Mit der Einführung der Kassennachschau ab 2018 kann das Finanzamt vor allem Betriebe mit regelmäßigen Bareinnahmen unangekündigt genau unter die Lupe nehmen. Es ist ein weiterer großer Schritt in Richtung Prüfung der Lohn- und Umsatzsteuerabrechnungen. Dadurch erhöht sich der Druck auf Unternehmen mit täglichem Bargeldverkehr über eine Kasse. Mittels der Möglichkeit der unangekündigten Kassennachschau haben die Prüfer der Finanzämter ein mächtiges Tool in der Hand, um eine fehlerhafte Kassenführung aufzudecken.
Kampf gegen Bargeld
Die zum 01.01.2018 eingeführte Kassennachschau ist Teil einer Strategie im Kampf gegen Bargeld, der sicher noch weitergehen und an Intensität zunehmen wird. Wo elektronische Kassensysteme notwendig sind, ist die Kasse unbedingt ordnungsgemäß zu führen. Das betrifft nicht nur die Notwendigkeit eines korrekten Kassenbuchs, sondern auch die Einhaltung der bestehenden Aufzeichnungs-, Dokumentations und Aufbewahrungspflichten.
Wen betrifft die Kassennachschau?
Die am 22.12.2016 beschlossene Neuregelung zur Kassennachschau wurde durch den neuen § 146b AO eingefügt. Sie ist Bestandteil des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 (BGBl 2016 I S. 3152). Neben den Regelungen zur Kassennachschau enthält das Gesetz noch weitere wichtige Vorschriften rund um das Thema Kassenführung und elektronische Archivierung. Es gilt für Kalenderjahre nach dem 31.12.2019, die Regelungen der Kassennachschau sind jedoch bereits ab dem 01.01.2018 anwendbar.
Die Kassennachschau betrifft alle Unternehmen, in denen viel mit Bargeld über eine Kasse hantiert wird, insbesondere über elektronische Kassensysteme. Über das digitale System werden die Kasseneinnahmen und -ausgaben verzeichnet und an die Buchhaltung weitergegeben. Da bei digitalen Registrierkassen in der Vergangenheit immer wieder Manipulationen festgestellt wurden, hat der Gesetzggeber diesbezüglich mit der Neuregelung zur Registrierkassenpflicht entsprechende Maßnahmen geschaffen.
Wer mit offenen Ladenkassen, also Geldfächern, Schubladen oder Portemonnaies arbeitet, gehört rechtlich gesehen bisher nicht zu den Betroffenen. Dennoch sind jene Betriebe von etwaigen Prüfungen ebenfalls nicht ausgeschlossen.
Kann die Prüfung verweigert werden?
Die Kassennachschau darf ohne vorherige Ankündigung und auch außerhalb einer Betriebsprüfung erfolgen, allerdings nur in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen und nur während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten.
Die Prüfung selbst ist (zunächst) nur auf den Bereich „Kasse“ als Gegenstand der Prüfung beschränkt. Allerdings kann die Kassennachschau bei Unregelmäßigkeiten oder Verweigerung des Inhabers oder Geschäftsführers ohne gesonderte Prüfungsanordnung und ohne Anordnungsfrist zu einer regulären Betriebsprüfung ausgedehnt werden. Diese erstreckt sich dann auf alle Steuerarten, alle elektronische Daten und Unterlagen. Ein Hinweis auf die Erweiterung der Prüfung ist notwendig, aber auch ausreichend. Eine Verweigerung der Kassennachschau ist theoretisch denkbar, führt aber mit mehr oder weniger Sicherheit zu einer deutlichen Verschlechterung der Situation.
Vorbereitung auf Kassennachschau
Um gar nicht erst in die Gefahr einer Kassennachschau zu kommen, ist die Notwendigkeit einer Kasse in der Zukunft genau zu überdenken. In manchen Branchen lassen sich die meisten Geschäftsvorfälle elektronisch über das Geschäftskonto steuern. Gegebenfalls sind gewisse Prozesse oder Routinen zu ändern, um Bargeld aus dem Unternehmen zu eliminieren.
Für Unternehmen mit Bargeld im Umlauf wird es in Zukunft enorm wichtig, die Kasse ordnungsgemäß zu führen, da Fehler in der Kassenführung schmerzhafte Hinzuschätzungen erlauben. Steuerehrlichkeit allein schützt nicht vor Nachforderungen seitens der Finanzverwaltung, wenn die formellen Anforderungen an die Kasse nicht erfüllt werden.
Sollte es zu einer Kassennachschau durch einen Prüfer des Finanzamts kommen, helfen im Vorfeld vorbereitete Handlungsanweisungen und eine offene Kooperation. Hilfreich ist es, wenn bereits im Vorfeld bestimmt wurde, welche Daten und Unterlagen im Falle einer Kassennachschau zu beschaffen sind, wo sich diese befinden bzw. wie diese erstellt werden und wer im Unternehmer hierfür zuständig ist.
Es ist damit zu rechnen, dass die Finanzämter dieses mächtige Tool auch einsetzen werden, um vor allem bargeldintensive Unternehmen mit Neigungen zu Manipulationen sehr genau und mit einem Überraschungsmoment regelmäßig zu kontrollieren.
Unternehmen mit viel Bargeldverkehr ist daher zu empfehlen, sich so früh wie möglich mit dem Thema zu befassen oder das Gespräch mit dem Steuerberater zu suchen.
