Kaufleute müssen die wesentlichen unternehmensrelevanten Informationen ins Handelsregister eintragen lassen. Dazu gehören Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften wie OHG und KG einschließlich der GmbH & Co. KG und EWIV. Für Partnerschaftsgesellschaften existiert mit dem Partnerschaftsregister ein ähnliches Register.

Inhalt:

1. Rechtsgrundlage
2. Zuständigkeit
3. Gliederung
4. Registerblatt
5. Eintragung nach Anmeldung
6. Gebühren für Eintragungen
7. Bekanntmachung der Eintragungen
8. Einsichtnahme
9. Vertrauensschutz durch Eintragung

1. Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für die Verpflichtung zur Eintragung unternehmensrelevanter Informationen ins Handelsregister ist in §§ 8 – 16 HGB zu finden.

Dort wird unter anderem geregelt,

• wer dieses führt,
• wer Einsicht nehmen kann,
• wie Eintragungen erfolgen,
• wie Eintragungen zu veröffentlichen sind und
• welche Wirkung mit Eintragungen verbunden sind.

Nähere Angaben über das Verfahren bei der Anmeldung, Eintragung und Bekanntmachung sind in §§ 125-158 FGG zu finden. Eher praktische Bedeutung für die Führung des Handelsregister hat die Handelsregisterverordnung.

Infolge des Gesetzes über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) wurden die Handelsregister auf elektronischen Betrieb umgestellt.

2. Zuständigkeit

Für die Führung der Handelsregister sind gem. § 8 HGB, § 125 FGG die Amtsgerichte sachlich zuständig. Örtlich ist in der Regel das Amtsgericht zuständig, in dessen Bezirk sich der Sitz der Gesellschaft befindet. Im Zuge der Umstellung auf elektronischen Betrieb haben die einzelnen Bundesländer die Zuständigkeit örtlich auf wenige Amtsgerichte konzentriert. Innerhalb des örtlich zuständigen Amtsgerichts ist ein Rechtspfleger funktionell zuständig.

3. Gliederung des Handelsregister

Das Handelsregister gliedert sich in die Abteilungen A und B.

a) Abteilung A (HR A)

In Abteilung A des Handelsregisters werden folgende Rechtsformen eingetragen:

• Kaufleute in der Rechtsform des Einzelunternehmens,
• Offene Handelsgesellschaft (OHG),
• Kommanditgesellschaft (KG) einschließlich GmbH & Co. KG,
• EWIV,
• Unternehmen öffentlicher Körperschaften.

b) Abteilung B (HR B)

In Abteilung B des Handelsregisters werden folgende Rechtsformen eingetragen:

• Aktiengesellschaft (AG),
• Kommanditgesellschaft auf Aktien (KGaA),
• GmbH,
• Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt),
• Societas Europaea oder Europäische Aktiengesellschaft (SE),
• Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit.

4. Registerblatt

Für jedes Unternehmen wird beim örtlich zuständigen Amtsgericht ein gesondertes Registerblatt mit einer eigenen Registernummer angelegt. Folgende Informationen haben die oben genannten Unternehmen dem zuständigen Amtsgericht zur Eintragung zu liefern:

• Firmierung, also die Bezeichnung der Firma,
• Ort der Niederlassung/Sitz und Zweigniederlassungen,
• Gegenstand des Unternehmens,
• Höhe des Grund- bzw. Stammkapitals bei Kapitalgesellschaften,
• Angaben zur Vertretung des Unternehmens, d.h. Angaben zu persönlich haftenden Gesellschaftern bei OHG und Kommanditgesellschaft (KG) bzw. Mitglieder des Vertretungsorgans bei AG, GmbH und EWIV;
• Angaben zur Prokura (falls vorhanden);
• Rechtsform und Datum des Gesellschaftsvertrages bzw. der Satzung;
• Kommanditisten bei Kommanditgesellschaft (KG);
• Haftung des Erwerbers bei Firmenfortführung;
• insolvenzrechtliche Informationen;
• Unternehmensverträge;
• umwandlungsrechtliche Eintragungen.

