Der Fragebogen für geringfügig Beschäftigte wird ab 01.01.2011 unverzichtbar. Arbeitgeber werden durch § 8 Nr. 7 Beitragsverfahrensverordnung verpflichtet, eine Erklärung ihrer geringfügig Beschäftigten über weitere Beschäftigungen zu den Lohnunterlagen zu nehmen. Ferner sind geringfügig Beschäftigte nachweislich darauf hinzuweisen, dass die Aufnahme einer weitere geringfügigen Beschäftigung dem Arbeitgeber anzuzeigen ist.
Mehrere geringfügige Beschäftigungen
Nach der gesetzlichen Regelung in § 8 Abs. 2 Satz 1 SGB IV werden mehrere geringfügig entlohnte oder kurzfristige Beschäftigungen zusammengerechnet.
Stellt die Deutsche Rentenversicherung im Rahmen einer Betriebsprüfung bei einem Unternehmen fest, dass bei einem Arbeitnehmer mehrere geringfügige Beschäftigungen vorliegen und somit die Voraussetzungen für die Behandlung als Minijob nicht mehr vorliegen, tritt mit dem Tag die Versicherungspflicht ein, an dem das Unternehmen über die Entscheidung der Versicherungspflicht informiert wird.
Hat der Arbeitgeber den Sachverhalt für die versicherungsrechtliche Beurteilung der Beschäftigung jedoch vorsätzlich oder grob fahrlässig nicht richtig aufgeklärt, tritt die Versicherungspflicht schon rückwirkend mit Beginn der Beschäftigung ein. Das kann bei einem Prüfungszeitraum von 4 Jahren zu hohen Beitragsnachforderungen für den Arbeitgeber führen.
Grundsätze bei geringfügiger Beschäftigung
Hat ein Unternehmen einen oder mehrere Minijobber im Unternehmen, sind folgende Grundsätze zur geringfügigen Beschäftigung zu beachten:
- Geringfügige Beschäftigungen der gleichen Art werden zusammengerechnet.
- Liegt eine versicherungspflichtige Hauptbeschäftigung vor, bleibt die erste daneben ausgeübte geringfügig Beschäftigung (Minijob) versicherungsfrei.
- Eine kurzfristige Beschäftigung kann neben einer geringfügigen Beschäftigung oder versicherungspflichtigen Beschäftigung versicherungsfrei sein.
- Wird im Rahmen einer Betriebsprüfung eine weitere geringfügige Beschäftigung (Minijob) bei einem anderen Arbeitgeber festgestellt, wird zukunftsorientiert umgestellt, sofern der Arbeitgeber den Sachverhalt nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig unaufgeklärt ließ.
Dem Arbeitgeber obliegt die Dokumentationspflicht, dass er die o.g. Grundsätze bei geringfügiger Beschäftigung von Mitarbeitern im Unternehmen berücksichtigt hat. Der Personal-Fragebogen für geringfügig Beschäftigte spielt hierbei eine wichtige Rolle.
Personal-Fragebogen für geringfügig Beschäftigte (Minijob)
Nun kommt der Personal-Fragebogen für geringfügig Beschäftigte (Minijob) ins Spiel. Unter dem nachfolgenden Link ist ein Download eines Muster-Personalfragebogens bei geringfügiger Beschäftigung möglich.
Arbeitgeber müssen zuverlässig und nachvollziehbar dokumentieren können, dass sie den Sachverhalt für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung ihrer geringfügig Beschäftigten gem. § 8 Abs. 2 Satz 4 SGB IV ordnungsgemäß aufgeklärt haben.
Ein vollständiger Personalfragebogen schützt den Arbeitgber vor Nachforderungen für die Vergangenheit. Hierzu ist seit neuestem jedoch erforderlich, dass geringfügig Beschäftigte bestätigen müssen, dass sie die Aufnahme weiterer geringfügiger Beschäftigungen anzeigen müssen. Diese Bestätigung muss der Arbeitgeber gem. § 8 Nr. 7 Beitragsverfahrensverordnung bei den Lohnunterlagen aufbewahren.
Wer also einen oder mehrere geringfügig Beschäftigte (Minijobber) im Unternehmen hat, muss den Arbeitnehmer korrekt über die Besonderheiten der geringfügigen Beschäftigung aufklären. Ferner müssen sie sich durch einen Personalfragebogen (Muster Personalfragebogen bei geringfügiger Beschäftigung) ordnungsgemäß informieren, ob eine weitere geringfügige Beschäftigung vorliegt.
Den Personalfragebogen lässt man sich idealerweise vor dem ersten Arbeitstag ausfüllen und nimmt diesen zusätzlich zum Arbeitsvertrag (Muster Arbeitsvertrag Minijob) zu den Personalunterlagen.
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