transparenz hinsichtlich der Rechte und Pflichten und zu Beweiszwecken. Für den beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer ist die Schriftform aus steuerrechtlichen Gründen unvermeidbar. Anderenfalls besteht die Gefahr, dass die Vergütung des Geschäftsführers insgesamt als verdeckte Gewinnausschüttung behandelt wird.

8.3. Inhalt des Geschäftsführervertrages

Inhaltlich besteht beim Geschäftsführervertrag weitgehend Vertragsfreiheit, wobei im wesentlichen die Aufgaben und Pflichten, Vertragsdauer, Geschäftsführergehalt, Kündigung, Urlaub, Geheimhaltung und ggf. Elemente der betrieblichen Altersversorgung zu regeln sind.

Um Differenzen zwischen GmbH und Geschäftsführer über deren Rechte, Aufgaben und Pflichten zu vermeiden, sollten sich Gesellschaftsvertrag und Geschäftsführervertrag nicht gegenseitig widersprechen. Im Zweifel gehen die Bestimmungen im Gesellschaftsvertrag vor.

Aufgaben und Pflichten

Der Geschäftsführer vertritt die Gesellschaft gerichtlich und außergerichtlich. Er führt die Geschäfte der Gesellschaft mit der Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Kaufmanns nach Maßgabe der Gesetze, der Satzung, der Bestimmungen dieses Vertrages sowie nach den Weisungen der Gesellschafterversammlung und einer etwaigen Geschäftsordnung.

Hat die Gesellschaft mehrere Geschäftsführer mit einzelnen Ressorts, macht es Sinn, die Geschäftsführungsbefugnis durch Verweis auf eine Geschäftsordnung oder einen Geschäftsverteilungsplan zu begrenzen. In diesen Fällen ist es sinnvoll, die Aufgaben der Geschäftsführer in ihrem jeweiligen Ressort  zu konkretisieren, was auch hinsichtlich der Haftung der Geschäftsführer bedeutend ist.

Hier wäre der Geschäftsführervertrag wie folgt zu ergänzen:

Der Geschäftsführer wird von der Gesellschaft in der Position des …. eingesetzt. Er ist zuständig für das Ressort ….., wobei sich die wesentlichen Aufgaben in diesem Resort aus einem gesonderten Geschäftsverteilungsplan ergeben. Der Geschäftsverteilungsplan kann durch die Gesellschafterversammlung jederzeit geändert werden, wobei eine wesentliche Änderung der Aufgaben des Geschäftsführer dessen Zustimmung bedarf.

9. Sozialversicherungspflicht der Geschäftsführer

Eine der zentalen Fragen betrifft die Sozialversicherungspflicht der Geschäftsführer, die insbesondere im Falle der geschäftsführenden Gesellschafter von hoher praktischer Relevanz ist. 

10. Persönliche Haftung der GmbH-Geschäftsführer

Geschäftsführer einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) sind vielfältigen Haftungsrisiken ausgesetzt, wobei wie folgt zu unterscheiden ist:

• Haftung der Geschäftsführer gegenüber der Gesellschaft, Gesellschaftern und Dritten;
• Persönliche Haftung der Geschäftsführer für Steuern gegenüber dem Finanzamt oder der Stadt bzw. Gemeinde;
• Haftung der Geschäftsführer gegenüber einem Träger der Sozialversicherung für Sozialversicherungsbeiträge.

Geschäftsführer haften mit ihrem gesamten Privatvermögen, wenn sie ihre Pflichten gegenüber der GmbH, den Gesellschaftern, Gläubigern oder Dritten verletzen. Das Gleiche gilt, wenn die Geschäftsführer besondere gesetzliche Pflichten aus dem Steuer- oder Sozialversicherungsrecht verletzen.

Gesetzgeber und Rechtsprechung haben den Pflichtenkatalog der Geschäftsführer ständig erweitert, so dass die daraus resultierenden Haftungsrisiken der Geschäftsführer immens gestiegen sind.

11. Muster und Vorlagen für Geschäftsführer

Im Internet findet man inzwischen zahlreiche Muster und Vorlagen für Geschäftsführerverträge, wobei man streng genommen zwischen folgenden Varianten unterscheiden sollte:

• Vertrag für einen Gesellschafter-Geschäftsführer einer Einmann-GmbH;
• Anstellungsvertrag für einen Gesellschafter-Geschäftsführer einer Mehrpersonen-GmbH;
• Vertrag für einen Fremdgeschäftsführer ohne Beteiligung am Stammkapital der GmbH;
• Anstellungsvertrag für einen Geschäftsführer einer Familien-GmbH.

Bei Formblitz finden Sie auch ein umfangreiches Vorlagenpaket für die erfolgreiche Geschäftsführung, in dem auch Muster und Vorlagen für einen Geschäftsführervertrag enthalten sind.

Die Regelungen im Geschäftsführervertrag haben neben den Bestimmungen im Gesellschaftsvertrag nur noch eine sehr untergeordnete Bedeutung für das Ergebnis eines Statusfeststellungsverfahrens. Nichtsdestotrotz sollte man sich bei Nutzung von Vorlagen aus dem Internet stets bewusst sein, für welche Art von Geschäftsführer diese gemacht sind.

12. Anwaltliche Beratung zum Geschäftsführervertrag

Für Geschäftsführer einer GmbH ist die Verwendung von rechtssicheren Mustern und Vorlagen für Geschäftsbriefe, Verträge und sonstige wichtige Dokumente essenziell, um rechtliche Risiken zu minimieren und teure Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden. Solche Muster und Vorlagen sparen Zeit und Kosten, da sie das Erstellen von Dokumenten beschleunigen und den Bedarf an juristischer Beratung reduzieren. Zudem gewährleisten sie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Branchenstandards, fördern ein professionelles Auftreten und erleichtern die Kommunikation mit Geschäftspartnern, Mitarbeitern und Kunden.

In vielen Fällen ist eine individuelle Gestaltung des Geschäftsführervertrages je nach Interesse und Ziel der Parteien sehr zu empfehlen.

Bei Interesse an einem individuell ausgestalteten Geschäftsführervertrag können Sie mir hier gerne Ihren Fall und Ihre Vorstellungen mitteilen und ein unverbindliches Beratungsangebot einholen.

Bild von Gerd Altmann auf Pixabay

Umfassend überarbeitet am 04.05.2023