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10 wichtige Dinge über die Einnahmenüberschussrechnung

Die Einnahmenüberschußrechnung gem. § 4 Abs. 3 EStG ist eine vereinfachte Methode zur Gewinnermittlung im Steuerrecht, die insbesondere für selbständige Freiberufler sowie kleine gewebliche Unternehmen mit einem Umsatz bis zu 600.000 Euro und nicht mehr als 60.000 Euro Gewinn zulässig ist. Mit der Einnahmenüberschussrechnung lässt sich der Gewinn eines Unternehmens schnell und einfach ermitteln und insbesondere gegenüber dem Finanzamt dokumentieren. Hierzu werden einfach die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gegenübergestellt. Im Ergebnis erhält man den steuerpflichtigen Gewinn oder einen Verlust. Nach der Lektüre des nachfolgenden Artikels wissen Sie, wie man die Einnahmenüberschussrechnung erstellt und welche Dinge zu beachten sind.

Inhalt:

  1. Die Einnahmenüberschußrechnung: Das Wichtigste vorab
  2. Wichtige Rechtsgrundlagen zur Einnahmenüberschußrechnung (EÜR)
  3. Wichtige Grundsätze zur Einnahmenüberschußrechnung
  4. Besondere Aufzeichnungspflichten bei der Einnahmenüberschußrechnung
  5. Vorteile und Nachteile der vereinfachten Gewinnermittlung
  6. Unterschiede zwischen Einnahmenüberschußrechnung und Gewinn- und Verlustrechnung
  7. Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben in der EÜR
  8. Einnahmenüberschussrechnung selbst erledigen?
  9. Was kostet eine Einnahmenüberschußrechnung beim Steuerberater?
  10. Wechsel der Gewinnermittlungsart: Von der Einnahmenüberschußrechnung zur Bilanzierung
Gewinnermittlung bei kleinen Unternehmen und Freiberuflern (Bild von Steve Buissinne auf Pixabay)

1. Die Einnahmenüberschußrechnung: Das Wichtigste vorab

In Deutschland sieht das Einkommensteuergesetz (EStG) verschiedene Arten der Gewinnermittlung vor, wobei Kaufleute nach § 238 Abs. 1 HGB grundsätzlich der Buchführungspflicht unterliegen und ihren Gewinn durch Vermögensvergleich (Bilanz) gem. § 4 Abs. 1, 5 EStG ermitteln müssen.

Daneben gibt es die vereinfachte Art der Gewinnermittlung mittels Einnahmenüberschußrechnung gem. § 4 Abs. 3 EStG, bei der nur die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben im Kalenderjahr gegenüber gestellt werden, um den Gewinn oder Verlust zu ermitteln. Diese Art der Gewinnermittlung steht den folgenden Personengruppen zur Verfügung:

  1. Einzelkaufleute, deren Gesamtumsatz i.S.d. § 19 Abs. 3 UStG und Gewinn bestimmte in § 141 AO definierte Grenzen nicht überschreiten;
  2. Freiberufler wie Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Rechtsanwälte, Notare, Patentanwälte, Ingenieure, Architekten, Steuerberater, beratende Volks- und Betriebswirte;
  3. andere Selbständige, die eine Tätigkeit ausüben, die einer freiberuflichen Tätigkeit ähnlich ist.
  4. Land- und Forstwirte, deren Jahresumsatz, Gewinn und Wirtschaftswert bestimmte in § 141 AO definierte Grenzen nicht überschreiten;
  5. Gemeinnützige Vereine, deren Einnahmen nicht mehr als 35.000 Euro im Jahr betragen.  

Im Handelsregister eingetragene Personenhandelsgesellschaften (OHG, KG) sowie Kapitalgesellschaften wie die GmbH und UG (haftungsbeschränkt) sind buchführungspflichtig und müssen ihren Jahresabschluss immer in Form einer Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang erstellen. Für Kleinstkapitalgesellschaften gibt es diesbezüglich gewisse Erleichterungen.

Selbständige Freiberufler genießen dagegen unabhängig von ihrem Umsatz oder Gewinn die Vorteile der vereinfachten Gewinnermittlung mittels Einnahmenüberschußrechnung. Hierbei handelt es sich um eine jährliche Aufgabe, da die Anlage EÜR eine der wichtigsten Grundlagen für die Einkommensteuererklärung darstellt.

2. Wichtige Rechtsgrundlagen zur Gewinnermittlung

In Deutschland gibt es im wesentlichen zwei Verfahren, den Gewinn eines Unternehmens zu ermitteln:

  • Betriebsvermögensvergleich gem. §§ 4 Abs. 1, 5 EStG;
  • Einnahmenüberschussrechnung gemäß § 4 Abs. 3 EStG (auch 4/3-Rechnung genannt).

Gesetzliche Buchführungspflicht und Ausnahmen

Kaufleute unterliegen nach § 238 Abs. 1 HGB grundsätzlich der gesetzlichen Buchführungspflicht und müssen ihren Gewinn somit durch einen Vermögensvergleich (Bilanz) gem. § 4 Abs. 1, 5 EStG ermitteln. Diese aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) abgeleitete Buchführungspflicht gilt gem. § 140 AO auch für das Steuerrecht (abgeleitete Buchführungspflicht).

