Mit der nachfolgenden Checkliste zur Einstellung eines Mitarbeiters erhalten Sie eine Anleitung, wie der Einstellungsprozess von der Stellenbeschreibung bis zur Unterzeichnung des Vertrages und Einarbeitung im Unternehmen aussieht. Der Einstellungsprozeß enthält viele Schritte, die allesamt das Ergebnis der Personalsuche und die Auswahl des richtigen Bewerbers maßgebend beeinflussen können. Wer hier professionell arbeitet, kann sich unter Umständen eine Menge Ärger ersparen, indem von Anfang an der perfekte Mitarbeiter auf die freie Stelle gesetzt wird. Zur Anleitung dient die nachfolgende Checkliste zur Einstellung eines Mitarbeiters, die allerdings keinesfalls den Anspruch auf Vollständigkeit erhebt.

Inhalt:

  1. Stellungbeschreibung erstellen
  2. Stellenanzeige veröffentlichen
  3. Sichtung der Bewerbungen der Kandidaten
  4. Eignungstest oder Assessment-Center
  5. Vorstellungsgespräche durchführen
  6. Referenzen überprüfen
  7. Hintergrundprüfung durchführen
  8. Vertragsangebot erstellen und unterbreiten
  9. Vertrag rechtswirksam unterzeichnen
  10. Einarbeitung im Unternehmen planen

Die Fragen und Probleme im Zusammenhang mit der Einstellung neuer Mitarbeiter sind vielseitig und betreffen viele Bereiche im Unternehmen, wobei sich nahezu jeder Unternehmer oder Geschäftsführer eines Unternehmens früher oder später mit dem Thema Einstellung eines Mitarbeiters befassen muß.

Zunächst geht es darum, den Aufgabenbereich der freien Stelle zu definieren. Aufgrund einer solchen Stellenbeschreibung wird die Erstellung einer Stellenanzeige mit der korrekten Formulierung deutlich vereinfacht. Danach müssen die eingegangenen Bewerbungsunterlagen effektiv gesichtet und potentiell geeignete Bewerber ausgewählt werden. Es folgen Gespräche mit verschiedenen Bewerbern und die abschließende Entscheidung, verbunden mit der Vereinbarung eines schriftlichen Arbeitsvertrages. Mit der nachfolgenden Checkliste zur Einstellung eines Mitarbeiters haben Sie ein Werkzeug, das dem Einstellungsprozeß eine Struktur verleiht, so dass wichtige Ressourcen im Unternehmen effektiv eingesetzt werden.

1. Was bei der Stellenbeschreibung zu beachten ist?

Bei der Erstellung einer Stellenbeschreibung sollten folgende Aspekte beachtet werden:

  1. Klare und präzise Beschreibung der Position und des Aufgabenbereichs: Welche Position ist zu besetzen ist und welche Aufgaben sind damit verbunden.
  2. Anforderungen definieren: Angabe der erforderlichen Qualifikationen, Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen, die der Kandidat mitbringen sollte.
  3. Verantwortungsbereiche: Beschreibung der wichtigsten Verantwortungen und Ziele, die mit der Position verbunden sind.
  4. Fähigkeiten und Kenntnisse definieren, die für die erfolgreiche Ausführung der Aufgaben erforderlich sind.
  5. Arbeitsbedingungen: Angaben zu Arbeitszeiten, Arbeitsort, Anstellungsverhältnis und andere Arbeitsbedingungen.
  6. Anforderungen an die Bewerber: Angabe der Anforderungen an die Bewerber, z.B. Zeugnisse, Zertifizierungen, Akadamische Titel etc.
  7. Unternehmenskultur und -werte: Erwähnung der Unternehmenskultur und -werte, um dem Kandidaten einen Eindruck davon zu vermitteln, wie es im Unternehmen zugeht.
  8. Ansprechpartner und Bewerbungsverfahren: Angabe des Ansprechpartners und des Bewerbungsverfahrens, inklusive der erforderlichen Unterlagen und Fristen.

Richtig gesucht, schnell gefunden! Eine klare und präzise Stellenbeschreibung ist der erste Schritt, den passenden Mitarbeiter zu finden. Je detaillierter die Stellenausschreibung, desto höher die Erfolgschance einen geeigneten Mitarbeiter zu finden. Damit Sie keinen wichtigen Punkt vergessen, finden Sie hier eine professionelle Vorlage für eine Stellenbeschreibung mit den relevanten Details.

