Geschäftsbriefe in Englisch schreiben wird mit zunehmendem internationalen Handel immer wichtiger, insbesondere mit dem Zusammenwachsen der Länder innerhalb der Europaischen Union. Wer einen Online-Shop besitzt, hat sicherlich auch mit Lieferanten und Kunden im Ausland zu tun. Für Geschäftsbriefe in Englisch sind einige Besonderheiten zu beachten. Unternehmer und Freiberufler sollten zumindest die grundlegenden Regeln kennen.
Inhalt:
- Aufbau der Geschäftsbriefe in Englisch
- Die Adresse des Empfängers
- Richtige Anrede in Geschäftsbriefen
- Zur Verwendung der Schlußformel
1. Aufbau der Geschäftsbriefe in Englisch
Für Geschäftsbriefe in Englisch gelten die gleichen Regeln wie für alle anderen Geschäftsbriefe. Sie haben aucch einen ähnlichen Aufbau wie Geschäftsbriefe in Deutsch.
- Absender/Briefkopf (Printer Letterhead);
- Empfänger (Adressee/Recipient);
- Betreffzeile (Reference Code);
- Datum (Date);
- Begrüßung (Salutation);
- Einleitung (Opening Sentence);
- Inhalt des Geschäftsbriefs (Body of Letter);
- Abschließender Satz (Closing Sentence);
- Schlußformel (Complimentary Close);
- Unterschrift (Writer`s Signature);
- Name und Position der Unterzeichner (Name and Position);
- Anlagen (Enclosures).
In der Einleitung eines Geschäftsbriefs führt man den Grund oder Anlaß des Geschäftsbriefs an. Ein Angebot, eine Bestellung, eine Reklamation oder ein Telefonat sind gute Aufhänger. Es folgen die wesentlichen Details oder Informationen, die man in dem Schreiben schriftlich festhalten will.
Ein abschließender Satz enthält ein Fazit oder eine Aufforderung zur Handlung, im Falle einer Mahnung die Aufforderung zur Zahlung mit Angabe einer Zahlungsfrist.
Achtung bei der Schlußformel: Geschäftsbriefe können mit verschiedenen Schlußformeln abgeschlossen werden. Es ist allerdings nicht egal, welche Schlußformel Verwendung findet. Im geschäftlichen Bereich sollte man nur in Ausnahmen vom Standard abweichen.
Wer den Geschäftsbrief mit „Dear Mr. Johnson“ (Deutsch: Sehr geehrter Herr Johnson) beginnt, schließt das Schreiben mit „Yours sincerely“ (Deutsch: Mit freundlichen Grüßen) ab. Beginnt der Geschäftsbrief mit „Dear Sir or Madame“ (Deutsch: Sehr geehrte Damen und Herren), endet er mit „With best regards“ (Deutsch: Mit freundlichen Grüßen) oder „Yours faithfully“ (Deutsch: Hochachtungsvoll).
Am Ende der Geschäftsbriefe in Englisch folgt die Unterschrift mit Namen und Position der Unterzeichner.
2. Die Adresse des Empfängers
In englischen Geschäftsbriefen steht der Titel des Adressaten zusammen mit dem Namen auf der ersten Adresszeile. Es folgt die Adresse, beginnend mit der Hausnummer, gefolgt von der Strasse. Es geht weiter mit der Ortschaft oder dem Stadtteil, wenn es sich nicht um eine größere Stadt handelt. Unmittelbar danach erscheint die Stadt, gefolgt von der Grafschaft oder Großstadt mit eigenem Postcode. So können britische Adressen leicht 6, 7 oder 8 Zeilen umfassen.
3. Richtige Anrede in Geschäftsbriefen
Im englischen Geschäftsbrief gibt es 4 grundlegende Anredeformen:
- Mr für Männer,
- Mrs für verheiratete Frauen,
- Miss für Mädchen und unverheiratete Frauen,
- Ms allgemein für Frauen
In der Anrede fährt man immer richtig mit der Anrede „Dear“ und dem Namen des Adressaten. Wenn man den Empfänger nicht kennt, schreibt man in englischen Geschäftsbriefen „Dear Sir or Madam“ und bei Firmen „Dear Sirs“.
4. Zur Verwendung der Schlußformel
Geschäftsbriefe in Englisch haben in der Regel einen rein geschäftlichen Anlaß. Daher ist eine formelle Schlußformel üblich, wobei man durchaus unterschiedliche Grade der Förmlichkeit unterscheiden kann. Mit einer neutralen Grußformel kann man nichts falsch machen.
a) Formelle Schlußformel
- Yours sincerely (brit.);
- Yours truly (amerik.).
b) Sehr formelle Schlußformel
- Yours faithfully (brit.);
- Yours very truly (amerik.).