Allerdings ist in § 241a HGB bestimmt, dass Einzelkaufleute von der Buchführungspflicht befreit sind, wenn sie an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 600.000 Euro Umsatzerlöse aufweisen und der Jahresüberschuss die Grenze von 60.000 Euro nicht überschreitet. (§§ 241a und § 242 Abs. 4 HGB eingefügt durch das Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz vom 25.5.2009). Das bedeutet, dass für diese Einzelkaufleute auch die steuerrechtliche Buchführungspflicht entfällt (Umkehrschluss aus § 140 AO).

Eine ähnliche gesetzliche Buchführungspflicht (originär für das Steuerrecht) findet man in § 141 Abs. 1 AO. Hiernach sind gewerbliche Unternehmer mit einem Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 3 S. 1 UStG von mehr als 600.000 Euro im Kalenderjahr oder mit einem Gewinn von mehr als 60.000 Euro im Wirtschaftsjahr verpflichtet, für diesen Betrieb Bücher zu führen und auf Grund jährlicher Bestandsaufnahmen Abschlüsse zu machen. Bleiben Gesamtumsatz und Gewinn unter diesen Grenzen, ist die Gewinnermittlung durch Einnahmenüberschußrechnung zulässig.

Besteht nach diesen Vorschriften keine Ausnahme von der gesetzlichen Buchführungspflicht, müssen gewerbliche Unternehmer zum Ende des Geschäftsjahres einen Jahresabschluss machen, bestehend aus einer Bilanz (Übersicht von Vermögen und Schulden), einer Gewinn- und Verlustrechnung (Gegenüberstellung der Erträge und Aufwendungen) sowie einem Anlagenspiegel (Verzeichnis und Entwicklung des Anlagevermögens).

Selbständige Freiberufler und ähnliche Berufe

Demgegenüber ist die vereinfachte Gewinnermittlung mittels Einnahmenüberschußrechnung gem. § 4 Abs. 3 EStG dann zulässig, wenn für Steuerpflichtige keine gesetzliche Buchführungspflicht besteht (und sie dies auch nicht freiwillig tun). Hierunter fallen in erster Linie selbständige Freiberufler, Künstler und andere Steuerpflichtige, die eine sonstige selbständige Tätigkeit im Sinne des § 18 EStG ausüben.

Steuerpflichtige, die nicht auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, und die auch keine Bücher führen und keine Abschlüsse machen, können als Gewinn den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen. Hierbei scheiden Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben aus, die im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt werden (durchlaufende Posten).

§ 4 Abs. 3 EStG (Stand 31.01.2022)

Es kommt also entscheidend darauf, ob Sie zu der Gruppe der selbständigen Freiberufler i.S.d. § 18 EStG gehören. Das ist einer der Gründe, warum eine Abgrenzung zwischen freien Berufen und einer gewerblichen Tätigkeit so wichtig ist.

Abgesehen von den ausdrücklich genannten Katalogberufen in § 18 Abs. 1 EStG gibt es bis heute keine abschließende Aufzählung aller freien Berufe. Deshalb stellt sich in der Praxis immer wieder die Frage, ob die beabsichtigte Tätigkeit tatsächlich unter die freien Berufe fällt. Ist eine Tätigkeit dagegen nicht als freier Beruf im Sinne des § 18 Abs. 1 EStG anerkannt, ist sie den gewerblichen Tätigkeiten zuzuordnen. Im Zweifel entscheidet das zuständige Finanzamt, falls noch keine abschließende Zuordnung der Tätigkeit durch den BFH erfolgt ist.

Die vereinfachte Gewinnermittlung mittels Einnahmenüberschußrechnung ist ein Privileg und keine Verpflichtung. Steuerpflichtige, die nicht der gesetzlichen Buchführungspflicht unterliegen, haben somit das Recht, zwischen dem Betriebsvermögensvergleich gem. 4 Abs. 1, 5 EStG und der Einnahmenüberschußrechnung gem. § 4 Abs. 3 EStG zu wählen. In der Tat gibt es Fälle, in denen ein Betriebsvermögensvergleich aus steuerlichen Gründen günstiger ist als die Einnahmenüberschußrechnung.

3. Wichtige Grundsätze zur Einnahmenüberschußrechnung

Die Einnahmenüberschussrechnung gem. § 4 Abs. 3 EStG ist die einfachste Art der Gewinnermittlung, bei der lediglich die Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenübergestellt werden. Sind die Betriebseinnahmen größer als die Betriebsausgaben, handelt es sich im Ergebnis um einen Gewinn; im anderen Fall handelt es sich um einen Verlust.

Betriebseinnahmen abzüglich Betriebsausgaben = Gewinn oder Verlust

Dieser Grundregel folgt auch die Gliederung der Anlage EÜR, die zusammen mit der Einkommensteuererklärung an das Finanzamt zu übermitteln ist. Im ersten Schritt geht es darum, die Summe der Betriebseinnahmen zu ermitteln, wobei zwischen Nettoeinnahmen und vereinnahmter Umsatzsteuer zu unterscheiden ist. Im zweiten Schritt folgt die Zusammenstellung der Betriebsausgaben, aufgeteilt in Nettobeträge, gezahlte Vorsteuern und Umsatzsteuervorauszahlungen an das Finanzamt. Die Betriebsausgaben sind nochmals in mehrere Blöcke zu gliedern, wobei die Abschreibungen aus einem gesonderten Anlagenverzeichnis in die Einnahmenüberschußrechnung übertragen werden. Im Falle beschränkt abziehbarer Betriebsausgaben sind zusätzliche Aufzeichnungspflichtigen zu beachten.