2. Wie eine Stellenanzeige aussehen sollte

Bei der Erstellung und Veröffentlichung einer Stellenanzeige sollten Sie folgende Dinge berücksichtigten:

  1. Zielgruppe: Überlegen Sie sich, welche Zielgruppe Sie mit der Stellenanzeige erreichen wollen und wählen Sie die passenden Medien für die Veröffentlichung der Stellenanzeige aus.
  2. Inhalt: Stellen Sie sicher, dass die Stellenanzeige alle wichtigen Informationen der Stellenbeschreibung enthält, wie z.B. Position, Aufgabenbereich, Anforderungen und Kontaktdaten.
  3. Sprache und Ton: Verwenden Sie eine klare und präzise Sprache und achten Sie darauf, dass die Anzeige positiv und ansprechend formuliert ist.
  4. Format und Design: Das Format und Design der Anzeige sollte ansprechend und leicht zu lesen sein. Verwenden Sie ggf. Bilder oder Grafiken, um die Anzeige attraktiver zu gestalten.
  5. Schlagworte: Verwenden Sie relevante Schlagworte, um die Anzeige leichter durchsuchbar zu machen.
  6. Kontaktdaten: Stellen Sie sicher, dass die Kontaktdaten korrekt und leicht zugänglich sind.
  7. Rechtskonformität: Vergewissern Sie sich, dass die Stellenanzeige den geltenden gesetzlichen Bestimmungen entspricht und keine diskriminierenden Aussagen enthält.
  8. Verfolgung: Überwachen und verfolgen Sie die Performance der Stellenanzeige und passen Sie sie gegebenenfalls an.

3. Sichtung der Bewerbungsunterlagen der Kandidaten

Bei der Sichtung der Bewerbungsunterlagen geht es darum, die Zahl der Kandidaten auf eine überschaubare Anzahl zu reduzieren, bevor weitere Schritte wie Eignungstests oder Vorstellungsgespräche durchgeführt werden.

Schauen Sie sich an, wie sich die Kandidaten präsentieren und ob sie zu der Stelle passen. Durch die Überprüfung der Lebensläufe und Anschreiben kann man erkennen, ob der Kandidat die erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen besitzt, sowie ob er gut strukturiert und präzise schreiben kann. Arbeitsproben können auch ein wichtiger Indikator für die Fähigkeiten des Kandidaten sein, insbesondere wenn es sich um eine Stelle handelt, bei der konkrete Fähigkeiten wie z.B. Schreiben, Programmierung oder künstlerische Fähigkeiten gefragt sind.

  1. Anforderungen: Vergleichen Sie die Bewerbungsunterlagen mit den Anforderungen, die in der Stellenbeschreibung aufgeführt sind. Schauen Sie sich die Qualifikationen, Kenntnisse und Erfahrungen des Kandidaten an und überprüfen Sie, ob sie den Anforderungen entsprechen.
  2. Lebenslauf: Schauen Sie sich den Lebenslauf des Kandidaten genau an und achten Sie darauf, dass er vollständig und gut strukturiert ist. Schauen Sie sich die beruflichen Erfahrungen, die Ausbildung und die Kenntnisse des Kandidaten an.
  3. Anschreiben: Lesen Sie das Anschreiben des Kandidaten sorgfältig durch. Es gibt Ihnen einen Eindruck davon, wie der Kandidat sich selbst präsentiert und wie gut er sich auf die Stelle beworben hat.
  4. Arbeitsproben: Wenn der Kandidat Arbeitsproben eingereicht hat, sollten diese sorgfältig überprüft werden, um einen Eindruck von den Fähigkeiten des Kandidaten zu bekommen.
  5. Rechtskonformität: Vergewissern Sie sich, dass die Bewerbungsunterlagen keine diskriminierenden Aussagen enthalten und den geltenden gesetzlichen Bestimmungen entsprechen.
  6. Auswahl: Wählen Sie die Kandidaten aus, die am besten zu den Anforderungen der Stelle passen und zur weiteren Prüfung (z.B. Vorstellungsgespräch) einladen.
  7. Aufbewahrung: Stellen Sie sicher, dass die Bewerbungsunterlagen sicher aufbewahrt werden und dass die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.

Achten Sie auch darauf, dass Sie den nicht geeigneten Bewerbern eine möglichst neutrale und wohlwollende Absage übersenden. Verwenden Sie hierzu ein erprobtes und professionelles Muster, in das Sie Ihre jeweiligen Angaben ergänzen.

