Nachfolgende präsentiere ich Vorlagen für die letzte Mahnung, die klassische Vorstufe für das gerichtliche Mahnverfahren zur Erlangung eines Vollstreckungstitels gegen den Schuldner. Rein rechtlich ist die erste Mahnung zur Begründung des Schuldnerverzugs ausreichend.

Inhalt:

1. Inhalt, Aufbau und Form der letzten Mahnung
2. Notwendige Angaben in der letzten Mahnung
3. Auch in der letzten Mahnung immer sachlich bleiben
4. Weitere Vorlagen für letzte Mahnung

1. Inhalt, Aufbau und Form der letzten Mahnung

Weder für den Aufbau, noch für den Inhalt oder die Form einer Mahnung gibt es verbindliche Regeln. In jeder Zahlungserinnerung und Mahnung (Vorlagen für erste und zweite Mahnung) sollte jedoch die eindeutige Aufforderung zur Bezahlung der offenen Rechnung zum Ausdruck kommen. Irgendwann macht es allerdings keinen Sinn mehr, einen säumigen Kunden außergerichtlich zur Zahlung einer offenen Rechnung anzumahnen.

Dann wird es Zeit für die letzte Mahnung als letzte Warnung, bevor die Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens durch ein Inkassobüro oder einen Rechtsanwalt folgt. Diese Schritte sollte man in der letzten Mahnung deutlich ankündigen. In der Praxis zeigt sich, dass „professionelle Schuldner“ die Angelegenheit erst dann ernst nehmen, wenn die letzte Mahnung eingeht und ernsthaft gerichtliche Schritte angekündigt werden.

2. Notwendige Angaben in der letzten Mahnung

Eine professionelle letzte Mahnung sollte daher folgende Angaben enthalten:

• Betreff: Bezeichnung als „Letzte Mahnung“ und Angaben zur Rechnung;
• Datum der letzten Mahnung oder Daten aller Mahnungen, Datum der Rechnung und Fälligkeitstermin;
• Bestimmte und sachliche Aufforderung zur Bezahlung der offenen Rechnung;
• Angabe der letzten Zahlungsfrist bzw. des letzten Zahlungstermins, bis zu dem der Rechnungsbetrag eingegangen sein muss;
• Hinweis auf Konsequenzen, falls Zahlung innerhalb der genannten Frist nicht erfolgt (Mahnbescheid, Rechtsanwalt, Inkassobüro).

3. Letzte Mahnung: immer sachlich bleiben

Wichtig: Bleiben Sie in jedem Fall auch in der letzten Mahnung sachlich und bestimmend. Erklären Sie kurz und prägnant, welche Schritte Sie einschlagen werden, wenn die Zahlung innerhalb der gesetzten Frist nicht erfolgt. Keine Ausschweifungen, keine Beschuldigungen, keine Hasstiraden. Das bringt alles nichts.

Auch solche Formulierungen können Sie sich in der letzten Mahnung sparen:

• „Wir sehen uns gezwungen, ….“
• „… zwingen Sie uns, gerichtliche Schritte einzuleiten.“

Niemand zwingt Sie zur letzten Mahnung oder zu ähnlichen Schritten, aber sie sind irgendwann erforderlich, wenn Sie Ihre Forderung nicht abschreiben wollen.

4. Weitere Vorlagen für letzte Mahnung

• Zahlungserinnerung (freundlich);
• Erste Mahnung (neutral);
• Zweite Mahnung mit Berechnung von Verzugszinsen;
• Mahnung mit Angebot von Ratenzahlungen;
• Mahnung mit Androhung weiterer rechtlicher Schritte;
• Dritte bzw. letzte Mahnung.