Selbständige Unternehmer und Freiberufler können sich durch ein effektives Forderungsmanagement vor Zahlungsausfällen schützen, das bereits bei Abgabe des Angebots beginnt, spätestens jedoch vor Warenauslieferung oder Erbingung der Leistungen. Professionelle Bonitätsprüfung, zügige Rechnungsstellung, branchenübliche Zahlungsziele und ein automatisiertes Mahnwesen sind wichtige Bestandteile eines effektiven Forderungsmanagements.
Inhalt:
- Warum ein Forderungsmanagement wichtig ist
- Forderungsmanagement beginnt mit Bonitätsprüfung
- Frühwarnsysteme einrichten
- Zügig ordnungsgemäße Rechnungen schreiben
- Branchenübliche Zahlungsziele und Skonto nutzen
- Zahlungseingänge überwachen
- Zahlungserinnerung und Mahnung
- Factoring als Alternative
1. Warum ein Forderungsmanagement wichtig ist
Der Ausfall eigener Forderungen gegenüber Kunden gehören zu den häufigsten Ursachen einer Unternehmenskrise und Insolvenz. Das ist der Grund, warum ein gutes Forderungsmanagement als Teil des betrieblichen Rechnungswesens so wichtig ist.
Für Existenzgründer, Startups und junge Unternehmen ohne liquide Rücklagen ist es zwingend notwendig, daß sie die fristgemäße Bezahlung ihrer Rechnungen überwachen. Gerät ein Kunde in Zahlungsverzug, müssen sie schnell reagieren.
Bei der GmbH gehört es sogar zu den zentralen Aufgaben und Pflichten der Geschäftsführer, ein effektives Forderungsmanagement im Unternehmen einzurichten. Daran erkennt man, welche Bedeutung einem Forderungsmanagement zugemessen wird.
2. Forderungsmanagement beginnt mit Bonitätsprüfung
Lieferanten und Dienstleister müssen sich bewusst sein, daß sie bei Vorleistung ihren Kunden einen Lieferantenkredit bzw, einen großen Vertrauensbonus gewähren. Nicht alle Kunden haben sich das verdient. Bei neuen Kunden ist zunächst einmal Vorsicht geboten. Eine Bonitätsauskunft über neue Kunden ist hierfür das richtige Werkzeug.
Ein gängiger Weg ist die Einholung einer Bonitätsauskunft von einer Wirtschaftsauskunftei. Diese enthält neben der korrekten Firmierung regelmäßig auch Informationen über die Gesellschafter und Bonität des Kunden. Die Kosten pro Auskunft bewegen sich je nach Umfang der gewünschten Informationen zwischen EUR 5,00 und EUR 50,00. Bei Kunden mit schlechter Bonität sind entsprechende Vorsichtsmaßnahmen zu ergreifen. In der Praxis sind Vorschüsse, Abschlagszahlungen oder andere Sicherheiten (Eigentumsvorbehalt) im Einsatz.
Unternehmen mit großem Kundenbestand setzen auch die kontinuierliche und umfassende Überprüfung der Kundendaten und den Abgleich mit den Daten großer Wirtschaftsdatenbanken ein, um sich vor Zahlungsausfällen zu schützen. Einer der großen Anbieter solcher Wirtschaftsdatenbanken ist databyte, der lt. eigenen Angaben 50 Millionen vernetzte Daten über deutsche Unternehmen und deren Führungskräfte tagesaktuell und online zur Verfügung stellt.
3. Frühwarnsysteme im Forderungsmanagement einrichten
Bei kleineren Betrieben mit überschaubarer Anzahl von Kunden gehört die Einrichtung eines Frühwarnsystems zu den Grundlagen eines guten Forderungsmanagements. Es gibt zahlreiche Frühindikatoren, die auf finanzielle Probleme oder Liquiditätsengpässe bei Kunden hinweisen:
- Wechselnde Bankverbindung bei Kunden;
- Änderungswünsche bei der Zahlungsweise, insbesondere Anfragen zur Verlängerung der Zahlungsfrist;
- Wiederholte Überschreitung der Fälligkeit oder der vereinbarten Zahlungsziele;
- Nicht eingelöste Lastschriften auf dem Geschäftskonto;
- Nicht vereinbarte Ratenzahlungen.