4. Eignungstest oder Assessment-Center

In den meisten Fällen wird ein Eignungstest bereits vor dem Vorstellungsgespräch durchgeführt, um so die Anzahl der Kandidaten auf eine überschaubare Anzahl zu reduzieren, bevor diese zum Vorstellungsgespräch eingeladen werden. Dies kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn die für die Stelle erforderlichen Fähigkeiten durch einen Test gut gemessen werden können, z.B. in Bereichen wie BWL, Mathematik, Sprachkenntnisse oder Programmierung.

Das Assessment-Center ist immer die richtige Wahl, um aus einer größeren Zahl von Bewerbern eine Vorauswahl zu treffen. Mit einer besonderen Checkliste zur Vorbereitung des Assessment-Centers lässt sich ein Assessment-Center auch bei kleineren Unternehmen optimal vorbereiten.

5. Vorstellungsgespräche durchführen

Das Vorstellungsgespräch ist ein wichtiger Bestandteil im Einstellungsprozess, da es sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Kandidaten die Möglichkeit gibt, sich besser kennenzulernen. Aus Sicht des Unternehmens bietet das Vorstellungsgespräch nicht nur die Gelegeheit, den Kandidaten besser kennenzulernen, sondern auch die Fähigkeiten und Erfahrungen im Vergleich zu den Anforderungen an die Stelle zu evaluieren. Während des Vorstellungsgesprächs kann man einen Eindruck von der Persönlichkeit des Kandidaten gewinnen und sehen, wie er sich in einem professionellen Umfeld verhält. So lassen sich diverse Fähigkeiten beurteilen, insbesondere die Fähigkeit zur Kommunikation und Problemlösung.

  1. Vorbereitung: Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Vorfeld gründlich auf das Gespräch vorbereiten, indem Sie sich über den Kandidaten und dessen Qualifikationen informieren.
  2. Struktur: Legen Sie eine Struktur für das Gespräch fest, indem Sie eine Liste von Fragen vorbereiten, die Sie stellen möchten.
  3. Atmosphäre: Schaffen Sie eine angenehme und entspannte Atmosphäre, damit sich der Kandidat wohl fühlt und offen über sich und seine Erfahrungen sprechen kann.
  4. Zuhören: Geben Sie dem Kandidaten genug Zeit, um seine Antworten zu geben und hören Sie aktiv zu. Vermeiden Sie Unterbrechungen und lassen Sie den Kandidaten ausreden.
  5. Beurteilung: Beurteilen Sie die Antworten des Kandidaten objektiv und basierend auf den Anforderungen, die in der Stellenbeschreibung genannt wurden.
  6. Feedback: Geben Sie dem Kandidaten Feedback zu seinen Antworten und erklären Sie, warum bestimmte Aspekte für Sie wichtig sind.
  7. Nachfragen: Stellen Sie gezielte Nachfragen, um tiefer in bestimmte Themen einzusteigen.
  8. Rechtskonformität: Vermeiden Sie Fragen, die gegen geltende Gesetze zur Diskriminierung verstoßen könnten.

Mit einer weiteren Checkliste für das Vorstellungsgespräch können Sie diesen Schritt bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters zielgerichtet und souverän strukturieren. Dort finden Sie die richtigen Fragen zur Person, zur Ausbildung, zur Motivation, zum Unternehmen und zu vorherigen Arbeitsverhältnissen des Bewerbers.

6. Referenzen überprüfen

Bei der Überprüfung der Referenzen sollten Sie zurückhaltend und vorsichtig agieren und insbesondere darauf achten, dass Sie nicht ohne ausdrückliche Zustimmung des Kandidaten vorgehen und in jeder Hinsicht keine Datenschutzbestimmungen verletzen.

  1. Anfrage: Stellen Sie sicher, dass Sie die Erlaubnis des Kandidaten einholen, bevor Sie die Referenzen überprüfen. Geben Sie den Referenzenpersonen genug Zeit, um Ihre Anfrage zu beantworten.
  2. Kontaktdaten: Überprüfen Sie die Kontaktdaten der Referenzen, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind und dass Sie tatsächlich mit den Referenzen sprechen können.
  3. Fragen: Bereiten Sie eine Liste von Fragen vor, die Sie den Referenzen stellen möchten. Dies sollte Informationen über die Arbeitsleistung, die Fähigkeiten und die Persönlichkeit des Kandidaten enthalten.
  4. Zuhören: Hören Sie aktiv zu, wenn Sie mit den Referenzen sprechen und notieren Sie sich wichtige Informationen.
  5. Beurteilung: Beurteilen Sie die Antworten der Referenzen objektiv und im Vergleich zu den Anforderungen, die in der Stellenbeschreibung genannt wurden.
  6. Datenschutz: Stellen Sie sicher, dass Sie die Datenschutzbestimmungen einhalten und die Informationen, die Sie von den Referenzen erhalten, vertraulich behandeln.

