Die Organe der GmbH und ihre Aufgaben

Einer der Vorteile der GmbH ist die klare Verteilung der Rechte und Aufgaben zwischen den einzelnen Organen der Gesellschaft. Jede GmbH hat mindestens zwei Organe: die Gesellschaferversammlung und die Geschäftsführer. Während die Gesellschafterversammlung die strategischen Entscheidungen trifft, sind die Geschäftsführer für die Umsetzung dieser Entscheidungen unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften verantwortlich. Darüber hinaus können die Gesellschafter einen Beirat und Aufsichtsrat einrichten, die als wichtige Berater und Kontrolleure der Geschäftsführung fungieren.

Inhalt:

Wesensmerkmale und Organe der GmbH
Aufgabenverteilung innerhalb der GmbH
Die Allzuständigkeit der Gesellschafterversammlung
Pflichten und Rechte der Geschäftsführer
Der Beirat und seine beratende Funktion
Der Aufsichtsrat als Überwachungs- und Kontrollorgan

1. Wesensmerkmale und Organe der GmbH

Die GmbH ist eine juristische Person des Privatrechts. Als solche ist sie rechtlich selbständig und besitzt insbesondere das Recht, selbst Eigentum zu erwerben (Rechtsfähigkeit) und zu klagen (Parteifähigkeit). Ferner ist sie selbst handlungsfähig, wobei die jeweiligen Organe für die Gesellschaft handeln und diese vertreten. Da die GmbH zur Gruppe der Kapitalgesellschaften gehört, ist sie kraft Rechtsform immer eine Handelsgesellschaft und kann zu jedem gesetzlich zulässigen Zweck gegründet werden.

1.1. Die Haftungsbeschränkung der GmbH

Ein zentrales Merkmal der GmbH ist ihre Haftungsbeschränkung. Dies bedeutet, dass die Gesellschafter nur mit ihrem Anteil am Gesellschaftsvermögen haften. Dies ist ein wichtiger Vorteil für die Gesellschafter, der allerdings auch mit der Verpflichtung verbunden ist, die GmbH mit einem anfänglichen Stammkapital von mindestens 25.000 Euro auszustatten. Im Gegensatz dazu tritt der persönliche Einsatz der Gesellschafter in den Hintergrund, falls sie nicht gleichzeitig Mitglied der Geschäftsführung sind.

1.2. Die einzelnen Organe der GmbH

Jede GmbH hat mindestens zwei Organe: die Gesellschafterversammlung und die Geschäftsführer, deren Rechte und Pflichten größtenteils im GmbH-Gesetz geregelt sind. Die Gesellschafterversammlung ist das oberste Entscheidungsgremium, das die strategischen Entscheidungen für die GmbH trifft und gegenüber der Geschäftsführung übergeordnet und weisungsbefugt ist. Hier erfolgt die gestalterische Willensbildung der Gesellschaft, wie zum Beispiel die Bestellung der Geschäftsführer oder die Verwendung des Gewinns. Die Geschäftsführer sind für die technische und kaufmännische Leistung sowie für die rechtliche Vertretung der GmbH zuständig. Sie müssen die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften sicherstellen und dafür sorgen, dass die Entscheidungen der Gesellschafterversammlung umgesetzt werden. Darüber hinaus können die Gesellschafter einen Beirat als beratendes Organ und einen Aufsichtsrat zur Kontrolle und Überwachung der Geschäftsführung einrichten.

2. Aufgabenverteilung innerhalb der GmbH

Das Verhältnis der Organe untereinander sowie die Verteilung der Aufgaben wird sowohl durch gesetzliche Bestimmungen im GmbH-Gesetz als auch durch vertragliche Regelungen im Gesellschaftsvertrag vorgegeben. In der Hierarchie der Organe steht die Gesellschafterversammlung ganz oben, ausgestattet mit einer Weisungsbefugnis gegenüber der Geschäftsführung. Innerhalb der Gesellschafterversammlung bestimmt sich die Machtverteilung grundsätzlich nach den Anteilen der Gesellschafter am Stammkapital. Wer das meiste Kapital in die GmbH eingebracht hat, bestimmt in der Regel auch das Schicksal der Gesellschaft.

Die Gesellschafterversammlung trifft die grundlegenden Entscheidungen der Gesellschaft per Beschluss. Diese betreffen insbesondere Fragen der Geschäftspolitik, Gewinnverwendung sowie die Bestellung und Abberufung von Geschäftsführern. Diese Zuständigkeit geht sogar so weit, dass die Gesellschafterversammlung im Einzelfall per Weisung an die Geschäftsführer ihren Willen durchsetzen kann (Weisungsbefugnis).