Erhöhte Wachsamkeit ist angesagt, wenn Sie insbesondere folgende Änderungen bei Kunden erkennen:
- Umzug einer GmbH in einen anderen Registerbezirk;
- Änderungen der Firmierung;
- Wechsel der Geschäftsführer.
Eine Insolvenz ist in diesen Fällen erfahrungsgemäß nicht mehr weit weg.
4. Zügig ordnungsgemäße Rechnungen schreiben
Im Normalfall liegt eine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne der gesetzlichen Vorschriften schon bei Auslieferung der Ware oder Fertigstellung der Leistung vor. Händigen Sie diese dem Kunden zügig aus, idealerweise zusammen mit der Ware oder bei Abnahme der Leistung. Ungenauigkeiten, Fehler oder Abweichungen gegenüber dem Angebot nutzen Kunden gerne aus, um die Zahlung hinauszuschieben.
5. Branchenübliche Zahlungsziele und Skonto nutzen
Im Sinne eines guten Forderungsmanagements halten sich Unternehmen möglichst an die branchenüblichen Zahlungsziele (Zahlungstermine). Anreize zur schnelleren Zahlung (Skonto) können individuell genutzt werden.
6. Zahlungseingänge der Kunden überwachen
Zahlt der Kunde eine Rechnung bar oder durch Überweisung auf das Geschäftskonto, erfolgt eine entsprechende Buchung im Rahmen der Buchführung des Unternehmens. In der Regel ist die Zahlung über die Kunden- oder Rechnungsnummer einer konkreten Forderung zuzuordnen. Je nach Buchführungssoftware wird der Forderungsausgleich voll oder teilweise automatisiert vorgenommen.
Ein wichtiger Bestandteil eines effektiven Forderungsmanagements ist die tägliche, wöchentliche oder monatliche Überprüfung der Kundenkonten mit offenen Forderungen. Folgende Fragen stehen im Vordergrund:
- Fehler in der Buchführung ausgeschlossen?
- Warenlieferung oder Leistungerbringung vollständig?
- Versand einer ordnungsgemäßen Rechnung?
- Zahlungstermin überschritten?
- Reklamation seitens des Kunden?
Lässt sich der offene Saldo auf einem Kundenkonto nicht auflösen oder klären, ist eine Zahlungserinnerung oder Mahnung der nächste Schritt.
7. Zahlungserinnerung und Mahnung
Der richtige Einsatz von Zahlungserinnerung und Mahnung ist ein wesentlicher Bestandteil eines effektiven Forderungsmanagements. In den meisten Fällen hilft schon eine freundliche Zahlungserinnerung mit nochmaliger Übersendung einer Kopie der Rechnung.
Ist die Zahlungserinnerung erfolglos, folgt eine weitere Zahlungsaufforderung in Form einer Mahnung. Vor der Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens mit Hilfe eines Rechtsanwalts oder eines Inkassounternehmens ist die letzte Mahnung ein effektives Instrument, um eine außergerichtliche Lösung zu finden.
8. Factoring als Alternative zum Forderungsmanagement
Beim Factoring verkauft ein Unternehmer oder Freiberufler seine Forderungen gegenüber Kunden oder einen Teil davon an ein Factoring-Unternehmen. Als Gegenleistung erhält das Unternehmen zunächst den Nennbetrag der Forderungen abzüglich eines Risikoabschlags. Bei Zahlung der Forderung an das Factoring-Unternehmen wird der Rest abzüglich der Gebühren und Zinsen an das Unternehmen ausbezahlt.
Obwohl sich das Factoring vor allem für Unternehmen mit vielen Kunden und Kleinbetragsrechnungen lohnt, setzen es auch Freiberufler (Ärzte, Rechtsanwälte oder Steuerberater) gerne ein. Auf diese Weise überlassen sie das Forderungsmanagement einem Dienstleister, der sich auf den Umgang mit Forderungen spezialisiert hat.