7. Hintergrundprüfung durchführen

In manchen Branchen und für bestimmte Positionen kann eine Hintergrundprüfung (Background Check) erforderlich sein, insbesondere in Bereichen, in denen es um hochsensible oder vertrauliche Daten geht (Forschung und Entwicklung) oder wo die Sicherheit bzw. der Schutz des Unternehmens und seiner Mitarbeiter betroffen sind.

Achten Sie darauf, dass eine Hintergrundprüfung unter datenschutzrechtlichen Bestimmungen ordnungsgemäß abläuft und einschlägige Bestimmungen und Vorschriften beachtet werden. Die Hintergrundprüfung sollte im Hinblick auf die Stelle relevant und angemessen sein.

Diesbezüglich ist es erwähnenswert, dass es besondere Dienstleister gibt, die sich auf die Durchführung von Hintergrundprüfungen spezialisiert haben und in der Regel Zugang zu verschiedenen Datenbanken haben.

8. Vertragsangebot erstellen und unterbreiten

Wenn Sie einen geeigneten Bewerber für die Stelle gefunden haben, geht es nun um das Vertragsangebot, bei dem Sie auf folgende Aspekte achten sollten:

  1. Klarheit: Stellen Sie sicher, dass das Angebot klar und verständlich formuliert ist und alle wichtigen Details enthält, wie z.B. die Position, die Vergütung, die Arbeitszeiten und die Anforderungen an die Stelle.
  2. Rechtskonformität: Überprüfen Sie, ob das Angebot den geltenden Gesetzen und Vorschriften entspricht und keine diskriminierenden Bedingungen enthält.
  3. Vergütung: Vergewissern Sie sich, dass die Vergütung angemessen und im Einklang mit Branchenstandards und dem Marktgefüge steht.
  4. Arbeitszeiten und Urlaub: Achten Sie darauf, dass die Arbeitszeiten und der Urlaub klar und verständlich beschrieben sind und den geltenden Gesetzen entsprechen.
  5. Kündigungsfristen: Stellen Sie sicher, dass die Kündigungsfristen klar und verständlich beschrieben sind und den geltenden Gesetzen entsprechen.
  6. Vertragsdauer: Vergewissern Sie sich, dass die Vertragsdauer klar und verständlich beschrieben ist und den geltenden Gesetzen entspricht.

Es gibt viele unterschiedliche Möglichkeiten, ein Arbeitsverhältnis zu gestalten.

Sie sollten einen Arbeitsvertrag jedoch immer schriftlich abschließen. Entsprechende professionelle Muster für Arbeitsverträge gem. Nachweisgesetz sind daher gerade für kleine Unternehmen ohne eigene Personalabteilung hilfreich und empfehlenswert.

9. Vertrag rechtswirksam unterzeichnen

Die Unterzeichnung des Vertrages schließt den Prozess der Einstellung eines neuen Mitarbeiters im Unternehmen ab. Umso wichtiger ist es, dass Ihnen auf dem Weg zum Ziel keine Fehler unterlaufen.

  1. Inhalt: Lesen Sie den Vertrag vor der Unterzeichnung nochmals sorgfältig durch: Stellen Sie sicher, dass alle Bestimmungen des Vertrages präzise und klar formuliert sind.
  2. Vollständigkeit: Vergewissern Sie sich, dass der Vertrag alle wichtigen Details enthält und dass keine wichtigen Informationen fehlen.
  3. Originaldokumente: Stellen Sie sicher, dass beide Parteien eine Originalversion des Vertrages unterzeichnen und dass beide Parteien eine Kopie des Vertrages erhalten.
  4. Datum: Stellen Sie sicher, dass das Datum des Vertrags korrekt angegeben ist.
  5. Unterschriften: Achten Sie darauf, dass alle erforderlichen Unterschriften vorhanden sind.

Konsultieren Sie ggf. einen Rechtsanwalt, um einen Arbeitsvertrag gem. Nachweisgesetz anfertigen zu lassen.

10. Einarbeitung im Unternehmen planen

Bei der Planung der Einarbeitung des neuen Mitarbeiters im Unternehmen sollten Sie vor allem den Zeitrahmen, die zuständigen Mitarbeiter und Ansprechpersonen festlegen. Überlegen Sie sich, ob ggf. ein Mentoring für den neuen Mitarbeiter sinnvoll sein kann, um ihn schnell und effektiv in das Unternehmen einzuführen.

Checkliste zur Einstellung eines Mitarbeiters
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