Zu den Aufgaben der Geschäftsführer einer GmbH gehört auch die Vorbereitung und Umsetzung der Gesellschafterbeschlüsse im Rahmen einer Gesellschafterversammlung. Während zahlreiche Angelegenheiten per Gesetz zwingend der Zuständigkeit der Gesellschafterversammlung zugewiesen werden, gibt es auch andere Angelegenheiten, deren Entscheidung durch andere Organe erfolgen kann.

Inhalt:

  1. Allzuständigkeit der Gesellschafterversammlung
  2. Wichtige Gesellschafterbeschlüsse mit Muster

1. Allzuständigkeit der Gesellschafterversammlung

Die Gesellschafterversammlung ist das oberste Organ einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung und grundsätzlich für alle Angelegenheiten der Gesellschaft zuständig.

Die Gesellschafterversammlung kann also nicht nur in den wichtigen Angelegenheiten der Gesellschaft Entscheidungen treffen, sondern auch im Einzelfall und diese per Weisung gegenüber der Geschäftsführung notfalls durchsetzen (Weisungsbefugnis der Gesellschafterversammlung).

Die Entscheidungen der Gesellschafterversammlung erfolgen durch Gesellschafterbeschlüsse. Zu unterscheiden sind gem. § 48 GmbHG folgende Varianten:

  • Gesellschafterversammlung in Anwesenheit der Gesellschafter oder ihrer Vertreter (§ 48 Abs. 1 GmbHG);
  • Schriftliches Verfahren unter Verzicht sämtlicher Gesellschafter auf die Einhaltung aller Vorschriften betreffend die Einberufung und Form der Gesellschafterversammlung (§ 48 Abs. 2 GmbHG).

Der Gesellschaftsvertrag kann die Vorschriften zur Form der Gesellschafterversammlung und zur Einberufung der Gesellschafter sowohl erschweren als auch erleichtern. So können Gesellschafterbeschlüsse auch per E-Mail oder Telefonkonferenz ausdrücklich ermöglicht werden.

Einige Zuständigkeiten sind der Gesellschafterversammlung zwingend zugewiesen und können auch nicht auf andere Organe übertragen werden. Von diesen zwingenden Zuständigkeiten abgesehen können die Gesellschafter bestimmte Zuständigkeiten auf andere Organe übertragen, z.B. auf einen Beirat.

Für die Geschäftsführer einer GmbH ist es daher wichtig zu wissen, welche Entscheidungen zwingend von den Gesellschaftern zu treffen sind und welche Angelegenheiten auf andere Organe übertragen wurden. Gleiches gilt für die Geschäftsführer der UG (haftungsbeschränkt)

Darüber hinaus gehört es zu den Aufgaben der Geschäftsführer, die Gesellschafterversammlung einzuberufen, die Gesellschafter ordnungsgemäß einzuladen sowie die Tagesordnungspunkte und idealerweise entsprechende Gesellschafterbeschlüsse vorzubereiten.

Wann Gesellschafterbeschlüsse erforderlich sind

Geschäftsführer müssen eine Gesellschafterversammlung gem. § 49 Abs. 2 GmbHG immer dann einberufen, wenn es im Interesse der Gesellschaft erforderlich erscheint. Dies ist insbesondere dann geboten, wenn die Gesellschafter über eine Angelegenheit entscheiden müssen, die per Gesetz oder aufgrund des Gesellschaftsvertrages zwingend oder typischerweise ein Gesellschafterbeschluss vorgeschrieben ist.

Gleiches gilt, wenn nicht alle Gesellschafter mit einer schriftlichen oder anderen Beschlussfassung einverstanden sind oder Minderheitsgesellschafter einen Gesellschafterbeschluss zu einer Angelegenheit verlangen (§ 50 GmbHG)

Darüber hinaus ist ein Gesellschafterbeschluss erforderlich, wenn die Geschäftsführer einen solchen hinsichtlich einer strategisch oder finanziell wichtigen Angelegenheit für erforderlich halten.

2. Wichtige Gesellschafterbeschlüsse der GmbH mit Muster

Für Gesellschafterbeschlüsse der GmbH gibt es i.d.R. keine zwingenden Formvorschriften (von einigen Ausnahmen abgesehen), es sei denn, der Gesellschaftsvertrag schreibt eine entsprechende Form vor. So können die Gesellschafter im Gesellschaftsvertrag vereinbaren, dass Gesellschafterbeschlüsse immer durch ein Protokoll oder in bestimmten Fällen durch eine notarielle Beurkundung zu dokumentieren sind.

In der Praxis ist es ohnehin üblich und zweckmäßig, den Ablauf der Gesellschafterversammlung und die entsprechenden Gesellschafterbeschlüsse zu protokollieren. Hierfür bestimmen die Gesellschafter in den meisten Fällen einen Versammlungsleiter, der das Protokoll entweder selbst erstellt oder durch einen eigens beauftragten Protokollführer anfertigen lässt.