Im Übrigen sind die folgenden Grundsätze zu beachten:

Zufluss- und Abflussprinzip

Bei der Einnahmenüberschußrechnung gilt das Zufluss- und Abflussprinzip gem. § 11 EStG. Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben werden in dem Wirtschaftsjahr erfasst, in dem die entsprechenden Zahlungen erfolgt sind. Es fließen nur tatsächlich vereinnahmte Betriebseinnahmen und tatsächliche gezahlte Betriebsausgaben ein. Forderungen und Verbindlichkeiten gibt es nicht. Auch Rückstellungen werden nicht gebildet.

Anders als bei Kaufleuten kommt es beim Zuflussprinzip nicht auf die vereinbarten Entgelte an, sondern auf die vereinnahmten Entgelte. Nicht das Datum der Rechnungen ist entscheidend, sondern der Eingang der Zahlungen. Rechnungsbeträge gelten erst dann als Umsatzerlöse, wenn sie per Überweisung auf das Geschäftskonto oder in bar bezahlt werden. Ein Vorschuß oder eine Abschlagszahlung auf eine Leistung (ob mit oder ohne Rechnung) ist in dem Wirtschaftsjahr zu versteuern, in dem sie vereinnahmt werden.

Beispiel zum Zuflussprinzip:

Der Steuerberater Anton Huber hat für seinen Mandanten am 20.12.2022 eine Einkommensteuererklärung fertiggestellt und am 21.12.2022 zusammen mit der dazugehörigen Rechnung verschickt. Der Mandant zahlt die Rechnung am 15.01.2023 per Überweisung auf das Konto des Steuerberaters, wo es am 17.01.2023 eingeht. Das Zuflußprinzip besagt nun, dass dieser Zahlungseingang in der Einnahmenüberschußrechung zum 31.12.2023 zu berücksichtigen ist, obwohl die Leistung im Jahre 2022 erbracht und die Rechnung ebenfalls im Jahre 2022 gestellt wurde.

Wie bei den Betriebseinnahmen kommt es auch bei den Betriebsausgaben darauf an, wann diese tatsächlich gezahlt werden. Nach dem Abflussprinzip können in dem jeweiligen Wirtschaftsjahr nur solche Ausgaben gewinnmindernd abgezogen werden, die in dem Wirtschaftsjahr tatsächlich bezahlt wurden.

Beispiel zum Abflussprinzip:
Der Freiberufler Anton Huber zahlt eine Rechnung vom 30.11.2022 tatsächlich erst am 15.01.2023 durch Überweisung auf das Konto des Rechnungsausstellers. Bei der Gewinnermittlung für das Jahr 2022 bleibt diese Betriebsausgabe außer Betracht, da sie erst im Wirtschaftsjahr 2023 gezahlt wurde. Stattdessen fließt sie in die Einnahmenüberschußrechnung zum 31.12.2023 als Betriebsausgabe ein.

10-Tage-Regelung

Etwas anders werden regelmäßig wiederkehrende Zahlungen behandelt, die bis zu 10 Tage vor und nach dem Jahreswechsel bezahlt werden. Diese sind dem Wirtschaftsjahr zuzuordnen, zu dem sie wirtschaftlich gehören. Hierzu gehören insbesondere wiederkehrende Zahlungen wie Renten, Mieten, Zinsen, Gehälter, Löhne, Strom, Versicherungsbeiträge oder Umsatzsteuervorauszahlungen für den Monat Dezember bzw. das vierte Quartal.

Bei solchen regelmäßig wiederkehrenden Betriebseinnahmen oder Betriebsausgaben gilt das Zufluss- und Abflussprinzip nicht. Stattdessen ist hier die sog. 10-Tage-Regelung zu beachten:

Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen, die in den Zeitraum zwischen dem 22.12. und dem 10.01. des Folgejahres fallen, müssen dem Wirtschaftsjahr zugeordnet werden, zu dem sie wirtschaftlich gehören.

10-Tage-Regelung in der Einnahmenüberschussrechnung

Beispiel:
Der Freiberufler Anton Huber überweist den Beitrag für seine betriebliche Haftpflichtversicherung für das Jahr 2023 bereits am 28.12.2022. Obwohl die Zahlung tatsächlich noch vor dem 31.12.2022 und somit im Wirtschaftsjahr 2022 erfolgte, ist der Beitrag dem Wirtschaftsjahr 2023 zuzuordnen und fließt somit auch in die Einnahmenüberschußrechnung zum 31.12.2023 ein. Ein gewinnmindernder Abzug der Zahlung in dem Wirtschaftsjahr 2022 ist nicht zulässig.

Umsatzsteuer- und Vorsteuerbeträge

Führen Sie als nicht buchführungspflichtiger Einzelkaufmann bzw. als Einzelkauffrau oder als selbständiger Freiberufler umsatzsteuerpflichtige Leistungen aus, sind alle Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben mit den Nettowerten auszuweisen. Hiervon ausgenommen sind solche Unternehmer, die unter Anwendung der Kleinunternehmerregelung gem. § 19 UStG in ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen und somit auch nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Hier erscheinen nur die Bruttobeträge in der Einnahmenüberschußrechnung. Ebenfalls hiervon ausgenommen sind solche Unternehmer, die ausschließlich steuerfreie Umsätze erbringen, inbesondere Ärzte, Heilpraktiker oder Physiotherapeuten.