Das Tagesgeschäft bestimmen die Geschäftsführer der GmbH, wobei sie die Regelungen im Gesellschaftsvertrag der GmbH, die Beschlüsse der Gesellschafterversammlung und die Bestimmungen in ihrem Geschäftsführeranstellungsvertrag zu beachten haben. Die Geschäftsführer haben die Aufgabe, im Rahmen der Geschäfsführung die Interessen der Gesellschaft zu achten und zu fördern. Sie müssen alle Maßnahmen ergreifen, die zur Erreichung des Gesellschaftszwecks notwendig sind. Sie sind verantwortlich für die operative Umsetzung der Beschlüsse der Gesellschafterversammlung und tragen insbesondere die Verantwortung für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften.

Die Gesellschafter können bei Bedarf zusätzlich einen Beirat einrichten, der in erster Linie eine beratende Funktion hat. Der Beirat untersützt und berät die Geschäftsführer vor allem in strategischen, rechtlichen und betriebswirtschaftlichen Fragen, hat jedoch keine Entscheidungsbefugnis.

Soweit ein Aufsichtsrat nicht ohnehin verpflichtend einzurichten ist, können die Gesellschafter einen Aufsichtsrat auch freiwillig einrichten. Dieser hat insbesondere die Aufgabe, die Geschäftsführung zu überwachen und zu kontrollieren. In der Regel ist der Aufsichtsrat dafür verantwortlich, die Geschäftsführung bei der Umsetzung der Beschlüsse der Gesellschafterversammlung zu überwachen und sicherzustellen, dass die Interessen der Gesellschaft gewahrt werden.

3. Die Allzuständigkeit der Gesellschafterversammlung

In einer GmbH bilden die Gesellschafter zusammen die Gesellschafterversammlung, die mit einer Allzuständigkeit ausgestattet ist. Dies bedeutet, dass die Gesellschafterversammlung für alle Angelegenheiten der Gesellschaft zuständig ist, soweit diese nicht ausdrücklich einem anderen Organ der Gesellschaft zugewiesen sind. Die Gesellschafterversammlung kann somit über sämtliche Angelegenheiten der Gesellschaft entscheiden, solange diese nicht einem anderen Orgen zugewiesen sind. Dies betrifft unter anderem die Bestimmung der Unternehmensziele, die Bestellung und Abberufung der Geschäftsführer, die Verteilung des Gewinns oder die Aufnahme von Krediten. Auch die Änderung des Gesellschaftsvertrages und die Auflösung der Gesellschaft fallen in den Zuständigkeitsbereich der Gesellschafterversammlung. Eine weitere wichtige Zuständigkeit der Gesellschafterversammlung betrifft auch die Verhandlung und Gestaltung des Geschäftsführervertrages, einschließlich der Vergütungsbestandteile und Höhe des Geschäftsführergehalts.

3.1. Rechte der Gesellschafter in der Gesellschafterversammlung

Entscheidungen der Gesellschafterversammlung werden durch Gesellschafterbeschluss getroffen, wobei gem. § 47 Abs. 1 GmbHG grundsätzlich das Mehrheitsprinzip gilt. Das bedeutet, dass die Beschlüsse der Gesellschafterversammlung mit der einfachen Mehrheit der abgegebenen Stimmen getroffen werden. Hierbei gewährt jeder Euro eines Geschäftsanteils eine Stimme. Das Stimmengewicht der einzelnen Gesellschafter im Rahmen der Beschlussfassung ist somit grundsätzlich von ihrem Anteil am Stammkapital der Gesellschaft abhängig. Besitzt ein Gesellschafter mehr als die Hälfte des Stammkapitals, könnte er seinen Willen in der Gesellschafterversammlung jederzeit durchsetzen und somit die Geschäftspolitik maßgeblich bestimmen. Gesellschafterbeschlüsse gegen den Willen einzelner Gesellschafter wären dann ohne weiteres möglich und zulässig. Bei der Stimmabgabe müssen die Gesellschafter grundsätzlich keine Rücksicht auf die Interessen anderer Gesellschafter nehmen.

Allerdings ist zu beachten, dass die Gesellschafter von den gesetzlichen Regelungen im GmbH-Gesetz abweichende und maßgeschneiderte Regelungen im Gesellschaftsvertrag vereinbaren können, die ihren Bedürfnissen und Anforderungen besser gerecht werden. So können sie zum Beispiel vereinbaren, dass für alle oder bestimmte Gesellschafterbeschlüsse eine qualifizierte Mehrheit von drei Vierteln der abgegebenen Stimmen oder sogar Einstimmigkeit erforderlich ist. Auch Vetorechte zugunsten einzelner Gesellschafter oder die Gewichtung einzelner Stimmen kann im Gesellschaftsvertrag individuell und abweichend von den gesetzlichen Bestimmungen geregelt werden.