Gesellschafterbeschlüsse der GmbH zu Satzungsänderungen

Für Änderungen des Gesellschaftsvertrages (Satzungsänderung) ist eine noterialle Beurkundung der entsprechenden Gesellschafterbeschlüsse erforderlich. Dies betrifft insbesondere die nachfolgenden Fälle:

Abschluß und Änderung eines Geschäftsführeranstellungsvertrages

Während der Geschäftsführer einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) sein Amt kraft Bestellung ausübt, wird das schuldrechtliche Anstellungsverhältnis zur Gesellschaft im Rahmen eines Geschäftsführervertrages bestimmt. Neben den Aufgaben und Pflichten ist insbesondere die Vergütung des Geschäftsführers genau zu regeln.

Für den Abschluss und eine Änderung des Geschäftsführeranstellungsvertrages ist die Gesellschafterversammlung zuständig. Ein betroffener Gesellschafter-Geschäftsführer ist bei der Abstimmung nicht ausgeschlossen. Diesbezüglich kann die Gesellschafterversammlung per Gesellschafterbeschluss auch einen einzelnen Gesellschafter, einen Beirat oder einen anderen Geschäftsführer beauftragen. Die Befugnis kann sogar dahingehend begrenzt oder erweitert werden, den Inhalt des Vertrages zu verhandeln.

Bei einem alleinigen oder beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer ist es aus steuerrechtlichen Gründen von enormer Bedeutung, den Gesellschafterbeschluss zum Abschluss und zu Änderungen des Geschäftsführervertrages zu dokumentieren. Anderenfalls besteht die Gefahr, dass die Gehaltszahlungen an den geschäftsführenden Gesellschafter als verdeckte Gewinnausschüttung behandelt werden.

Jahresabschluß und Gewinnverwendung

Nach Ende eines Wirtschaftsjahres muss die Gesellschafterversammlung einen Gesellschafterbeschluss über die Verwendung des Jahresüberschusses fassen. In den meisten Fällen geht es hierbei um die Frage, ob ein Gewinn ganz oder teilweise ausgeschüttet wird bzw. in die Kapitalrücklage der Gesellschaft (= Thesaurierung) eingestellt wird.

Muster:

  1. Der Geschäftsführer hat der Gesellschaft den Jahresabschluss für das Geschäftsjahr vom ….. zum ….. vorgelegt. Dieser ist mit einem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk des Steuerberaters …. versehen. Dieser Jahresabschluss wird hiermit festgestellt.
  2. Der unter Pos. … ausgewiesene Reingewinn in Höhe von EUR … wird wie folgt auf die Gesellschafter verteilt: …..
  3. Der restliche Reingewinn in Höhe von EUR …. wird zur Bildung von Kapitalrücklagen auf das Termingeldkonto # …. übertragen. (alternativ: Der restliche Reingewinn in Höhe von ….. wird als Gewinnvortrag behandelt und bis zum Jahresabschluß des kommenden Geschäftsjahres zurückgestellt.
  4. Dieser Beschluss wurde einstimmig gefasst/mit einer Mehrheit von .. Stimmen bei … Gegenstimmen und …. Enthaltungen gefasst.

Entlastung der Geschäftsführer

Ein weiterer wichtiger Tagesordnungspunkt im Rahmen der jährlichen Gesellschafterversammlung ist die Entlastung der Geschäftsführer durch die Gesellschafterversammlung gem. § 46 Nr. 5 GmbHG.

Muster:

  1. Dem Geschäftsführer ….. wird im Hinblick auf das Geschäftsjahr vom …. bis ….. Entlastung erteilt.

Erlaubnis zustimmungspflichtiger Geschäftsführer

In der Praxis wird die Geschäftsführungsbefugnis der Geschäftsführer im Innenverhältnis häufig in der Satzung, im Geschäftsführervertrag oder in einer Geschäftsordnung eingeschränkt. So wird bestimmt, dass die Geschäftsführer für bestimmte Geschäfte mit großer Tragweite für die Gesellschaft zuvor eine Erlaubnis der Gesellschafter einholen müssen.

Beschränkungen der Geschäftsführungsbefugnis sind zwar nur im Innenverhältnis zwischen Geschäftsführer und Gesellschaft wirksam, aber bei Nichtbeachtung der Erlaubnispflicht oder bei Überschreitung der Rechte drohen dem Geschäftsführer weitgehende Schadensersatzpflichten und eine Abberufung aus wichtigem Grund.

Muster:

  1. Der Geschäftsführer ….. erhält gem. § …. der Satzung/des Geschäftsführervertrages die Zustimmung zum Kauf des Grundstücks ……bis zu einem Kaufpreis in Höhe von EUR ….. .

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