Die in den Ausgangsrechnungen gesondert ausgewiesene und vereinnahmte Umsatzsteuer, die gezahlten Vorsteuern und die an das Finanzamt gezahlten Umsatzsteuervorauszahlungen sind in der Einnahmenüberschußrechnung getrennt von den anderen Betriebseinnahmen und -ausgaben zu erfassen. Die vereinnahmte Umsatzsteuer aus den Ausgangsrechnungen gehört zu den Betriebseinnahmen, während die in den Eingangsrechnungen ausgewiesene und gezahlte Vorsteuer Betriebsausgaben darstellen. Umsatzsteuervorauszahlungen an das Finanzamt sind Betriebsausgaben, Umsatzsteuererstattungen stattdessen Betriebseinnahmen.

Keine Bestandskonten in der Einnahmenüberschußrechnung

Da in der Einnahmenüberschußrechnung nur die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gegenübergestellt werden, müssen Bestandskonten wie Guthaben auf Bankkonten oder Bargeld in der Kasse nicht ermittelt oder mit Belegen abgestimmt werden, wobei dies grundsätzlich immer zu empfehlen ist. Auch eine Ermittlung der Vorräte mittels Inventur muss bei der Gewinnermittlung mittels Einnahmenüberschussrechnung nicht vorgenommen werden. Der Ankauf von Waren fließt im Zeitpunkt der Zahlung mit den entsprechenden Beträgen in die Gewinnermittlung ein, wobei zwischen Nettobetrag „Wareneinkauf“ und gezahlte Vorsteuer zu trennen ist.

Ausgaben für die Anschaffung von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens fließen nicht mit den Anschaffungskosten in die Gewinnermittlung ein, sondern nur über Abschreibungen (Absetzung für Abnutzung), die auf die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer der Wirtschaftsgüter zu verteilen sind.

4. Besondere Aufzeichnungspflichten bei der Einnahmenüberschußrechnung

Auch im Falle der Gewinnermittlung durch Einnahmenüberschussrechnung spielen Belege eine wichtige Rolle, d.h. die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben sind durch Kontoauszüge und Rechnungen zu belegen. Die Art und Weise der Belegsammlung und -aufbewahrung bleibt den Steuerpflichtigen weitgehend überlassen. Im Falle einer geordneten Ablage der Belegen sind diese sogar ausreichend (§ 146 Abs. 5 AO). Die 10-jährige Aufbewahrung der Belege gilt allerdings auch für Steuerpflichtige, die ihren Gewinn mittels Einnahmenüberschußrechnung ermitteln (§ 147 Abs. 1 AO).

Aufzeichnungspflichten für umsatzsteuerliche Zwecke

Für Einnahmenüberschussrechner relevante steuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten ergeben sich aus der Abgabenordnung (z. B. §§ 90 Abs. 3, 141 bis 144 AO) sowie aus den Steuergesetzen (insbsondere aus § 22 UStG, § 4 Abs. 3 S. 5, Abs. 4a S. 6, Abs. 7 und § 41 EStG).

Insbesondere für umsatzsteuerliche Zwecke gibt es gewisse Regeln, die zu beachten sind:

Nach § 22 Abs. 2 UStG sind die umsatzsteuerpflichtigen Einnahmen einzeln und getrennt nach Steuersätzen (7%, 19%) mit Nettobeträgen und zugehöriger Umsatzsteuer aufzuzeichnen. Getrennt hiervon sind die umsatzsteuerfreien Einnahmen aufzuzeichnen.

Eine Aufzeichnung der Betriebseinnahmen könnte nach folgendem Beispiel erfolgen:

Einnahmen 19% USt
RechnungsdatumNettobetragUmsatzsteuerVermerkZahlung
EuroEuro
10.02.20221.000,00190,00ReNr. 2022-01bar bezahlt am …
31.03.20222.000,00380,00ReNr. 2022-02Kontogutschrift am …
30.04.20225.000,00950,00ReNr. 2022-03Kontogutschrift am …
15.06.20224.000,00760,00ReNr. 2022-04Kontogutschrift am …
….
Aufzeichnung der Betriebseinnahmen für die Einnahmenüberschussrechnung

Hierzu ist aufzuzeichnen, wann die Rechnung ausgestellt wurde sowie wann und wie diese bezahlt wurde. Ein Kassenbuch ist dagegen nicht erforderlich, selbst wenn der Rechnungsbetrag in bar vereinnahmt wurde.

Im Falle der Barzahlung erfolgt auf der Ausgangsrechnung der Vermerk: „Bar bezahlt am ….“ Führt der Unternehmer jeden Tag eine Vielzahl von Bargeschäften mit nur geringen Rechnungsbeträgen durch (z.B. ein Kiosk), können die Bareinnahmen pro Tag auch summarisch mittels eines Kassenberichts zusammengefasst werden.