3.2. Die Rechte der Gesellschafter außerhalb der Gesellschafterversammlung

Außerhalb der Gesellschafterversammlung haben die Gesellschafter dagegen nur sehr eingeschränkte Rechte, die vor allem Vermögens- und Informationsrechte beinhalten. So hat jeder Gesellschafter ein Recht auf Teilnahme am Gewinn, ein Auskunftsrecht zu Angelegenheiten der Gesellschaft und das Recht, die Geschäftsbücher einzusehen.

4. Pflichten und Rechte der Geschäftsführer

Der oder die Geschäftsführer bilden neben der Gesellschafterversammlung ein weiteres zentrales Organ der GmbH, durch das die Gesellschaft nach außen rechtlich vertreten wird. Für die Geschäftsführung ist mindestens eine natürliche Person verantwortlich, sehr oft aber auch mehrere Personen. Eine GmbH kann ohne Geschäftsführer nicht handeln. Ein solcher Zustand kann mit dem Tod des einzigen Geschäftsführers entstehen und muss zeitnah beseitigt werden, beispielsweise durch einen Notgeschäftsführer.

4.1. Doppelstellung der Geschäftsführer

In der Regel besitzen die Geschäftsführer innerhalb der GmbH eine Doppelstellung. Die organschaftliche Stellung wird durch die gesetzlichen Vorschriften im GmbH-Gesetz und die Bestimmungen im Gesellschaftsvertrag definiert, während der Geschäftsführeranstellungsvertrag das schuldrechtliche Verhältnis und insbesondere die Vergütung der Geschäftsführer regelt. Rechtlich ist beides zu trennen. Während die Abberufung der Geschäftsführer grundsätzlich keinen Einfluss auf den Geschäftsführeranstellungsvertrag hat, bleibt die organschaftliche Stellung unberührt von der Beendigung des Anstellungsvertrages.

4.2. Das Amt der Geschäftsführer

Die organschaftliche Stellung der Geschäftsführer beginnt in der Regel mit ihrer amtlichen Bestellung durch die Gesellschafterversammlung, die auch nähere Bestimmungen zur Vertretungsberechtigung enthält. Mit der Bestellung einer natürlichen Person zum Geschäftsführer der GmbH wird diese Mitglied des Organs. Damit erhält der Geschäftsführer die gesetzliche und gesellschaftsvertraglich definierte Vertretungsmacht, die GmbH gerichtlich und außergerichtlich zu vertreten.

4.3. Aufgaben und Pflichten der Geschäftsführer

GmbH-Geschäftsführer tragen eine große Verantwortung. Ihre Aufgaben und Pflichten ergeben sich aus dem Geschäftsführeranstellungsvertrag, aber auch zu einem großen Teil aus gesetzlichen Regelungen, insbesondere aus dem Steuerrecht und Sozialversicherungsrecht.

Geschäftsführer sind für die technische und kaufmännische Leitung des Unternehmens verantwortlich. Hierbei müssen sie sicherstellen, dass die gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden. Zu den Pflichten der Geschäftsführer gehört auch die rechtliche Vertretung der GmbH nach außen, jeweils unter Berücksichtigung der gesetzlichen Bestimmungen und der Regelungen im Gesellschaftsvertrag und ihrem Geschäftsführeranstellungsvertrag.

Ein umfangreicher Katalog mit vielfältigen Pflichten ergibt sich aus dem Handels- und Steuerrecht. Diese beinhalten neben der allgemeinen Buchführungspflicht für Kaufleute insbesondere die Pflicht zur ordnungsgemäßen Erstellung und Übermittlung der Steuererklärungen an das Finanzamt sowie die Verpflichtung zur rechtzeitigen Zahlung der Steuern bei Fälligkeit.

Weitere Pflichten ergeben sich für den Geschäftsführer auch aus dem GmbHG-Gesetz und aus der allgemeinen Treuepflicht gegenüber der GmbH. Unter anderem sind die Geschäftsführer verpflichtet, Ansprüche der GmbH gegen die Gesellschafter geltend zu machen, insbesondere für die Erbringung der Stammeinlagen zu sorgen. Ferner müssen sie mindestens einmal jährlich eine Gesellschafterversammlung vorbereiten und die Gesellschafter hierzu ordnungsgemäß einladen. Befindet sich eine GmbH in der Krise, ergeben sich weitere besondere Aufgaben und Pflichten, die so manchen Geschäftsführer bei weitem überfordern. Im Falle der Insolvenz der GmbH besteht für die Geschäftsführer sogar eine Insolvenzantragspflicht. Das ist jedoch nur ein kleiner Ausschnitt aus dem Katalog der Aufgaben und Pflichten der Geschäftsführer.