Das Gesetz zur Modernisierung des GmbH-Rechts und zur Bekämpfung von Mißbräuchen (MoMiG) bestimmt bei der GmbH, dass bei der Anmeldung der Gesellschaft auch eine inländische Geschäftsanschrift anzugeben ist. Dadurch soll die Zustellung von Schriftstücken für Gläubiger erleichtert werden. Kapitalgesellschaften oder Zweigniederlassungen ausländischer Gesellschaften können eine empfangsberechtigten Personen benennen, die eingetragen wird.

5. Eintragung nach Anmeldung

Eintragungen im Handelsregister erfolgen grundsätzlich nur nach entsprechender Anmeldung durch die betroffene Gesellschaft. Die Anmeldung enthält den Antrag auf Eintragung einer bestimmten Tatsache. In der Regel erfolgen Anmeldungen durch einen Notar, der die Anmeldung notariell zu beglaubigen hat.

6. Gebühren für Eintragungen

Eintragungen im Handelsregister sind gebührenpflichtig, wobei sich die Gebühren nach dem Aufwand richten, der mit der Eintragung verbunden ist. Die Höhe der Gebühren wird in der Handelsregistergebührenverordnung festgelegt.

7. Bekanntmachung der Eintragungen

Grundsätzlich werden die Eintragungen im Handelsregister gem. § 10 Abs. 2 HGB öffentlich bekannt gemacht. Seit 01.01.2007 erfolgen diese in elektronischer Form unter www.handelsregisterbekanntmachungen.de.

Die Kosten hierfür betragen pauschal 1 €, wodurch für die Unternehmen ein beträchtliche Kostenersparnis eingetreten ist, weil die zusätzliche kostenintensive Veröffentlichung in einer größereren lokalen Tageszeitung seit 01.01.2008 entfallen ist.

8. Einsichtnahme ins Handelsregister

Gem. § 9 HGB kann jedermann Einsicht nehmen, um sich über die Eintragungen im Handelsregister zu informieren. Eintragungen im Handels- und Partnerschaftsregister sind hier abrufbar.

Die Einsicht in die Jahresabschlüsse von Kapitalgesellschaften und kapitalistisch geprägte Personengesellschaften (GmbH & Co. KG) sind beim elektronischen Bundesanzeiger möglich. Einsicht und Ausdruck der Unternehmensträgerdaten sind kostenfrei. Weitere Informationen sind kostenpflichtig.

9. Vertrauensschutz durch Eintragung im Handelsregister

Eintragungen im Handelsregister genießen gegenüber Dritten einen Vertrauensschutz und begründen den sog. öffentlichen Glauben gem. § 15 HGB. Ferner werden bestimmte Tatsachen erst durch Eintragung wirksam. Der Vertrauensschutz des Handelsregisters wirkt sich wie folgt aus:

a) Richtige Eintragung und Bekanntmachung

Wurde eine Tatsache im Handelsregister korrekt eingetragen und bekannt gemacht, kann sich ein Dritter nicht darauf berufen, er habe die Tatsache nicht gekannt. Ausgenommen sind Rechtshandlungen, die innerhalb von 15 Tagen nach der Bekanntmachung vorgenommen wurden, § 15 Abs. 2 S. 2 HGB.

b) Richtige Eintragung, fehlerhafte Bekanntmachung

Wurde eine richtig eingetragene Tatsache fehlerhaft bekannt gemacht, kann sich ein Dritter gem. § 15 Abs. 3 HGB gegenüber dem Eintragungspflichtigen auf die bekannt gemachte Tatsache berufen, es sei denn, er kannte die Unrichtigkeit. Das gleiche gilt auch, wenn Tatsachen unrichtig eingetragen und folgegemäß auch unrichtig bekannt gemacht wurden.

c) Fehlende Eintragung und Bekanntmachung

Bei eintragungspflichtigen Tatsachen ist davon auszugehen, dass diese auch eingetragen sind. Ist dies aus irgendwelchen Gründen nicht der Fall, kann diese Tatsache einem Dritten nur dann entgegengehalten werden, wenn dieser positive Kenntnisse von dem Sachverhalt hatte, § 15 Abs. 1 HGB. Der unwissende Dritte kann sich also auf das „Schweigen“ des Handelsregisters zu eintragungspflichtigen Tatsachen verlassen. Was im Handelsregister nicht eingetragen ist, ist auch nicht vorhanden.