Sonstige Aufzeichnungspflichten

Darüber hinaus gibt es bestimmte Betriebsausgaben, die einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen sind, falls man diese gewinnmindernd geltend machen will (§ 4 Abs. 7 EStG). Dazu gehören insbesondere die Bewirtungskosten, Geschenke bis zu EUR 35,00 pro Jahr und Geschäftspartner und Kosten des häuslichen Arbeitszimmers.

Entwicklung des Anlagevermögens dokumentieren (Anlagenverzeichnis)

Für Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens ist ein sogenanntes Anlagenverzeichnis (oder Anlagenspiegel) zu erstellen, in dem nach § 4 Abs. 3 S. 5 EStG folgende Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten sowie dem Datum ihrer Anschaffung bzw. Herstellung aufzunehmen sind.

  • Nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, insbesondere Grundstücke, Beteiligungen sowie nicht abnutzbare immaterielle Wirtschaftsgüter;
  • Abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die nach dem 05.05.2006 angeschafft oder hergestellt wurden und deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten den Betrag von EUR 1.000,00 übersteigen;
  • Bestimmte Wirtschaftsgüter des Umlaufvermögens, die nach dem 05.05.2006 angeschafft oder hergestellt wurden, insbesondere Beteiligungen, Wertpapiere, Grund und Boden sowie Gebäude.

In diesem Anlagenverzeichnis sind außerdem die Buchwerte dieser Anlagegüter zu Beginn und am Ende des Geschäftsjahres sowie die entsprechenden Abschreibungen (Absetzung für Abnutzung) und ggf. die Sonderabschreibungen gem. § 7g EStG auszuweisen.

Besondere Aufzeichnen sind weiterhin erforderlich, wenn Steuerpflichtige einen Investitionsabzugsbetrag gem. § 7g EStG für zukünftige Investitionen bilden wollen.

Im Ergebnis ergibt sich eine Gliederung der Einnahmenüberschußrechnung, die weitgehend mit der Anlage EÜR übereinstimmt. Da die Anlage EÜR seit 2005 in standardisierter Form zusammen mit der Einkommensteuererklärung an das Finanzamt zu übermitteln ist, empfiehlt es sich, die Einnahmenüberschußrechnung sogleich an die Anlage EÜR anzupassen.

Wareneingang und Warenausgang

Der Wareneingang und Warenausgang ist gesondert aufzuzeichnen, falls dies nicht mittels eines EDV-gestützen Warenwirtschaftssystems erfolgt.

5. Vorteile und Nachteile der vereinfachten Gewinnermittlung

Die vereinfachte Gewinnermittlung durch Einnahmenüberschußrechnung ist gegenüber dem Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung deutlich einfacher und somit beim Steuerberater auch deutlich günstiger.

In die Summen der Betriebseinnahmen und -ausgaben fließen nur die Einnahmen und Ausgaben, die in dem Wirtschaftsjahr tatsächlich vereinnahmt oder ausgegeben wurden. Grundlage der Gewinnermittlung sind im wesentlichen die Belege und Kontoauszüge. Dessen ungeachtet macht es natürlich Sinn, trotzdem die Vorteile einer EDV-gestützten Finanzbuchhaltung mit einer Zurodnung der Betriebseinnahmen und -ausgaben zu den einschlägigen Konten (SKR 03 oder SKR 04) zu nutzen.

Es gibt keine Pflicht, eine Kasse zu führen; ferner sind keine Bestandskonten erforderlich; eine Inventur zur Ermittlung der Vorräte muß ebenfalls nicht durchgeführt werden.

Dadurch sinken auch die Kosten der jährlichen Gewinnermittlung, wenn diese durch einen Steuerberater oder einen Rechtsanwalt erfolgt.

6. Unterschiede zwischen Einnahmenüberschussrechnung und GuV

Für nicht im Handelsregister eingetragene Unternehmen und Kaufleute besteht unabhängig von der Art der Gewinnermittlung die Verpflichtung, Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben durch Belege nachzuweisen (BFH, Urteil v. 26.02.2004, XI R 25/02).

Allerdings gibt es durchaus eklatante Unterschiede bei den Aufzeichnungspflichten zwischen der Einnahmenüberschussrechnung und der Gewinn- und Verlustrechnung, die insbesondere die Aufzeichungspflichten hinsichtlich der Einnahmen betreffen.

Das Kassenbuch in der Einnahmenüberschussrechnung

Einer dieser Unterschiede betrifft das Kassenbuch und die Aufzeichnungspflichtigen hinsichtlich der Bareinnahmen. Wer seinen Gewinn mittels einer Einnahmenüberschussrechnung ermittelt, ist nicht verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen.

Das EStG und die AO 1977 enthalten keine Verpflichtung zur Führung eines Kassenbuchs für die Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG. Insbesondere kann eine solche Verpflichtung nicht auf die Vorschrift des § 4 Abs. 3 EStG gestützt werden, da diese lediglich die Art der Gewinnermittlung bestimmt. Eine Regelung, dass vereinnahmte Barentgelte gesondert in einem Kassenbuch aufzuzeichnen sind, enthält auch weder § 22 UStG noch die UStDV.