Die Aufgaben und Pflichten der Geschäftsführer werden flankiert durch eine persönliche Haftung, falls sie diese vorsätzlich mißachten oder grob fahrlässig dagegen verstoßen.

4.4. Das schuldrechtliche Verhältnis zwischen GmbH und Geschäftsführer

Von der amtlichen Bestellung der Geschäftsführer ist das schuldrechtliche Verhältnis zwischen Geschäftsführer und GmbH zu unterscheiden. Letzteres wird im Geschäftsführeranstellungsvertrag detailliert geregelt, insbesondere hinsichtlich der folgenden Aspekte: Aufgaben und Pflichten, Umfang der Geschäftsführungsbefugnis, Vergütung in Form des Geschäftsführergehalts, Tantieme, betriebliche Altersvorsorge, Urlaub, Vergütung im Krankheitsfall und bei Tod sowie Wettbewerbsverbote. Der Inhalt des Geschäftsführeranstellungsvertrag ist jedoch wesentlich davon abhängig, ob es sich um den Vertrag mit einem geschäftsführenden Gesellschafter oder mit einem Fremdgeschäftsführer handelt.

4.5. Die Rechte der Geschäftsführer

Neben dem Recht auf eine angemessene Vergütung in Form eines Geschäftsführergehalts haben sie das Recht, die Gesellschaft nach außen zu vertreten (Vertretungsmacht). Im Rahmen ihrer Geschäftsführungsbefugnis können sie im Namen der Gesellschaft Verträge oder Vergleiche abschließen, Klagen erheben oder abwehren, Mitarbeiter einstellen oder kündigen und sonstige rechtsgeschäftliche Erklärungen abgeben.

Im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen und des Gesellschaftsvertrages der GmbH haben die Geschäftsführer bei der Leitung des Unternehmens weitgehende Entscheidungsfreiheit. Sie entscheiden über alle geschäftlichen Angelegenheiten, insbesondere über Investitionen, Personalentscheidungen und sonstige geschäftliche Angelegenheiten. Sie können Aufgaben und Verantwortlichkeiten auch an Mitarbeiter oder Dritte delegieren.

4.6. Beschränkungen der Geschäftsführungsbefugnis

Im Innenverhältnis legen die Gesellschafter mit der Geschäftsführungsbefugnis die Kompetenzen der Geschäftsführer fest, innerhalb derer diese im Interesse der Gesellschaft frei entscheiden können, wie sie den Gesellschaftszweck am besten erreichen.

Die Gesellschafter haben verschiedene Möglichkeiten, die Geschäftsführungsbefugnis zu beschränken. Sie können entsprechende Einschränkungen im Geschäftsführeranstellungsvertrag aufnehmen oder durch eine Geschäftsordnung für die Geschäftsführung definieren. Zum Beispiel können die Gesellschafter festlegen, dass die Geschäftsführer immer gemeinsam mit einem Prokuristen unterzeichnen müssen. Sie können die Geschäftsführungsbefugnis aber auch auf bestimmte Bereiche oder Ressorts begrenzen oder für bestimmte Geschäfte oder Verträge einen Genehmigungsvorbehalt vorschreiben. Es gibt auch Gesellschaften, die einen einen Katalog von zustimmungspflichtigen Geschäften in der Satzung der GmbH aufnehmen, was jedoch nicht zu empfehlen ist, da für Änderungen immer ein qualifizierter Gesellschafterbeschluss und eine notarielle Beurkundung mit entsprechenden Kosten erforderlich ist.

4.7. Abberufung des Geschäftsführers und Amtsniederlegung

Das Amt der Geschäftsführer endet regelmäßig durch Abberufung oder durch Amtsniederlegung. Bei einer Abberufung durch die Gesellschafterversammlung wird der Geschäftsführer von seinem Amt enthoben, während er bei einer Amtsniederlegung selbst entscheidet, das Amt freiwillig aufzugeben.

