Für Unternehmen mit viel Bargeld im Umlauf wird es immer wichtiger, die Kasse ordnungsgemäß zu führen, da die Finanzverwaltung im Rahmen einer Betriebsprüfung neben dem Kassenbuch zunehmend auch die Einhaltung der bestehenden Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten kontrolliert und bei Fehlern in der Kassenführung schmerzhafte Hinzuschätzungen vornimmt. Gefährlich ist diesbezüglich übrigens der Irrtum, dass Steuerehrlichkeit vor Steuernachforderungen seitens der Finanzverwaltung schützt.

Risiko Bargeld und Kasse

In den Augen der Finanzverwaltung gehören Unternehmen mit viel Bargeldverkehr über eine Kasse zu den Risikobetrieben, da hier die Vermutung bzw. Gefahr besteht, dass Einnahmen nicht oder nicht vollständig erfasst und versteuert werden. Das gilt sowohl im Rahmen der Umsatzsteuer als auch im Rahmen der Ertragsteuern, also insbesondere im Rahmen der Einkommen-, Gewerbe- und Körperschaftssteuer. Unternehmen mit hohem Bargeldverkehr müssen daher zukünftig noch mehr damit rechnen, dass die Finanzverwaltung auch die Möglichkeiten der Digitalisierung intensiver nutzen wird, insbesondere mit der Verpflichtung zur Einführung neuer Kassensysteme mit elektronischem Kassenjournal. Darüber hinaus soll die Umsatzsteuer-Nachschau gem. § 27b UStG ab 01.01.2019 durch eine gesonderte Kassennachschau ergänzt werden, so dass auch mit überraschenden Besuchen der Finanzverwaltung mit Blick in die Kasse zunehmend häufiger zu erwarten sind. Der Datenzugriff der Finanzverwaltung auf die Dateien und Auswertungen der Kasse wird daher sicher noch zunehmen, sei es im Rahmen einer Betriebsprüfung, Umsatzsteuernachschau oder auch anlässlich einer Steuerfahndung. Ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, besteht bei bargeldintensiven Unternehmen die Gefahr, dass gem. §§ 158, 162 AO Hinzuschätzungen vorgenommen werden, unabhängig davon, ob tatsächlich Bargeldeinnahmen vollständig erfasst und versteuert wurden oder nicht.

Buchführungspflicht und Kassenbuch

Unternehmen, die nach § 238 HGB oder § 141 AO der Buchführungspflicht unterliegen, sind auch zur ordnungsgemäßen Kassenführung mit entsprechendem Kassenbuch verpflichtet, wenn Bargeldgeschäfte abgewickelt werden. Besteht nach den vorgenannten Vorschriften keine Buchführungspflicht oder erfolgt die Gewinnermittlung durch eine Einnahmen-Überschussrechnung gem. § 4 Abs. 3 EStG, sind Bargeldeinnahmen und -ausgaben gem. § 22 UStG i.V.m. §§ 63 ff. UStDV zumindest durch eine chronologische Ablage der Barbelege vollständig und richtig zu erfassen und aufzuzeichnen. Wird ein Kassenbuch auf freiwilliger Basis geführt, gelten die Vorschriften zur ordnungsgemäßen Kassenführung auch für diese Kassenbücher.

Kassenführung ab 01.01.2017

Welche formellen Anforderungen im Einzelnen bei der Kassenführung zu beachten sind, hängt neben dem Umfang der Bargeschäfte insbesondere auch von der Art der Kasse ab, die im Unternehmen eingesetzt wird. Zu unterscheiden sind hierbei die

  • offene Ladenkasse
  • die proprietäre Kasse (mit oder ohne elektronisches Journal) oder
  • das PC-Kassensystem (mit Betriebssystem und Kassensoftware).

Die Verwendung einer proprietären Kasse oder eines PC-Kassensystems mit Betriebssystem und Kassensoftware ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, d.h. die offene Ladenkasse kann auch über den 01.01.2017 weiterverwendet werden, aber nur in Verbindung mit

  • einem täglichen Zählprotokoll,
  • einem täglichen Kassenbericht und
  • einem täglich geführten Kassenbuch.