Bei der Einnahmenüberschussrechnung gibt es keine Bestandskonten und somit auch kein Kassenkonto. Vereinnahmtes Geld wird sofort Privatvermögen (BFH-Urteil vom 22. Februar 1973 IV R 69/69). Die Feststellung eines Kassenbestands, für den ein Kassenbuch Anders als bei einer Gewinnermittlung nach dem Bestandsvergleich gem. §§ 4 Abs. 1, 5 EStG, wo ein Kassenbuch für eine ordnungsgemäße Buchführung erforderlich ist, kommt dies bei der vereinfachten Gewinnermittlung mittels Einnahmenüberschussrechnung nicht in Betracht. Demzufolge hat der BFH erkannt, dass Steuerpflichtige, die ihren Gewinn zulässigerweise nach § 4 Abs. 3 EStG ermitteln, nicht verpflichtet sind, ein Kassenbuch zu führen.

BFH, Beschluss vom 16.02.2006, XB 57/05

Hieraus ist jedoch nicht zu folgern, dass Einzelunternehmer oder selbständige Freiberufler von den Aufzeichnungspflichten hinsichtlich ihrer Umsatzerlöse (inklusive Barumsätze) vollständig befreit wäre. In diesem Zusammenhang spielt es auch keine Rolle, ob die Umsatzerlöse ausschließlich oder überwiegend in bar abwickelt werden oder ob die Bareinnahmen nur geringfügig sind.

Die Anforderungen an die Aufzeichnungspflichten hinsichtlich der Umsatzerlöse sind erfüllt, wenn Steuerpflichtige –wie im Streitfall– sämtliche Ausgangsrechnungen chronologisch nach dem Tag des Geldeingangs ablegen und in handschriftliche Listen eintragen, auch wenn nur auf den Rechnungen, nicht aber in den angefertigten Listen zwischen Geldeingang auf dem Bankkonto oder Barzahlung unterschieden wurde.

BFH, Beschluss vom 16.02.2006, XB 57/05

Erfolgt eine EDV-gestützte Erfassung der Belege im Rahmen der Finanzbuchhaltung, ist das Konto „Kasse“ (# 1000/SKR03; # 1600/SKR04) nicht zu verwenden. Stattdessen ist das Konto „Verrechnungskonto für Gewinnermittlung § 4/3 EStG, ergebniswirksam“ (# 1370/SKR03; # 1485/SKR04) zu verwenden. Alternativ sind die Bareinnahmen und -ausgaben über die Privatkonten „Entnahmen“ oder „Einlagen“ zu buchen.

7. Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben

Wie bereits mehrfach festgestellt, enthält die Einnahmenüberschußrechnung nur die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben im jeweiligen Wirtschaftsjahr. Der Gewinn entspricht dem Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben. Anderenfalls liegt ein Verlust vor, wobei das Finanzamt die Gewinnerzielungsabsicht in Frage stellt, falls mehrere Jahre hintereinander nur Verluste erklärt werden.

a) Betriebseinnahmen

Zunächst sind in der Einnahmenüberschußrechnung die Betriebseinnahmen aufzuführen. In der Regel handelt es sich dabei um den Zufluss von Geld oder sonstige Zuwendungen in Geldeswert. Dazu gehören neben den laufenden Einnahmen in Geld auch erhaltene Vorschüsse oder Anzahlungen sowie zurückerstattete oder durch Dritte ersetzte Betriebsausgaben, z.B. Versicherungsentschädigungen. 

Sonstige Zuwendungen in Geldeswert sind Sachzuwendungen als Gegenwert für betriebliche Leistungen des Freiberuflers oder Selbständigen, beispielsweise eine Vergütung in Form einer Beteiligung an einer GmbH oder die Zuwendung eines anderen Wirtschaftsguts. Der Wert bestimmt sich nach dem Verkehrswert des erhaltenen Wirtschaftsguts.

Der Zeitpunkt der Besteuerung von Betriebseinnahmen richtet sich bei der Einnahmeüberschußrechnung nach dem Zuflussprinzip, also nach der tatsächlichen Erlangung der Verfügungsmacht über das Geld oder das Wirtschaftsgut. 

b) Betriebsausgaben

Betriebsausgaben liegen vor, wenn die Ausgaben betrieblich veranlasst sind, d.h. diese in tatsächlichem oder wirtschaftlichem Zusammenhang mit der freiberuflichen oder selbständigen Tätigkeit stehen und eine private Mitveranlassung unbedeutend ist.

Betriebsausgaben können auch schon vor Aufnahme der selbständigen Tätigkeit anfallen, wenn ein ausreichender Zusammenhang mit der späteren Tätigkeit und eine Gewinnerzielungsabsicht besteht. Beispiele hierfür sind insbesondere Finanzierungskosten, Vermittlungsprovisionen, Gründungskosten und Anlaufkosten, Reisekosten zur Besichtigung potentieller Standorte, Planungskosten und Ausgaben für einen Businessplan

Betriebsausgaben sind grundsätzlich in folgende 3 Gruppen einzuteilen:

  1. Sofort abzugsfähige Betriebsausgaben,
  2. Ausgaben für nicht abnutzbare Anlagegüter und
  3. Ausgaben für abnutzbare Anlagegüter.

Bei der Gruppe der sofort abzugsfähigen Betriebsausgaben müsste man eigentlich nochmals unterscheiden zwischen unbeschränkt abzugsfähigen Betriebsausgaben und beschränkt abzugsfähigen Betriebsausgaben.