Die Gesellschafterversammlung kann einen Geschäftsführer jederzeit und ohne besonderen Anlaß mittels Gesellschafterbeschluss abberufen. Abberufung muss nicht begründet werden und auch eine Anhörung des betroffenen Geschäftsführers ist nicht erforderlich. Sie ist möglich, sobald die Gesellschafter das Vertrauen in den gesetzlichen Vertreter der Gesellschaft verloren haben. Die Rechte des Geschäftsführers im Falle einer Abberufung bzw. Kündigung ergeben sich aus dem Geschäftsführeranstellungsvertrag.

Im Gegensatz dazu erfolgt die Amtsniederlegung durch den Geschäftsführer selbst. Er gibt freiwillig sein Amt auf und teilt dies den Gesellschaftern oder dem Aufsichtsrat schriftlich mit. Gründe für eine Amtsniederlegung können beispielsweise persönliche Gründe sein oder auch eine berufliche Neuorientierung. Hierbei muss der Geschäftsführer jedoch bestimmte Vorgaben einhalten, die in der Satzung oder im Gesetz festgelegt sind, um die Wirksamkeit der Amtsniederlegung zu gewährleisten.

6. Der Beirat und seine beratende Funktion

Die Gesellschafter einer GmbH können jederzeit beschließen, einen Beirat als zusätzliches Organ der Gesellschaft einrichten. Der Beirat hat in erster Linie eine beratende Funktion, kann aber auch Kontrollrechte haben. Es gibt verschiedene Gründe, warum ein Beirat sinnvoll sein kann, zum Beispiel bei Unerfahrenheit der geschäftsführenden Gesellschafter oder wenn sich das Unternehmen in einer besonderen Phase befindet, insbesondere zur Unterstützung der Geschäftsführer in einer Unternehmenskrise. In solchen Fällen kann der Beirat mit ausgewiesenen Experten besetzt werden, um den Geschäftsführern bei schwierigen Entscheidungen zu helfen.

Darüber hinaus können die Gesellschafter auch weitergehende Rechte und Befugnisse an den Beirat delegieren, insbesondere Kontroll- und Weisungsrechte gegenüber der Geschäftsführung. In bestimmten Konstellationen macht es auch Sinn, weitreichende Entscheidungen der Geschäftsführer nur mit Zustimmung des Beirats zuzulassen. So können auch außenstehende Dritte in die Geschäftsführung einer GmbH eingebunden werden, ohne tatsächlich Geschäftsführer zu werden, insbesondere Venture-Capital-Investoren oder andere Kapitalgeber.

7. Der Aufsichtsrat als Beratungs- und Kontrollorgan

Die Einrichtung eines Aufsichtsrats ist bei der GmbH grundsätzlich freiwillig (fakultativer Aufsichtsrat), es sei denn, es greifen gesetzliche Regelungen, die einen Aufsichtsrat in der GmbH zwingend vorschreiben. Dies gilt insbesondere bei Gesellschaften mit einer hohen Zahl von Mitarbeitern, da hier aus Sicht des Gesetzgebers ein erhöhtes Kontrollbedürfnis besteht. In diesen Fällen obliegt die Überwachung und Kontrolle der Geschäftsführung einem obligatorischen Aufsichtsrat.

Ein obligatorischer Aufsichtsrat besteht aus mindestens drei und maximal 21 Mitgliedern, abhängig von der Höhe des Stammkapitals. Bei einem Stammkapital von mehr als 10 Millionen Euro sind bis zu 21 Mitglieder erlaubt. Wenn die GmbH regelmäßig mehr als 500 Mitarbeiter beschäftigt, schreibt das Drittelbeteiligungsgesetz (DrittelbG) vor, dass ein Drittel des Aufsichtsrats aus Vertretern der Arbeitnehmer bestehen muss. Liegt die Zahl der regelmäßig beschäftigten Mitarbeiter über 2.000, ist sogar die Hälfte des Aufsichtsrates mit Vertretern der Arbeitnehmer zu besetzen. Das ergibt sich aus § 52 Abs. 2 GmbHG i.V.m. dem Drittelbeteiligungsgesetz (DrittelbG) bzw. dem Mitbestimmungsgesetz (MitbestG).

Die Mitglieder des Aufsichtsrats müssen fachlich in der Lage sein, ihre Aufgaben zu erfüllen, die in erster Linie darin bestehen, die Geschäftsführung zu überwachen und zu kontrollieren. Ausgeschlossen sind Personen, die Mitglieder der Geschäftsführung sind. Ebenso ausgeschlossen sind Personen mit weitreichenden Entscheidungsbefugnissen wie Prokuristen und Handlungsbevollmächtigte. Außerdem sollten die Mitglieder des Aufsichtsrats unabhängig und neutral sein, um eine unvoreingenommene Überwachung und Kontrolle der Geschäftsführung sicherzustellen.