Für die proprietären Kassen und PC-Kassensysteme ist der 01.01.2017 ein wichtiges Datum, da ab diesem Zeitpunkt

  • sämtliche Journaldaten
  • jeder einzelnen Kasse,
  • unveränderbar und
  • in einer elektronisch auswertbaren Form

aufbewahrt werden müssen.

Speicherung der Journaldaten

Unter Journaldaten versteht man die Tageseinnahmen eines Unternehmens im Einzelnen jeweils nach

  • Datum,
  • Zeit,
  • Mitarbeiter,
  • Artikel,
  • Anzahl,
  • Einzelpreis
  • und Gesamtpreis.

Darüber hinaus ist dafür zu sorgen, dass diese Journaldaten einem Betriebsprüfer (oder Steuerfahnder) auf Verlangen in elektronisch auswertbarer Form zur Verfügung gestellt werden können.

Daneben sind auch die Organisationsunterlagen zur Kasse aufzubewahren und auf Verlangen auszuhändigen, d.h. auch die Bedienungs- und Programmieranleitung.

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)

Wie eine ordnungsgemäße Kassenführung aussieht, wurde gesetzlich nicht geregelt. Hohe inhaltliche Relevanz haben jedoch die BMF-Schreiben vom

  • 14.11.2014, Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD),
  • 26.11.2010, IV A 4 – S 0316/08/10004-07, Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften,
  • 01.1996, IV A 8 – S 0310 – 5/95, Verzicht auf die Aufbewahrung von Kassenstreifen bei Einsatz elektronischer Registrierkassen,
  • 07.11.1995, IV A 8 – S 0316 – 52/95, Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungs­systeme (GoBS),
  • 16.07.2001, IV D 2 – S 0316 – 136/01 und 14.09.2012, IV A 4 – S 0316/12/10001, Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).

Rechtsprechung des BFH zum Kassenzugriff

Eine relevante Entscheidung des BFH stammt vom 16.12.2014 (Az. X R 42/13), in welcher der Zugriff der Finanzverwaltung auf Kassendaten einer Apotheke im Rahmen einer Außenprüfung bestätigt wurde. Noch weitergehend ist das Urteil des BFH vom 25.03.2015 (Az. X R 20/13), in dem schon das Fehlen der aufbewahrungspflichtigen Betriebsanleitung oder der Protokolle nachträglicher Programmänderungen zu einer Hinzuschätzung berechtigen.

BMF-Schreiben vom 26.11.2010

In dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 (IV A 4 – S 0316/08/10004-07) zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften (mit Übergangsregelung bis zum 31.12.2016) heißt es hierzu wortwörtlich:

Seit dem 1. Januar 2002 sind Unterlagen i. S. des § 147 Abs. 1 AO, die mit Hilfe eines Daten­verarbeitungssystems erstellt worden sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jeder­zeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Die vorgenannten Geräte sowie die mit ihrer Hilfe erstellten digitalen Unterlagen müssen seit diesem Zeitpunkt neben den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buch­führungssysteme (GoBS)“ vom 7. November 1995 (BStBl I S. 738) auch den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ vom 16. Juli 2001 (BStBl I S. 415) entsprechen (§ 147 Abs. 6 AO). Die Feststellungslast liegt beim Steuer­pflichtigen. Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeich­nungspflicht) einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen i. S. des § 14 UStG unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig. Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen.

Kampf dem Bargeld

Der Kampf gegen das Bargeld wird mittlerweile an allen Fronten geführt. Dementsprechend erhöht der Gesetzgeber natürlich auch den Druck auf die Unternehmen im Umgang mit Bargeld, um diese damit zu einem freiwilligen Verzicht auf die Annahme von Bargeld zu drängen oder zumindest einen Anreiz zu schaffen, bargeldlose Alternativen proaktiv einzusetzen und dafür zu werben.

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