1) Sofort abzugsfähige Betriebsausgaben

Sämtliche Betriebsausgaben sind im Rahmen der Einnahmenüberschussrechnung sofort und in voller Höhe abziehbar, wenn sie in dem entsprechenden Wirtschaftsjahr bezahlt wurden, es sei denn es handelt sich um „beschränkt abziehbare Betriebsausgaben bzw. nicht abzugsfähige Betriebsausgaben“. 

Im Rahmen der sofort abzugsfähigen Betriebsausgaben legt man am einfachsten einen Ordner mit Trennblättern an, in dem man die anfallenden Belege nach den entsprechenden Sachgruppen gem. Anlage EÜR einsortiert. Am Ende des Wirtschaftsjahres addiert man die Nettobeträge der jeweiligen Sachgruppen und überträgt die Summen in die entsprechenden Felder der Anlage EÜR. 

2) Ausgaben für nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter

Ausgaben für nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens sind erst im Jahr der Veräußerung bzw. Entnahme ins Privatvermögen als Betriebsausgaben abziehbar. In der Anlage EÜR sind diese aus dem Anlagenverzeichnis in die Zeile 45 (Restbuchwert der ausgeschiedenen Anlagegüter) zu übertragen (Stand 31.12.2022).

Beispiele für nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens sind Grundstücke, Software, Lizenzen, Wertpapiere und Beteiligungen an Kapitalgesellschaften, insbesondere die Beteiligung an einer GmbH oder an einer UG (haftungsbeschränkt)

3)  Ausgaben für abnutzbare Wirtschaftsgüter

Falls Sie für das Unternehmen oder die selbständige Tätigkeit abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens einsetzen, ist neben der Einnahmenüberschussrechnung ein gesondertes Anlagenverzeichnis erforderlich.

Ausgaben für abnutzbare Wirtschaftsgüter sind nicht sofort als Betriebsausgaben abziehbar. Hier erfolgt die gewinnmindernde Berücksichtigung in der Einnahmenüberschussrechnung im Wege der Abschreibung.

Hierbei ist zu unterscheiden zwischen 

  • Abschreibungen auf unbewegliche Wirtschaftsgüter, insbesondere Abschreibungen auf Gebäude;
  • Abschreibungen auf immaterielle Wirtschaftsgüter, insbesondere Software, Patente, Markenrechte;
  • Abschreibungen auf bewegliche Wirtschaftsgüter, insbesondere Maschinen, Kfz und sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung;
  • Sonderabschreibungen nach § 7b EStG und § 7g Abs. 5 und 6 EStG;
  • Herabsetzungsbeträge nach § 7g Abs. 2 S. 3 EStG;
  • Aufwendungen für geringwertige Wirtschaftsgüter nach § 6 Abs. 2 EStG;
  • Auflösung der Sammelposten nach § 6 Abs. 2a EStG.

Nutzen Freiberufler oder Selbständige ein Gebäude, eine Eigentumswohnung oder ein Teil davon zur Erzielung von Einkünften, können die entsprechenden Anschaffungs- und Herstellungskosten im Wege der Absetzung für Abnutzung (= Abschreibung) auf einen bestimmten Zeitraum steuermindernd als Betriebsausgaben geltend machen.

Achtung: Die Abschreibungen beschränken sich nur auf das Gebäude oder den Gebäudeteil, der zur Nutzung der selbständigen Tätigkeit dient. Die Anschaffungskosten für Grund und Boden sind dagegen nicht absetzbar.

Zur Abschreibung berechtigt ist regelmäßig nur der bürgerlich-rechtliche oder wirtschaftliche Eigentümer, d.h. derjenige, der die Anschaffungskosten getragen hat und das Gebäude bzw. Gebäudeteil mit Absicht zur Erzielung von freiberuflichen oder selbständigen Einnahmen nutzt. Die Abschreibungsmethode richtet sich insbesondere bei Gebäuden nach dem Zeitpunkt des Erwerbs bzw. der Fertigstellung, wobei zwischen linearer und degressiver Abschreibung zu unterscheiden ist. 

Das gleiche gilt für erworbene oder selbst hergestellte Anlagegüter, deren Anschaffungs- und Herstellungskosten im Wege der Abschreibungen auf die voraussichtliche Nutzungsdauer als Betriebsausgaben zu verteilen sind. Die meisten gebräuchlichen Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens und ihre betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer sind in einer amtlichen AfA-Tabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter hinterlegt.

8. Einnahmenüberschußrechnung selbst erledigen?

Kleinunternehmer und selbständige Freiberufler mit geringen Umsatzerlösen (bis zu 22.000 Euro) können ihre Einnahmenüberschußrechnung auf Basis ihrer Belege und der oben erläuterten Regeln und Prinzipien durchaus selbst erledigen. Bei der Zusammenstellung der Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben sollten sie sich am Aufbau der Anlage EÜR orientieren, die zusammen mit der Einkommensteuererklärung an das Finanzamt zu übermitteln ist.

In den letzten Jahren haben sich auch immer mehr Unternehmen und selbständige Freiberufler entschlossen, die Belege in der Finanzbuchhaltung selbst zu buchen. Die dafür auf dem Markt verfügbare Buchhaltungssoftware ist mittlerweile sehr praxistauglich und bequem, insbesondere dank der Möglichkeiten der Digitalisierung und Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen.

Einer der Vorreiter mit dem besten Gesamtkonzept ist die Haufe-Lexware GmbH & Co. KG mit ihrer Buchhaltungssoftware LexOffice. Manuelle Prozesse der Finanzbuchhaltung werden in LexOffice bereits weitgehend automatisiert. Die Belege werden bei LexOffice hochgeladen und sind dort (auch für die Mitarbeiter in der Steuerkanzlei) einsehbar, was die Einnahmenüberschußrechnung enorm erleichtert.

Kaufleute bzw. selbständige Freiberufler mit etwas Fachwissen und Erfahrung können so ihre Finanzbuchhaltung im eigenen Haus abwickeln und auf dieser Basis auch die dazugehörige Einnahmenüberschußrechnung durchaus selbst erledigen. Die Vorteile gehen über die Kostenersparnis hinaus, da sie ihre Daten jederzeit selbst einsehen und in betriebswirtschaftlicher Hinsicht nach eigenen Wünschen analysieren können.

Wird der Betrieb größer, komplexer oder internationaler, kommen Unternehmer und selbständige Freiberufler allerdings an ihre Grenzen, insbesondere bei der Gewinnermittlung.

9. Was kostet eine Einnahmenüberschußrechnung beim Steuerberater?

Was der Steuerberater für die Einnahmenüberschußrechnung berechnen darf, ist in der Steuerberatervergütungsordnung geregelt. Die Höhe der Gebühren ist gem. § 25 Abs. 1 StBVV deutlich niedriger als bei der Bilanz und im wesentlichen abhängig von der Summe der Einnahmen (Gegenstandswert) und dem Gebührenansatz (i.d.R. eine mittlere Gebühr von 17,5/10).

Der Gegenstandswert für die Erstellung der Einnahmenüberschussrechnung bemisst sich nach der Summe der Betriebseinnahmen (alternativ nach der Summe der Betriebsausgaben, falls diese höher sind). Allerdings gibt einen Mindestbetrag in Höhe von 12.500 Euro.

Der Vergütungsrahmen für die Erstellung der Einnahmenüberschussrechnung geht nach Tabelle B von 5/10 bis 30/10, wobei die Steuerberater in der Regel eine mittlere Gebühr von 17,5/10 berechnen. Für einen höheren Ansatz müssen besondere Umstände vorliegen. Die Anlage EÜR ist die übliche Form der Einnahmenüberschussrechnung, so dass eine gesonderte Gebühr für das Ausfüllen der Anlage EÜR nicht vorgesehen ist. Eine gesonderte Erläuterung für das Finanzamt ist bei der Einnahmenüberschußrechnung ebenfalls nicht erforderlich.

Eine Rechnung des Steuerberaters für die Erstellung der Einnahmenüberschussrechnung nebst Umsatzsteuerjahreserklärung könnte wie folgt aussehen:

Wert/TabelleAnsatzGebühr in Euro
Ermittlung des Überschusses der Betriebseinnahmen über die -ausgaben aus selbständiger Arbeit gem. § 25 Abs. 1 StBVV50.000 / B17,5/10434,00
Umsatzsteuerjahreserklärung einschließlich ergänzender Anträge und Meldungen gem. § 24 Abs. 1 Nr. 8 StBVV8.000 / A4/10194,00
Post- und Telekommunikationsentgelte gem. § 16 StBVV20,00
Nettobetrag648,00
19% Umsatzsteuer123,12
Bruttobetrag771,12
Beispiel einer Rechnung des Steuerberaters für eine Einnahmenüberschussrechnung samt Umsatzsteuerjahreserklärung

Handelt es sich um einen gewerblichen Einzelunternehmer, kommt noch die Gewerbesteuererklärung hinzu.

10. Wechsel der Gewinnermittlungsart

Es gibt diverse Gründe, die einen Wechsel der Gewinnermittlungsart von der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) zur Bilanzierung erforderlich machen. Zu den wichtigsten Gründen zählen der Beginn der gesetzlichen Buchführungspflicht infolge der Überschreitung der in § 141 Abs. 1 AO festgelegten Umsatz- und Gewinnschwellen, die Betriebsaufgabe und die Ausgliederung bzw. Einbringung des Einzelunternehmens in eine GmbH.

Beispiel zum Wechsel der Gewinnermittlungsart infolge der Überschreitung der Gewinngrenze gem. § 141 Abs. 1 AO:

Der Einzelunternehmer Anton Huber weist in seiner Einnahmenüberschussrechnung zum 31.12.2022 einen Gewinn in Höhe von 85.000 Euro aus. Daraufhin stellt das Finanzamt in einem Mitteilungsschreiben an seinen Steuerberater fest, dass der Gewinn zum 31.12.2022 die in § 141 AO festgelegte Grenze überschritten hat und infolgedessen Buchführungspflicht besteht. Nach § 141 Abs. 2 AO tritt die Buchführungspflicht zum Beginn des Wirtschaftsjahrs ein, das auf die Bekanntgabe dieser Mitteilung des Finanzamt folgt. Ferner fordert das Finanzamt in dem Schreiben dazu auf, zum 01.01.2024 eine Eröffnungsbilanz zu erstellen und an das Finanzamt zu übermitteln.

10 wichtige Dinge über die Einnahmenüberschussrechnung
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